mardi 5 janvier 2021

PARAPHEUR ET SIGNATURE ÉLECTRONIQUES : OUTILS PLÉBISCITÉS DU CONFINEMENT

 


Le télétravail n'est «pas une option», a affirmé Elisabeth Borne, ministre du Travail, et la nouvelle version du protocole sanitaire concernant les entreprises ainsi qu’une circulaire pour la fonction publique revoient les règles pour faire face à la crise du Covid. La règle du 100% de télétravail devient impérative et le travail en présentiel l'exception.

Cela a pour effet mécanique de provoquer une importante hausse de l’usage du parapheur et de la signature électroniques, car pas question cette fois ci de ralentir les circuits de validation et de décision. Le confinement du printemps a vu beaucoup d’organisations bricoler avec des signatures dites « électroniques » qui n’avaient rien de juridiquement acceptables ; en effet pour signer des documents, même des « engagements », on a parfois eu recours au « collage de l’image d’une signature » qui permettait d’exprimer visuellement un accord … mais sans l’ombre d’une quelconque valeur juridique réelle !

Il y a pourtant encore 2 ans, pour beaucoup, cet outillage n’était pas prioritaire, on privilégiait plutôt la nouvelle interface de GED métier ou la mise en œuvre d’une chaine de capture ; l’installation d’un dispositif de validation à distance pesait pour « 20% réalisé » (chiffre extrait du « Rapport sur la Gouvernance de l’information numérique » 2019), au printemps 2020 ce chiffre a doublé (39% réalisés - enquête Archimag), et parions qu’en cet automne, saison 2 du confinement, on dépasse les 50%.

Aujourd’hui devant l’urgence de la situation et l’incertitude de sa durée, il devient nécessaire de mettre en œuvre l’outillage qui soit conforme : le parapheur et la signature font dorénavant partie du dispositif prioritaire, pour parapher un accord d’entreprise (sur le télétravail par exemple), pour contractualiser, valider un bon de commande ou évaluer annuellement ses collaborateurs, …bref faire face à l’accélération du processus de validation à distance tout en étant en conformité avec les réglementations.

Reste qu’il ne s’agit pas seulement de choisir un outillage pour l’installer, mais de conduire un projet qui permet 1-d’identifier les niveaux de signature électronique en fonction des niveaux d’engagement nécessaires (visa pour un acte de gestion, signature simple pour un contrat de travail, signature avancée pour un acte d’engagement de type RGS2**,…), 2-d’équiper les bonnes personnes du fait de leur fonction ou de leur habilitation en terme de délégation de signature, 3-de réviser les circuits de production et de révision des documents et de les transférer vers les circuits de signature,  4-de choisir des outils interopérables qui se connectent aux logiciels métier,… et 5-de mesurer économiquement le coût de ces changements. Ainsi pour garantir la sécurité technique et juridique de la technologie et de son déploiement en terme d’organisation, un accompagnement d’expert permet de gagner du temps et de faciliter sa mise en œuvre.

mercredi 14 mars 2018

GOUVERNANCE DE L'INFORMATION : LES PREMIERS RÉSULTATS GED RH

Le poids de la Ged RH dans la Gouvernance de l’information numérique : la prochaine priorité en matière de dématérialisation (une exclusivité Serda Conseil- Archimag).
En 2018, la “démat RH” fait partie des 4 premiers engagements des organisations.
Premiers résultats Rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information : la dématérialisation des services RH et des dossiers du personnel arrive en 3ème position dans les champs couverts aujourd’hui par la gouvernance, à hauteur de 49%, soit une entreprise sur deux. C’est encore derrière la dématérialisation des dossiers et documents coeur de métier (63%).
Les ressources humaines font partie des 4 processus prioritaires dans les projets de dématérialisation… : à égalité lorsqu’on interroge le secteur privé comme public sur les priorités 2018, elles succèdent à la dématérialisation les processus métiers (63%), puis les processus comptables et financiers (48%), et enfin en 3ème les processus de la Relation Clients ou Citoyens. 
et la moitié des organisations ont prévu ou déjà engagé leur projet “démat RH” dès 2018 !

