Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil

Ça y est !

Le décret tant attendu est paru la semaine dernière !

Il précise les spécifications à mettre en oeuvre pour que la copie numérique soit présumée fiable et permette de supprimer l'origine papier si possible.

Il reste évidemment le "jusqu'à preuve du contraire" à traiter mais les exigences sont bien là :
- documentation du contexte de la numérisation
- documentation des tests et contrôles effectués
- empreinte électronique + horodatage + cachet électronique/signature électronique
- conditions de conservation de type SAE ou coffre fort numérique
- documentation des migrations opérées (en cas de changement de format, il y a génération d'une nouvelle empreinte)
A noter que TOUTES les documentations sont à conserver aussi longtemps que les fichiers numériques sont conservés.
Cette publication est à mettre au regard de la nouvelle norme NF Z 42-026 qui traduit pour un prestataire en numérisation les conditions de la prestation pour la numérisation des stocks comme des flux.

Le decret : cliquer ici 

La numérisation fidèle de documents sur support papier est en bonne voie de normalisation !

La Commission de normalisation CN171 vient de publier en enquête publique le projet de norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations. 
Dans le cadre des processus de normalisation et d'approbation avant publication des normes NF, une enquête publique est requise. Chacun peut commenter et exprimer ses remarques et suggestions jusqu'au 13 janvier prochain. Après la commission se réunit en invitant les personnes qui ont commenté si elles le souhaitent. Cette réunion permet de passer en revue les commentaires et d'aboutir à un texte de synthèse. La norme est ensuite publiée.
De qui s'agit-il ? Cette norme est attendue depuis longtemps et elle est particulièrement d'actualité à l'occasion du nouvel article du Code civil 1379. Cette norme permet de renforcer la crédibilité d'une copie effectuée en externe (c'est l'objectif déclaré) comme en interne d'une administration ou d'une entreprise (service interne de numérisation comme un service courrier par exemple). 

La norme propose deux niveaux  : 
une classe (1) qui spécifie les documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et une classe (2) qui spécifie les documents de moindre sensibilité.

qui sont à croiser avec 2 possibilités :
Gamme 1 ou copie fidèle attestée et Gamme (2) ou copie fidèle (simple). Dans le premier car, les exigences de traçabilité et d'archivage en conséquence seront plus importantes !

Dans tous les cas, le besoin de disposer d'un SAE respectant les normes NFZ 42-013 ou ISO14641 pour archiver les copies produites en Gamme 1 ou 2 s'inscrit dans la continuité de la capacité de faire preuve quand c'est nécessaire.

Rappelons que toute les spécifications applicables reposent selon l'état de l'art sur l'analyse de risques recommandée dans la norme ISO 18128 en accord avec les normes de records management (ISO série 3030X et 15489.

Et pour le "joke" je note que 42-026 est la 42-013 dont le 13 est juste multipliée par 2 ! facile pour la mémoire non ?

Le lien pour participer

GDPR, data privacy, soit DEMOCRACY, im Rausch der Daten (dans le bruissement des données) le documentaire qu’il faut aller voir d'urgence

2012-2014, pour la première fois de l’histoire des institutions européennes, une équipe de tournage a pu évoluer librement dans les salles de réunions du Conseil de l’Europe et à filmer des négociations à huis clos. Cette enquête est racontée par le film DEMOCRACY, de David Bernet.

De la proposition émanant de Viviane Reding, à l’époque Commissaire à  la justice, aux droits fondamentaux et à la citoyenneté à la Commission européenne pour réguler le traitement des données et protéger les citoyens, jusqu’au vote final.

David Bernet film a tourné directement en noir et blanc et détaille chaque séquence de la recherche de consensus : nomination de Jan Albrecht en tant que rapporteur, nomination du groupes de rapporteurs qui vont travailler avec lui, intervention des lobbyistes, appui de Viviane Reding, séances de votes, discussion sur les enjeux, zoom sur l'évènement Snowden qui catalyse à ce moment clé certaines décisions et facilite des consensus. La caméra nous embarque dans un quasi-thriller ! est c’est là encore une des performance du film.

