A-t-on besoin de métadonnées spécifiques pour le records management ?

Le 4^ème Livre Blanc de juin 2013 de la CN11 Afnor  livre des clés pour gérer les données dans le cadre des big data et du cloud storage.

Pourquoi les documents gérés dans le cadre des systèmes de records management nécessitent des métadonnées spécifiques ?

C’est le sujet traité dans le quatrième livre blanc intitulé :ISO 30300 - 30301 : métadonnées pour les documents d’activité. Principesdirecteurs, vue conceptuelle et modalités. 

Ce livre blanc est publié par Afnor et produit par la Commission de normalisation française Afnor (CN11) consacrée à la gestion des documents d’activités (ou records management).

« Il s’agit d’un domaine particulièrement sensible puisque les « données sur les données » permettent d’identifier, de retrouver et d’échanger de l’information entre les systèmes. De plus, certaines métadonnées peuvent contribuer à donner une valeur de preuve. De fait et avec l’arrivée du Big Data et de l’activité économique autour du Cloud Computing, la gestion et préalablement la définition des métadonnées ont de fait un caractère stratégique. »

Le ton est donné : aucun oubli sur ce sujet n’est possible dès qu’on doit mettre en place un système de gestion documentaire : gestion du courrier, gestion électronique de document, archivage (avec ou sans vocation probatoire), les métadonnées doivent être adaptées et respecter les principes exposés dans les normes ISO 23081 (1 à 3).

Pour répondre aux besoins de purge, de transparence, de suivi, d’archivage, de transmission, et d’interopérabilité entre systèmes, chaque document doit être tracé, et donc enrichi et accompagné de ses métadonnées tant pour son identification que pour sa gestion.

C’est d’autant plus critique que l’application ad’hoc des métadonnées s’inscrit dans la mise en œuvre des normes ISO 30301 qui sont désormais certifiables.

Le Livre Blanc est aussi un référentiel international

La CN11, sous l’impulsion de Michel Cottin, Record manager chez Orange et président, et des associations professionnelles,  a inclus dans ce 4^ème Livre Blanc des collaborations internationales qui permettent immédiatement à ce Livre Blanc de dépasser le cadre strict de l’hexagone : des retours d’expériences et des contributions sont luxembourgeoises, canadiennes, commission européenne, autant que françaises. Bien entendu, la traduction en anglais est aussi disponible dans le même document.

Perspectives techniques

Un zoom est fait sur la différence entre un référentiel comme Dublin Core et les besoins des métadonnées de records management, et sur la nécessité de produire et ensuite gérer des numéros d’identification uniques (à l’instar de numéros comme ISBN  ou de numéros comme NOR ou ECLI).

Un lien pertinent est aussi signalé entre les besoins de métadonnées spécifiques à la gestion des documents d’activité est la réponse aux exigences produits par les référentiels comme les normes relatives à la sécurité des informations (série des normes ISO 27000) et celles qui en découlent et qui concernent plus particulièrement le cloud computing (ISO 27017, 018, etc.).

Perspectives normatives

A noter pour les experts que ce Livre Blanc s’inscrit aussi dans le contexte de la révision de la norme ISO 15489 et qu’il propose des pistes pour une possible et future révision de la série des normes ISO 23081.

Merci à toute l'équipe de la CN11.