vendredi 2 mars 2018

Enquête sur la gouvernance de l'information

vendredi 22 décembre 2017

la république plateforme pour l'administration numérique territoriale

le DCANT vient d'être publié ou, en développé, le programme de développement concerté de l'administration numérique territoriale. C'est Mounir Mahjoubi qui est à la manoeuvre avec un "défi partagé" pour les "élus et agents du service public" et pour "la délivrance de services publics numériqures.... simplifiés, cohérents, ...sécurisés... dématérialisé de BOUT EN BOUT ... et assurant une traçabilité des démarches, fiables et respectant les libertés fondamentales.
Pour ce faire, 4 sujets concurrents et interopérants : un socle commun, une gouvernance partagée, une approche globale de la donnée, et... le passage à l'échelle..
Sur le premier, cela se décline autour de FranceConnect soit la poursuite de l'identité numérique de chacun, de bibliothèques d'API, d'archivage probablement mutualisé, le tout autour de la sécurité et de la confiance. A un bout de la chaîne, on a le concept de "dites le nous une fois" (et une fois seulement) et à l'autre bout, le cadre de sécurité piloté par l'ANSSI. De fait, il y a déjà des beaux morceaux qui sont déjà matures... reste à les harmoniser..
Sur le deuxième, une alliance de l'Etat en interministériel et des collectivités avec une instance nationale partenariale (INP). Sont cités aussi les associations et éditeurs de solutions. Là j'imagine que ça reste encore à construire, comme toute gouvernance du reste.... lobbys, groupement professionnels, poids et couleur politiques... donc visibilité en attente !
Sur le troisième, l'approche globale de la donnée collectée auprès des usagers et produite par les services publics, mais une approche qui s'inscrit évidemment dans le cadre du règlement européen de la protection des données à caractère personnel comme dans le cadre de l'open data : on ferme et protège, on ouvre.. vaste sujet pour lequel les services publics sont encore peu avancés.
Et enfin l'échelle ! constat que chacun fabrique dans son atelier à des niveaux locaux, et donc constat d'un éparpillement de solutions, d'applications, de développement. Peu d'effet d'échelle là ! suggestion = "faire propérer les projets viables et questionner les projets inadaptés (apprécions le terme de "questionner" qui veut dire supprimer tout simplement !! donc méfiance quand on te dit : je dois aujourd'hui te questionner !).

Ainsi : mise en cohérence, harmonisation, efficience, maîtrise de la donnée, économie budgétaire à l'horizon... sont les clés de la nouvelle République plateforme.

Joyeux Noël à tous et bonne plateforme 2018 !

Pour consulter le programme

NB : le terme d'archivage est cité 3 fois... ce qui n'est pas mal du tout pour un programme orienté numérique, et ensuite dématérialisation 4 fois seulement ce qui est plus surprenant, numérique 75 fois ce qui est normal, en enfin secteur privé revient 7 fois, ce qui associe à l'état/collectivité, les acteurs privés également.


dimanche 9 juillet 2017

Les métadonnées au service de la photo officielle !

Vu dans Le Monde du 8 juillet, en page 2 des Idées dans l'article des "Dessous d'une photo officielle".
Ici la traçabilité est prégnante :  nombre de retouches, coordonnées gps, horodatage (heure différente de l'horloge posée sur le bureau : début de décalage horaire ou horloge en panne ,-) ?), et comme de remarque Damien Leloup : "pour une photo prise à la va vite" proche du naturel... elle semble bien et minutieusement retravaillée !
Mais au delà, le journaliste ouvre le thème de son article sur les données personnelles qui font maintenant partie de notre vie de tous les jours et que les professionnels prennent encore un peu à la légère...
Là planent évidemment les exigences du règlement européen avec lequel toute organisation, publique ou privée a rendez vous le 25 mai 2018 !

PS : photo extraite de wikimedia !

dimanche 4 juin 2017

La NF Z 42-026 vient d'être publiée.. ce qu'il faut en retenir pour avoir des "jumeaux" à "valeur probante" :

La Commission de normalisation CN171 vient de publier ce 19 mai  la nouvelle norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations.

Cette norme est enfin publiée ! Elle était particulièrement attendue car elle fait suite au nouvel article du Code civil 1379 (copie fiable ayant la même force probante que l'original) et au décret N° 2016-1673  du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies et pris pour application de ce même article du Code civil.

Qu'apporte-t-elle ? cette norme spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document physique d'origine.

A qui s'adresse-t-elle ? elle d'adresse aux prestataires en externalisation et à leur clients afin de livrer des fichiers et leurs métadonnées conformes aux exigences d'une copie fiable, et de répondre par là aux textes réglementaires cités ci-dessus.  Elle s'adresse aussi aux service courrier des organisations qui ont pour objectif de supprimer le papier après numérisation. La norme est applicable en interne comme en externe.

Quelles sont les conséquences ? l'application de cette norme permet de supprimer physiquement le support papier ce qui se traduira par des gains économiques (retour sur investissement lié à l'économie réalisé sur le stockage physique en particulier).

Faut-il effectuer des analyses préalables  ? avant de mettre en place un tel dispositif, l'organisation a intérêt à analyse ses données au regard de ses processus et de ses risques. Il faut à cet égard pouvoir spécifier différents niveaux de sensibilité (documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et  les documents de moindre sensibilité). On recours pour cela aux indications explicitées dans les normes de records management (ISO 30301, ISO 15489, ISO 26122, ISO 18128)

Un système de records management est-il nécessaire (SGDA)  ? oui, un référentiel de cycle de vie intégré ou non dans une solution de gouvernance de données fortement recommande

Un système d'archivage électronique est-il nécessaire (SAE) ? oui, si la vocation probatoire est recherchée et que les risques sont récurrent et impactant.

Un coffre fort numérique (CFN) est-il nécessaire ? dans certains cas, il l'est, notamment pour répondre à des enjeux de risques élevés ou des enjeux de certaines catégories de données (données personnelles, santé-médicale, etc.). Le CFN peut être aussi complémentaire à un SAE.