Le film commence sa diffusion, mais on sent que qu’elle va être difficile : une seule salle à Paris à sa sortie (le Cinéma Reflet Médicis rue Champollion ! et une centaine de spectateurs). Une quinzaine de séance réparties en France !… et dire que ce film devrait être présenté à TOUS les élèves scolarisés dans le secondaire ! Le sujet est capital pour deux raisons :
- « A l’époque, en 2010, la protection des données, c’était un peu la quatrième dimension et hormis les membres du sérail à Bruxelles, personne ne pouvait imaginer l’importance que cette loi aurait pour l’avenir de notre société. » Extrait de l’interview d’Arte avec David Bernet, documentariste. Du reste, le documentaire reprend dès le début du film l’accroche : les données sont au XXI ème siècle ce qu’a été le pétrole pour le siècle précédent.
- Et c’est une des première fois que le fonctionnement démocratique européen devient pratique et concret.

Le site du film 

Prochaine date de la séance historique avec la présence de VIVIANE REDING ET JAN ALBRECHT : le mardi 13 décembre au cinéma Le Star St-Ex à Strasbourg !

Le consentement éclairé et l'archivage électronique entre les draps : une nouvelle apps nommée "yestosex"

Vu dans Le Monde Magazine de ce week end : depuis le mois d'avril, une application mobile smartphone met à disposition une plateforme d'archivage électronique à fin probatoire, puisque qu'en cas de contestation,  l'enquête judiciaire pourra utiliser cette archive.
De quoi s'agit-il ? évidemment venu des USA... avec à l'origine des cas de viols qui ont pour cadre des grandes écoles américaines.
Désormais, avec de se précipiter sous les draps, un clic, on enregistre un très distinct "je dis oui" après s'être identifié via une signature personnelle, la plateforme enregistre et archive de manière sécurisé.

Voilà une start up d'archivage électronique très prometteuse !

Pour consulter l'article 

Blockchain, records management et archivage ... l'au delà de l'uberisation....

On associe souvent la technologie Blockchain avec les méthodes de la comptabilité en partie double, occasion de progrès significatifs au 15ème siècle. Par ailleurs, Google traduction d'une page web associe Blockchain à "technologie du grand livre distribué". Cette technologie basée sur un "grand livre réparti" est au centre d'échanges auto-gérées car elle associe chaînage et cryptage de données sur le modèle de la monnaie bitcoin.
Au cœur de la question, le Blockchain est générateur de la confiance et de la pérennité sur des données partagées entre deux ou davantage d'acteurs privés ou même publics.

Les projets et déploiements de cette technologies couvrent bien entendu les échanges financiers, mais ils s'ouvrent également aux contrats qualifiés du coup de "smart contracts", à la documentation pour le moins "régalienne" à savoir la documentation cadastrale (projet possible initialisé par le Honduras), à la lutte contre la fraude des objets de luxe (services délivrés par la société Everledger), ...

Pour le moins, cette technologie est parfaitement alignée aux besoins fonctionnels et techniques de conservation de données à vocation probatoire : archives sous toutes leurs formes et donc des documents gérés dans le cadre d'un dispositif de records management !

Deux impacts majeurs :
- La Blockchain est fondamentalement disruptive : elle remet en question l'autorité de validation, de conservation, de contrôle quelqu'elle soit. Un contrat de pacse ou de mariage en format électronique sans notaire, sans archiveur : est-ce que ça pourrait être d'actualité avec la Blockchain ?
- La Blockchain a la capacité technologique et fonctionnelle de remettre en question le modèle capitalistique pour faire basculer "l'ubérisation" (partage collaboratif mais profitabilité concentrée) vers une "auto-gestion" comme le pratique déjà  Zooz, plateforme open source pour un service de covoiturage autogéré.

Dans ces deux cas, la Blockchain est révolutionnaire d'autant plus qu'elle a fait ses preuves à la fois de fonctionnement fiable et d'utilité avec Bitcoin. Dans le domaine du management de l'information et bien entendu du records management, on peut aujourd'hui prévoir son intrusion et déploiement. Le modèle va certainement bousculer "les lignes" !

Nouveau président ISO pour le records management : c'est une présidente et elle est australienne !

 La réunion annuelle ISO du comité technique 46 (information, documentation, archives) se tient cette semaine à Wellington, Nouvelle Zélande.

Grand changement pour le sous-comité 11 consacré au records management !

