Les enjeux dûment rappelés
Les enjeux sont clairs : des volumes en croissance à traiter, des supports électroniques peu voire pas maîtrisés, des collectes « balkanisés » et au demeurant peu efficaces (l’auteur pointe particulièrement la collecte des archives des cabinets ministériels qui est effectuée à chaque nouveau gouvernement). L’analyse n’est pas nouvelle, mais elle est toujours utile d’être rappelée.
Les données statistiques indispensables pour donner des premières mesures
Les données statistiques consolidées dans le rapport sont éclairantes : 1100 agents pour gérer 1000 kilomètres d’archives soit un ration d’environ un agent pour un kilomètre, collecte comprise. Notons donc ce « benchmark ». 16 agréments de société d’archivage pour l’externalisation de la gestion des archives ont été acceptés depuis le début 2010 afin de renforcer un appui à la gestion des archives publiques.
Les axes de progrès
Les axes de progrès sont présentés avec, en permanence, le souci de la mutualisation, facteur d’optimisation du service rendu et de réduction des coûts. RGPP est aussi à l’ordre du jour ici.
Il faut saluer la mise en évidence du besoin d’une gouvernance appropriée avec en parallèle du renforcement des compétences des professionnels, la mise en œuvre d’un pilotage interministériel renforcé, peut-être animé par l’échelon des secrétariats généraux dont les prérogatives pour la gestion des archives sont depuis longtemps appliquées.
Au reste, le scénario N°4, largement développé par l’auteur, propose d’instaurer une délégation interministérielle aux Archives rattachée au Premier Ministre à l’instar des domaines comme la lutte contre la fraude, la sécurité routière, etc.).
Rappelons que cette excellente idée repose sur la réalité que la bonne gestion des documents est une des sources d’efficacité, d’économie et de transparence pour le service public. Il est donc pertinent que les moyens qui sont induits trouvent dans ce rattachement une capacité optimale à être employés[1].
Les recommandations pour à mettre en œuvre dans le cadre de ce pilotage portent sur :
- L’accélération des mesures pour accompagner les progrès de la dématérialisation, pour collecter, conserver et permettre l’accès des archives numériques dans la mouvance des grands projets comme Atlas ou Spar de la BNF dont l’auteur souligne le budget considérable dépensé mais qui pourraient servir de modèles pour une (ou des) plate-formes mutualisées,
- La mise en œuvre d’un portail interministériel mutualisé permettant de rapprocher la connaissance des fonds d’archives et de faciliter l’accès aux données archivées,
- La rationalisation des choix en matière immobilières comme l’évitement des redondances ou des juxtapositions (signalement par l’auteur du bâtiment d’archives des Archives Nationales à Pierrefitte et de celui du Ministère des Affaires Etrangères à la Courneuve).
Enfin, M. Maurice Quéret admet aisément que la question de la réutilisation des documents d’archives publiques dans le cadre de la Directive européenne sur la réutilisation des données publiques reste actuellement entière. Une étude du Conseil d’Etat est donc recommandée à cet effet.
A l’heure de la RGPP, ces axes de progrès sont légitimes. La recherche de logiques d’optimisation articulée avec une nouvelle gouvernance centrée autour du Premier Ministre permettrait alors dynamique intéressante.
En attente des suites et décisions.
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