Article Afnor

mercredi 3 mai 2017

23 Juin « Gouvernance de l’information et données de qualité », conférence le 23 juin 2017 à Paris

Le grand rendez vous Afnor BNF est de retour ! Cette année Gouvernance et données !  A cette occasion Caroline Buscal présentera le 6ème rapport sur la gouvernance de SerdaLab-Archimag !

Protection des données, qualité de service… Les services de documentation font face à de nouvelles problématiques. Et si les normes volontaires étaient une solution ? Rendez-vous le 23 juin 2017 à la Bibliothèque nationale de France.
Bibliothèques, services d’indexation et d’analyse, archives, musées… Pour ces organisations publiques et privées, la gouvernance de l’information constitue une préoccupation de plus en plus forte.

Face à l’évolution des technologies et donc des services, de nouvelles problématiques apparaissent. Comment organiser, partager et protéger les données ? Comment maintenir la qualité du service rendu ? Ces préoccupations mettent en lumière des besoins nouveaux en sécurité de l’information et en qualité de service. Des besoins auxquels la normalisation volontaire peut répondre !

Outil de référence issu du travail consensuel entre experts du domaine, la norme volontaire est un gage de qualité, de sécurité mais aussi de performance. En partenariat avec la Bibliothèque nationale de France (BNF), AFNOR organise une conférence sur le rôle des normes volontaires dans la gouvernance de l’information et la qualité des données.

Venez échanger le vendredi 23 juin 2017 de 9h30 à 17h

Pour vous inscrire, cliquez

dimanche 11 décembre 2016

Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil

Ça y est !

Le décret tant attendu est paru la semaine dernière !

Il précise les spécifications à mettre en oeuvre pour que la copie numérique soit présumée fiable et permette de supprimer l'origine papier si possible.

Il reste évidemment le "jusqu'à preuve du contraire" à traiter mais les exigences sont bien là :
- documentation du contexte de la numérisation
- documentation des tests et contrôles effectués
- empreinte électronique + horodatage + cachet électronique/signature électronique
- conditions de conservation de type SAE ou coffre fort numérique
- documentation des migrations opérées (en cas de changement de format, il y a génération d'une nouvelle empreinte)
A noter que TOUTES les documentations sont à conserver aussi longtemps que les fichiers numériques sont conservés.
Cette publication est à mettre au regard de la nouvelle norme NF Z 42-026 qui traduit pour un prestataire en numérisation les conditions de la prestation pour la numérisation des stocks comme des flux.

Le decret : cliquer ici 

dimanche 20 novembre 2016

La numérisation fidèle de documents sur support papier est en bonne voie de normalisation !

La Commission de normalisation CN171 vient de publier en enquête publique le projet de norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations. 
Dans le cadre des processus de normalisation et d'approbation avant publication des normes NF, une enquête publique est requise. Chacun peut commenter et exprimer ses remarques et suggestions jusqu'au 13 janvier prochain. Après la commission se réunit en invitant les personnes qui ont commenté si elles le souhaitent. Cette réunion permet de passer en revue les commentaires et d'aboutir à un texte de synthèse. La norme est ensuite publiée.
De qui s'agit-il ? Cette norme est attendue depuis longtemps et elle est particulièrement d'actualité à l'occasion du nouvel article du Code civil 1379. Cette norme permet de renforcer la crédibilité d'une copie effectuée en externe (c'est l'objectif déclaré) comme en interne d'une administration ou d'une entreprise (service interne de numérisation comme un service courrier par exemple). 

La norme propose deux niveaux  : 
une classe (1) qui spécifie les documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et une classe (2) qui spécifie les documents de moindre sensibilité.

qui sont à croiser avec 2 possibilités :
Gamme 1 ou copie fidèle attestée et Gamme (2) ou copie fidèle (simple). Dans le premier car, les exigences de traçabilité et d'archivage en conséquence seront plus importantes !

Dans tous les cas, le besoin de disposer d'un SAE respectant les normes NFZ 42-013 ou ISO14641 pour archiver les copies produites en Gamme 1 ou 2 s'inscrit dans la continuité de la capacité de faire preuve quand c'est nécessaire.

Rappelons que toute les spécifications applicables reposent selon l'état de l'art sur l'analyse de risques recommandée dans la norme ISO 18128 en accord avec les normes de records management (ISO série 3030X et 15489.

Et pour le "joke" je note que 42-026 est la 42-013 dont le 13 est juste multipliée par 2 ! facile pour la mémoire non ?

Le lien pour participer

GDPR, data privacy, soit DEMOCRACY, im Rausch der Daten (dans le bruissement des données) le documentaire qu’il faut aller voir d'urgence

2012-2014, pour la première fois de l’histoire des institutions européennes, une équipe de tournage a pu évoluer librement dans les salles de réunions du Conseil de l’Europe et à filmer des négociations à huis clos. Cette enquête est racontée par le film DEMOCRACY, de David Bernet.

De la proposition émanant de Viviane Reding, à l’époque Commissaire à  la justice, aux droits fondamentaux et à la citoyenneté à la Commission européenne pour réguler le traitement des données et protéger les citoyens, jusqu’au vote final.