Présidé depuis 1996, David Moldrich laisse sa place à Judith Ellis qui est elle aussi très impliquée depuis très longtemps dans la normalisation du RM.

De vastes "chantiers" à piloter : des révisions (déjà celle de la série ISO 30300, ensuite celle consacrée aux métadonnées ISO 23081 1 à 3), ...

Demi changement, tout de même, car, rappelons-le, l'Australie a été à l'origine de la première norme phare du records management (à savoir l'ISO 15489), et, de ce fait, a permis d'assurer le secrétariat très efficacement par Agnes Simai depuis le début.

Judith et Agnes continuent à faire perdurer ce qui est devenu une tradition, voire un quasi-emblème de l'Australie dans notre métier.

En savoir plus sur Judith
En savoir plus sur David 

Des archives numériques très matérialisées !

Guillemette, jeune trentenaire demande à Guillaume Raschia, maître de conférences au département d'informatique (Polytech Nantes) et chercheur au Laboratoire d'Informatique de Nantes Atlantique (LINA) si ses enfants auront toujours accès à ses données numériques dans 30 ans ?

Petite vidéo pédagogique et de sensibilisation très pertinence : dégradation des supports, budgets de 2 à 20 milliards par an pour archiver les données des objets, une fonction jugée comme un coût non prioritaire tant que la catastrophe de la perte n'est pas provoquée, ...

Et le plus drôle : c'est l'image du bureau de Guillaume, hyper encombré de dossiers papier empilés les uns sur les autres. Vu ce volume, on n'est pas certain que Guillaume ait une très grande confiance dans les SAE ! 

A voir : https://www.youtube.com/watch?v=BUdN2qGA2tM

Et si l'archivage électronique était la colonne vertébrale de la gouvernance de l'information numérique ?

Le 5ème Rapport sur la Gouvernance de l'information numérique dans les organisation vient être d'être publié par serdaLab en collaboration avec Serda Conseil. 250 organisations (moitié publiques et moitié privées) se sont exprimées. Énorme surprise : le défi numéro 1 devient en 2016 : l'archivage électronique, devant le partage et la collaboration. C'est une petite "révolution" dans le monde de la Gouvernance.  De là à dire que les outils et méthodologies de l'AE sont pleinement opératoires et efficaces pour mettre en place un tel dispositif de gouvernance, il n'y a qu'un pas !
Ce pas, qu'on franchit, est confirmé par les chiffres du marché, issu de l'étude de marché de Serda Conseil-Archimag qui vient aussi de sortir : 7,9 % d'augmentation du chiffre d'affaire, soit 7 fois plus que le marché de l'informatique, et 4 fois plus que la croissance du marché de la dématérialisation, gestion de contenus et de l'achivage (2,3%).

L'archivage devient donc la première clé pour "mettre en musique" la Gouvernance : c'est le Buzz de 250 organisation de toute taille et tout secteur !

12,5 milliards d'euros, c'est le marché actuellement, 14 milliards, c'est le prévisionnel pour 2018

Les composants de ces secteurs sont :
- les services (numérisation, intégration et édition de logiciels, hébergement en cloud, etc.),
- les matériels (scanner, unités de stockage physique, prestation de conservation physique).
C’est l’immatériel qui porte ces secteurs et qui est en fort développement de chiffre d’affaires : archivage électronique, cloud, édition, intégration, plateforme de dématérialisation, et les solutions de BMP/case management, etc. Autant de secteurs qui dépassent les 5% de croissance en moyenne.
En revanche, le matériel pour la conservation physique et les outils de dématérialisation (scanner d’entreprise et patrimoniaux) sont « à la traîne » ce qui se traduit par une baisse de chiffre d’affaires et un taux de profit très dégradé.
« La dématérialisation est morte, vive la digitalisation ! ». Les principaux domaines d’activité qui portaient la croissance jusqu’alors vivent aujourd’hui la fin de l'âge d’or. La croissance à deux chiffres est désormais derrière nous mais reste fortement dynamique.
Le passage du "vieux monde physique" au "quasi tout numérique" se fait sous nos yeux : la croissance du marché de la démat s'élève à 2,3% en 2014 par rapport à 2013, ce qui représente un résultat deux fois plus important que l'ensemble du secteur de l’IT qui est de 1,1% en 2014 (Source Syntec). Rappelons qu'entre 2012 et 2013, la croissance de ce marché était de 0,7% seulement.
La gestion électronique des données et des documents démontre une activité forte avec une croissance en chiffre d’affaires comme en bénéfices pour l’activité d’archivage électronique, dématérialisation RH, logiciels de workflow ou de case management.
A noter les secteurs très actifs "Archivage électronique" et "BPM/case management" (ou workflow) qui sont les deux éléments essentiels d’une gestion numérique complète et qui tirent vers le haut la croissance. Et également un fort développement du secteur "Edition de logiciels" et "Intégration de systèmes open source" même si son « poids » est encore modéré.

