Faut-il mettre un records manager dans chaque réseau social d’entreprise ?

Cette première question pour contribuer à répondre : les contenus ajoutés,  enrichis, commentés, procèdent-ils des activités des organisations ?

Que ce soit la gestion de projet (espaces collaboratifs, partage de documents, messages sur les murs, messages qui remplacent en partie la messagerie individuelle, plan de classement partagé, etc.), ou la gestion des ressources humaines (réseaux d’experts, identification des compétences, école du savoir, etc.), ou encore l’animation de la recherche et de l’innovation (partage collaboratif dans le cadre de wiki, forum, commentaires de données documentaires comme des archives ou des données techniques de référence, etc.) ; l’ensemble de tous ces contenus multiformes sont le produit des activités. Preuve en est quand un patron bien connu d’une entreprise de conseil-SSII déclare que les messageries seront immanquablement remplacées à court terme par des solutions de RSE.  

Les RSE sont donc des nouvelles solutions de gestion de données et de documents. Les contenus et documents ont naturellement leur place dans la politique documentaire de l’entreprise, et à ce titre, sont parfaitement éligibles pour être conformes avec la norme de management de système documentaire  ISO 30300 et son pendant la norme technique ISO 15489.

Oui, les RSE doivent intégrer le records management dans leur architecture et leurs fonctionnement. Les contenus produits dans le cadre RSE doivent en conséquence être inclus dans les politiques et cartographies documentaires des entreprise qui les ont mis en oeuvre.