David Bernet film a tourné directement en noir et blanc et détaille chaque séquence de la recherche de consensus : nomination de Jan Albrecht en tant que rapporteur, nomination du groupes de rapporteurs qui vont travailler avec lui, intervention des lobbyistes, appui de Viviane Reding, séances de votes, discussion sur les enjeux, zoom sur l'évènement Snowden qui catalyse à ce moment clé certaines décisions et facilite des consensus. La caméra nous embarque dans un quasi-thriller ! est c’est là encore une des performance du film.

Le film commence sa diffusion, mais on sent que qu’elle va être difficile : une seule salle à Paris à sa sortie (le Cinéma Reflet Médicis rue Champollion ! et une centaine de spectateurs). Une quinzaine de séance réparties en France !… et dire que ce film devrait être présenté à TOUS les élèves scolarisés dans le secondaire ! Le sujet est capital pour deux raisons :
- « A l’époque, en 2010, la protection des données, c’était un peu la quatrième dimension et hormis les membres du sérail à Bruxelles, personne ne pouvait imaginer l’importance que cette loi aurait pour l’avenir de notre société. » Extrait de l’interview d’Arte avec David Bernet, documentariste. Du reste, le documentaire reprend dès le début du film l’accroche : les données sont au XXI ème siècle ce qu’a été le pétrole pour le siècle précédent.
- Et c’est une des première fois que le fonctionnement démocratique européen devient pratique et concret.

Le site du film 

Prochaine date de la séance historique avec la présence de VIVIANE REDING ET JAN ALBRECHT : le mardi 13 décembre au cinéma Le Star St-Ex à Strasbourg !

dimanche 3 juillet 2016

Le consentement éclairé et l'archivage électronique entre les draps : une nouvelle apps nommée "yestosex"

Vu dans Le Monde Magazine de ce week end : depuis le mois d'avril, une application mobile smartphone met à disposition une plateforme d'archivage électronique à fin probatoire, puisque qu'en cas de contestation,  l'enquête judiciaire pourra utiliser cette archive.
De quoi s'agit-il ? évidemment venu des USA... avec à l'origine des cas de viols qui ont pour cadre des grandes écoles américaines.
Désormais, avec de se précipiter sous les draps, un clic, on enregistre un très distinct "je dis oui" après s'être identifié via une signature personnelle, la plateforme enregistre et archive de manière sécurisé.

Voilà une start up d'archivage électronique très prometteuse !

Pour consulter l'article 

dimanche 19 juin 2016

Blockchain, records management et archivage ... l'au delà de l'uberisation....

On associe souvent la technologie Blockchain avec les méthodes de la comptabilité en partie double, occasion de progrès significatifs au 15ème siècle. Par ailleurs, Google traduction d'une page web associe Blockchain à "technologie du grand livre distribué". Cette technologie basée sur un "grand livre réparti" est au centre d'échanges auto-gérées car elle associe chaînage et cryptage de données sur le modèle de la monnaie bitcoin.
Au cœur de la question, le Blockchain est générateur de la confiance et de la pérennité sur des données partagées entre deux ou davantage d'acteurs privés ou même publics.

Les projets et déploiements de cette technologies couvrent bien entendu les échanges financiers, mais ils s'ouvrent également aux contrats qualifiés du coup de "smart contracts", à la documentation pour le moins "régalienne" à savoir la documentation cadastrale (projet possible initialisé par le Honduras), à la lutte contre la fraude des objets de luxe (services délivrés par la société Everledger), ...

Pour le moins, cette technologie est parfaitement alignée aux besoins fonctionnels et techniques de conservation de données à vocation probatoire : archives sous toutes leurs formes et donc des documents gérés dans le cadre d'un dispositif de records management !

Deux impacts majeurs :
- La Blockchain est fondamentalement disruptive : elle remet en question l'autorité de validation, de conservation, de contrôle quelqu'elle soit. Un contrat de pacse ou de mariage en format électronique sans notaire, sans archiveur : est-ce que ça pourrait être d'actualité avec la Blockchain ?
- La Blockchain a la capacité technologique et fonctionnelle de remettre en question le modèle capitalistique pour faire basculer "l'ubérisation" (partage collaboratif mais profitabilité concentrée) vers une "auto-gestion" comme le pratique déjà  Zooz, plateforme open source pour un service de covoiturage autogéré.

Dans ces deux cas, la Blockchain est révolutionnaire d'autant plus qu'elle a fait ses preuves à la fois de fonctionnement fiable et d'utilité avec Bitcoin. Dans le domaine du management de l'information et bien entendu du records management, on peut aujourd'hui prévoir son intrusion et déploiement. Le modèle va certainement bousculer "les lignes" !

jeudi 12 mai 2016

Nouveau président ISO pour le records management : c'est une présidente et elle est australienne !

 La réunion annuelle ISO du comité technique 46 (information, documentation, archives) se tient cette semaine à Wellington, Nouvelle Zélande.

Grand changement pour le sous-comité 11 consacré au records management !