Pour en savoir plus : archimag.com

DPO, la nouvelle Association des Data Protection Officers

Lancement de la nouvelle association des DPO mardi dernier. A sa présidence, Alain Bensoussan, avocat bien connu engagé dans le droit des nouvelles technologies depuis plus de 30 ans, dans le conseil d'administration, on trouve des représentants d'Aréva, Groupama, Michelin, JC Decaux, Accenture, Scor, Nokia.Cinq commissions permanentes pour assurer les missions que s'est donnée l'association : responsabilité et protection, éthique, conformité et gouvernance, pratiques professionnelles (outillage), règlement général. En complément, des activités sont organisées telles que : ateliers, formations, veille KM, diners débats, journée annuelle...
A l'heur du changement des rôles et responsabilités des Correspondants informatique et liberté (CIL), cette association vient à point nommé pour faire évoluer cette fonction et étendre ses engagements. La question est alors posée sur les adhérences avec le cadre de la gouvernance de l'information, les autres compétences comme celles du records manager, document controller, archiviste, documentaliste, etc. Un nouveau rôle pour l'évolution du fonction existante ! à suivre...

Voici le lien : http://www.data-protection-officer-association.eu/

Encore moins de freins pour la démat grâce à la nouvelle ordonnance du 10 février !

avec la nouvelle, Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, un pas de plus vient d'être franchi ! Jusqu'alors, détruire l'original papier d'origine faisait partie des décisions parfois difficile à acter. Aujourd’hui, avec la nouvelle ordonnance, le saut peut être fait avec davantage de facilité !

Le texte rappel les articles du code civil sur la reconnaissance papier/électronique, sur la copie fidèle et durable, et sur le remplacement d'un original papier par une copie.

Reste que pour être fidèle et durable et pour faciliter la reconnaissance à une pièce, du statut de preuve par un juge, un dispositif de records management ISO30301 et ISO 15489 équipé d'un SAE ISO14641 / NF Z 42-013 est plus que jamais souhaitable !

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2016/2/10/JUSC1522466R/jo/texte

e-discovery : encore un témoignage de plus sur les chocs des cultures !

"Un autre front judiciaire s'est ouvert dans une quarantaine d'Etats dont New York et le Connecticut (nord-est), qui dénoncent le manque de coopération du constructeur allemand dans leurs enquêtes, ce qu'a récusé Matthias Müller. "Notre patience a des limites", a pourtant tonné vendredi le ministre de la Justice de l'Etat de New York, Eric Schneiderman, qui accuse le deuxième constructeur mondial de se réfugier derrière la loi allemande sur la vie privée pour refuser de remettre à la justice des courriels et autres communications de ses dirigeants. Ces documents sont pourtant nécessaires, selon Eric Schneiderman, pour déterminer les responsabilités individuelles. " Court texte de l'Expansion / L'Express consacré au sujet automobile VW !
La posture des acteurs sur la production et l'accès au preuves / records est démonstrative : le "dieselgate" est aussi un démonstrateur de systèmes d'archivage qui ne poursuivent pas exactement les mêmes méthodes pour autant que la finalité soit identique. D'un côté la mise à disposition de documents archivés automatiquement et systématiquement pour permettre un accès à toute requête qualifiée, De l'autre côté, un système d'archivage destiné à produire des dossiers à vocation probatoire dont les pièces sont extraites, documentées et produites d'abord par les archivistes/records manager, avocats, juristes concernés. D'un côté, TOUT est globalement archivé, de l'autre, une SÉLECTION alignée sur la politique d'archivage est archivée.
En tout cas les arguments et discussions entre US et Europe pour l'accès aux données sont démonstratifs et utile en retour d'expérience !