Présidé depuis 1996, David Moldrich laisse sa place à Judith Ellis qui est elle aussi très impliquée depuis très longtemps dans la normalisation du RM.

De vastes "chantiers" à piloter : des révisions (déjà celle de la série ISO 30300, ensuite celle consacrée aux métadonnées ISO 23081 1 à 3), ...

Demi changement, tout de même, car, rappelons-le, l'Australie a été à l'origine de la première norme phare du records management (à savoir l'ISO 15489), et, de ce fait, a permis d'assurer le secrétariat très efficacement par Agnes Simai depuis le début.

Judith et Agnes continuent à faire perdurer ce qui est devenu une tradition, voire un quasi-emblème de l'Australie dans notre métier.

En savoir plus sur Judith
En savoir plus sur David 

Des archives numériques très matérialisées !



Guillemette, jeune trentenaire demande à Guillaume Raschia, maître de conférences au département d'informatique (Polytech Nantes) et chercheur au Laboratoire d'Informatique de Nantes Atlantique (LINA) si ses enfants auront toujours accès à ses données numériques dans 30 ans ?

Petite vidéo pédagogique et de sensibilisation très pertinence : dégradation des supports, budgets de 2 à 20 milliards par an pour archiver les données des objets, une fonction jugée comme un coût non prioritaire tant que la catastrophe de la perte n'est pas provoquée, ...

Et le plus drôle : c'est l'image du bureau de Guillaume, hyper encombré de dossiers papier empilés les uns sur les autres. Vu ce volume, on n'est pas certain que Guillaume ait une très grande confiance dans les SAE ! 

A voir : https://www.youtube.com/watch?v=BUdN2qGA2tM

dimanche 10 avril 2016

Et si l'archivage électronique était la colonne vertébrale de la gouvernance de l'information numérique ?

Le 5ème Rapport sur la Gouvernance de l'information numérique dans les organisation vient être d'être publié par serdaLab en collaboration avec Serda Conseil. 250 organisations (moitié publiques et moitié privées) se sont exprimées. Énorme surprise : le défi numéro 1 devient en 2016 : l'archivage électronique, devant le partage et la collaboration. C'est une petite "révolution" dans le monde de la Gouvernance.  De là à dire que les outils et méthodologies de l'AE sont pleinement opératoires et efficaces pour mettre en place un tel dispositif de gouvernance, il n'y a qu'un pas !
Ce pas, qu'on franchit, est confirmé par les chiffres du marché, issu de l'étude de marché de Serda Conseil-Archimag qui vient aussi de sortir : 7,9 % d'augmentation du chiffre d'affaire, soit 7 fois plus que le marché de l'informatique, et 4 fois plus que la croissance du marché de la dématérialisation, gestion de contenus et de l'achivage (2,3%).

L'archivage devient donc la première clé pour "mettre en musique" la Gouvernance : c'est le Buzz de 250 organisation de toute taille et tout secteur !

dimanche 3 avril 2016

12,5 milliards d'euros, c'est le marché actuellement, 14 milliards, c'est le prévisionnel pour 2018

Les composants de ces secteurs sont :
- les services (numérisation, intégration et édition de logiciels, hébergement en cloud, etc.),
- les matériels (scanner, unités de stockage physique, prestation de conservation physique).
C’est l’immatériel qui porte ces secteurs et qui est en fort développement de chiffre d’affaires : archivage électronique, cloud, édition, intégration, plateforme de dématérialisation, et les solutions de BMP/case management, etc. Autant de secteurs qui dépassent les 5% de croissance en moyenne.
En revanche, le matériel pour la conservation physique et les outils de dématérialisation (scanner d’entreprise et patrimoniaux) sont « à la traîne » ce qui se traduit par une baisse de chiffre d’affaires et un taux de profit très dégradé.
« La dématérialisation est morte, vive la digitalisation ! ». Les principaux domaines d’activité qui portaient la croissance jusqu’alors vivent aujourd’hui la fin de l'âge d’or. La croissance à deux chiffres est désormais derrière nous mais reste fortement dynamique.
Le passage du "vieux monde physique" au "quasi tout numérique" se fait sous nos yeux : la croissance du marché de la démat s'élève à 2,3% en 2014 par rapport à 2013, ce qui représente un résultat deux fois plus important que l'ensemble du secteur de l’IT qui est de 1,1% en 2014 (Source Syntec). Rappelons qu'entre 2012 et 2013, la croissance de ce marché était de 0,7% seulement.
La gestion électronique des données et des documents démontre une activité forte avec une croissance en chiffre d’affaires comme en bénéfices pour l’activité d’archivage électronique, dématérialisation RH, logiciels de workflow ou de case management.
A noter les secteurs très actifs "Archivage électronique" et "BPM/case management" (ou workflow) qui sont les deux éléments essentiels d’une gestion numérique complète et qui tirent vers le haut la croissance. Et également un fort développement du secteur "Edition de logiciels" et "Intégration de systèmes open source" même si son « poids » est encore modéré.

Pour en savoir plus : archimag.com

DPO, la nouvelle Association des Data Protection Officers

Lancement de la nouvelle association des DPO mardi dernier. A sa présidence, Alain Bensoussan, avocat bien connu engagé dans le droit des nouvelles technologies depuis plus de 30 ans, dans le conseil d'administration, on trouve des représentants d'Aréva, Groupama, Michelin, JC Decaux, Accenture, Scor, Nokia.Cinq commissions permanentes pour assurer les missions que s'est donnée l'association : responsabilité et protection, éthique, conformité et gouvernance, pratiques professionnelles (outillage), règlement général. En complément, des activités sont organisées telles que : ateliers, formations, veille KM, diners débats, journée annuelle...
A l'heur du changement des rôles et responsabilités des Correspondants informatique et liberté (CIL), cette association vient à point nommé pour faire évoluer cette fonction et étendre ses engagements. La question est alors posée sur les adhérences avec le cadre de la gouvernance de l'information, les autres compétences comme celles du records manager, document controller, archiviste, documentaliste, etc. Un nouveau rôle pour l'évolution du fonction existante ! à suivre...

Voici le lien : http://www.data-protection-officer-association.eu/

dimanche 6 mars 2016

Encore moins de freins pour la démat grâce à la nouvelle ordonnance du 10 février !

avec la nouvelle, Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, un pas de plus vient d'être franchi ! Jusqu'alors, détruire l'original papier d'origine faisait partie des décisions parfois difficile à acter. Aujourd’hui, avec la nouvelle ordonnance, le saut peut être fait avec davantage de facilité !

Le texte rappel les articles du code civil sur la reconnaissance papier/électronique, sur la copie fidèle et durable, et sur le remplacement d'un original papier par une copie.

Reste que pour être fidèle et durable et pour faciliter la reconnaissance à une pièce, du statut de preuve par un juge, un dispositif de records management ISO30301 et ISO 15489 équipé d'un SAE ISO14641 / NF Z 42-013 est plus que jamais souhaitable !

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2016/2/10/JUSC1522466R/jo/texte


lundi 18 janvier 2016

e-discovery : encore un témoignage de plus sur les chocs des cultures !

"Un autre front judiciaire s'est ouvert dans une quarantaine d'Etats dont New York et le Connecticut (nord-est), qui dénoncent le manque de coopération du constructeur allemand dans leurs enquêtes, ce qu'a récusé Matthias Müller. "Notre patience a des limites", a pourtant tonné vendredi le ministre de la Justice de l'Etat de New York, Eric Schneiderman, qui accuse le deuxième constructeur mondial de se réfugier derrière la loi allemande sur la vie privée pour refuser de remettre à la justice des courriels et autres communications de ses dirigeants. Ces documents sont pourtant nécessaires, selon Eric Schneiderman, pour déterminer les responsabilités individuelles. " Court texte de l'Expansion / L'Express consacré au sujet automobile VW !
La posture des acteurs sur la production et l'accès au preuves / records est démonstrative : le "dieselgate" est aussi un démonstrateur de systèmes d'archivage qui ne poursuivent pas exactement les mêmes méthodes pour autant que la finalité soit identique. D'un côté la mise à disposition de documents archivés automatiquement et systématiquement pour permettre un accès à toute requête qualifiée, De l'autre côté, un système d'archivage destiné à produire des dossiers à vocation probatoire dont les pièces sont extraites, documentées et produites d'abord par les archivistes/records manager, avocats, juristes concernés. D'un côté, TOUT est globalement archivé, de l'autre, une SÉLECTION alignée sur la politique d'archivage est archivée.
En tout cas les arguments et discussions entre US et Europe pour l'accès aux données sont démonstratifs et utile en retour d'expérience !

dimanche 22 novembre 2015

Trusted Third Party Repository (TTPR), ou le référentiel tiers de confiance ....

... pour les documents d'activités électroniques soit l'ISO 17068 en position 40.20
Le sous-comité SC11 correspond pour ISO à la normalisation du Records Management et vient de libérer pour une mise au vote le  DIS (Draft International Standard) de la norme citée en objet.

De quoi s'agit-il ? c'est une norme qui a été formalisée à l'initiative de la Corée. Elle porte sur les exigences de mise en oeuvre dans le cadre d'une externalisation de la gestion des documents d'activité "records" par une partie tierce.
Les normes de référence restent pour le cadre général l'ISO 15489, la série des ISO 3030X et ainsi que l'ISO 14721 (modèle OAIS). Cette dernière est très présente au travers de la terminologie comme  "trusted archival information package" ou "trusted dissemination information package".
Quel impact  ? cette norme est à usage des prestataires externes OU les prestataires internes (services de records management interne aux grands groupes ou plateformes publiques ou privées mutualisées) pour la mise en place du cadre de confiance.
Quelle adhérence ? naturellement, cette norme est à rapprocher de la norme ISO 14641 pour l'archivage électronique.
A quel stade en est-elle ? Cette norme a suivi un cursus complexe du fait des discussions qui ont eu lieu sur les adhérences avec les systèmes d'archivage. Elle n'est pas encore publiée puisque soumise au vote DIS ou stade 40.20 et devant peut-être passer par une étape supplémentaire FDIS (F pour "Final").

Pour en savoir plus sur les stades ISO : cliquez ici.

Microsoft va héberger nos données en Allemagne..

mais avec un tarif d'hébergement des données supérieur de 20 à 30 % par rapport aux données et documents hébergés aux Etats Unis d'Amérique !
Sandine Cassini signe un article détaillé et important dans Le Monde du vendredi 13 novembre (date noire !mais continuons à veiller et à vivre et travailler...) : face à la décision de la Cour de Justice européenne qui a invalidé en octobre l'accord transatlantique "safe arbour" qui va pour partie protéger les données européennes des exigences du patriot act, Microsoft prévoit d'installer ses data center en Allemagne.
Dans le cadre des offres en mode Saas type l'offre Office 365, ou du développement de l'environnement Share Point Portal en mode Cloud, cette initiative est à relever, d'autant plus qu'elle s'ajoute à des projets comme ceux situés en Irlande, aux Pays-Bas ou au Royaume Uni qui pourraient héberger des données souveraines comme celles de la Défense.
Les jeux s'ouvrent ! les offres s'adaptent !

dimanche 18 octobre 2015

Relance de la modernisation des archives avec la nouvelle circulaire du 7 octobre 2015 ?

La circulaire, signée par Manuel Valls, Premier ministre, s'adresse aux Administrations de l'Etat, et particulièrement aux ministères.
On pourrait être vite assez mal à l'aise à la lecture détaillée des 38 pages : déclarations d'intention, redites déjà bien connues sur l'organisation des archives en France, programme général finalement un peu confus. On sent que ce texte a fait l'objet de moult versions, relectures et discussion !

Au final, deux parties à synthétiser :

- Dans la circulaire qui présente  le "cadre stratégique de modernisation des archives et de gestion de la performance", on précise le statut du programme interministériel Vitam (il s'agit de mettre à disposition des administration un logiciel pour gérer les archives courantes, intermédiaires voire définitives pour certains ministères spécifiques. Le logiciel sera utilisé pour être déployé par chaque ministère et pourra aussi faire l'objet de déploiements mutualisés au profit des collectivités territoriales), parallèlement, il s'agit de développer des référentiels communs (modèles de métadonnées, norme MEDONA qui continuera son processus en ISO, ...) et des nouveaux outils pour faciliter encore mieux l'accès aux internautes, enfin, et bizarrement à contre-emploi au regard d'une circulaire largement centrée sur le numérique(?), "il est nécessaire de soutenir les projets de construction de bâtiments d'archives" !

- Mais dans le texte du Cadre stratégique, concentrons nous sur le programme d'actions décliné sous forme de fiches de la page 35 à la page 38 : 5 Axes stratégiques détaillés en objectifs et actions. A noter aussi le plan d'action figurant au regard de chaque action.

Axe 1 : e-administration et archivage numérique 2015 à 2019 > programme VITAM, mutualisation, financement en soutien de projets en Archives Départementales, développer une méthodologie d'analyse de type records management, traiter les question de décommissionnement d'applications, et dès 2016, intervenir en amont du développement des nouvelles applications métiers pour y intégrer des process d'archivage numérique.
Axe 2 : favoriser l'accès au citoyen : dès 2015 et la période 2015-2019, étudier, repenser l'offre des données en ligne, notons aussi le terme de "partenariat" dans le cadre de nouvelles offres de publication (de quoi s'agit-il ? de partenariat public-privé ?) ou des partenariats de recherche (là c'est avec les associations et l'université).
Axe 3 : Conforter les missions portant sur la gestion des fonds d'archives : dès 2015, ici, la sujet porte sur les bâtiments. Sujet important, mais pourquoi l'intégrer dans un plan "numérique" ?
Axes 4 : Consolider la coordination interministérielle : c'est ici le sujet de l'interopérabilité qui est essentiel en archivage électronique (référentiels de métadonnées, protocoles normés, etc.). Dès 2016, Medona portera, espérons le, le nom de DEPIP (process ISO).
Axe 5 : Optimiser la fonction archives avec ici la période pleine et entière de 2015 à 2019. on y trouve le renforcement du records management, la recherche d'une méthodologie pour identifier cycle de vie et ressources éligibles à l'open data, et enfin renforcer l'organisation et piloter le changements dans les archives centrales comme territoriales.

En résumé, un texte avec de [très] bonnes intentions, des actions [quasi] indispensables mais tout de même un peu confuses, un plan d'action qui manque singulièrement de précision (la période 2015 à 2019 qui est souvent citée pourrait être affinée) et qui ne liste aucun moyen tant financier que RH...et ces deux éléments auront probablement tendance à manquer pendant la période devant un programme si ambitieux ! Si arbitrage il y a, quel sera-t-il ?



dimanche 6 septembre 2015

Nouveau site pour suivre l'actualité du records management ISO

C'est la rentrée !

David Moldrich, président du sous-comité 11 consacré à la normalisation ISO du records management et les membres du comité éditorial Judith Ellis, Carlota Bustelo, Alan Shipman, and Donald Rosen publient cette semaine le nouveau site web sous l'égide d'ISO, pour suivre encore plus précisément les avancée des normes nouvelles, publiées ou en révision. C'est suffisamment riche pour que ce site soit particulièrement utile.
On trouve :
définitions, news,  liste des projets de normes, liste des normes publiées, animateur des groupes de travail.
Cliquer sur ce lien ! 

dimanche 14 juin 2015

Le Super Mooc francophone et international de Michel

Michel connait parfaitement son sujet : records manager à Orange Lab, membre et ancien président de la commission nationale N°11 dédiée à la normalisation du records management (ou gestion des documents d'activité), très engagé dans les travaux de normalisation ISO et notamment les traductions qu'il libelle "francophones" et non françaises ! compte tenu des contributions internationales, et enfin professeur associé au CNAM qui nous vaut ce Mooc !
Le voici maintenant à la manœuvre pour produire le Mooc  intitulé "Gérer les documents numériques : maîtriser les risques".

Le casting est international et d'une immense richesse  : Suisse, Canada, Usa et France ! et c'est un "+" formidable pour expliquer, développer, commenter, la norme internationale phare ISO 30301 et ISO 15489 associées à leurs normes "compagnons". Après "bien archiver : la réponse au désordre numérique" que j'avais présenté en décembre qui a remporté un succès largement mérité (depuis j'ai reçu plusieurs CV avec la mention "certifié Mooc bien archiver : la réponse au désordre numérique" qui démontre la grande reconnaissance et la crédibilité de cet enseignement  d'une telle qualité), voici :

le nouveau Mooc de la profession qui démarre le 17 septembre (lendemain de mon anniv ! mais c'est un hasard !).

Extrait de l'annonce : 
Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.
Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies de deux questions qui permettent aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.
Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums, se feront en direct par hangout.

Pour s'inscrire et découvrir le programme : Mooc Cnam

Merci Michel !

dimanche 3 mai 2015

25 ans d'Archimag en ligne ! des milliers de pages à feuilleter en accès libre

Le numéro 1 a vraiment été "fabriqué dans "the" garage"  et s'intitulait "Mémoire Vive" ! 

Titres déposés à l'aide des bandes adhésives Letraset, textes tapés avec une machine IBM à boule toute "récente" et qui avait été empruntée pour l'occasion (une fortune à l'époque !), ce même texte tapé sur une page A3 qu'on réduisait en A4 à la photocopieuse (si ! si !), la "Une" travaillée et retravaillée avec l'imprimeur... bref c'est comme ça que ça a commencé avec les plumes de 3 ou 4 amies et amis de l'infodoc !

Au niveau économique et financier, le début du début fut exceptionnel : sur le premier envoi de 100 spécimen : 50 bulletins d'abonnement en retour ! Bon, malheureusement, après cette performance, le taux courant d'abonnement n'a jamais été aussi "fantastique" ! en revanche le taux de réabonnement a toujours frôlé les 95%...  une confiance témoignée par nos clients auxquels avec Louise, Michel, Clémence, Bruno, Pierre, Cathy et Johanna, je rend hommage et adresse tous nos remerciements.

Ainsi, des centaines de numéros plus tard, on revit ou on vit (pour les juniors) le minitel, la micrographie, les DON, les vidéodisques, les premières bases de données documentaires comme Basis ou Mistral, et aussi la rencontre avec des personnages emblématiques de la profession (que je vous laisse les découvrir !), photos "d'époque" voire "vintage" garanties !

C'est à l'évidence un gisement exceptionnel d'informations sur l'évolution des métiers, les retours d'expérience sur ce qui a fonctionné, de ce qui ne l'a pas, les solutions qui ont perdurées, évoluées ou simplement disparues, etc.

Bonne lecture : pour accéder cliquez

Merci à nos partenaires Arkhênum pour la numérisation et I2S pour le développement et le moteur de recherche !

lundi 30 mars 2015

Bure dans la Meuse, 86 habitants, une mémoire et un cimetière

Plusieurs projets pour cette petite commune de la Meuse : un cimetière nucléaire fortement sujet à controverses et le dépôt d'archives d'EDF. L'article paru dans Le Monde du 28 mars signale que les 80.000 m3 de déchets seront enfouis à 500 mètres de profondeur et ce, pour un durée de la radioactivité d'environ 100.000 ans.
L'article signale que l'Agence de Sûreté nucléaire évalue à environ 500 ans, le risque majeur de perte de mémoire de ce lieu (soit 1500 générations environ).
En parallèle, le choix d'EDF est d'édifier son centre des archives, lieu de mémoire s'il en est. C'est l'agence LAN qui a conçu le bâtiment et remporté de nombreux prix. BUDGET: 10,1M € HT, SITE: 3,3 hectares, SHON: 6800 m². Pour en savoir plus cliquez ici.
A signaler que ce bâtiment d'archives s'inscrit dans les règles HQE (haute qualité environnementale) : énergies renouvelables et une pompe à chaleur, ventilation double flux avec récupération de
chaleur, associant diminution de la consommation d’énergie et qualité de l’air intérieur. Des luminaires à basse tension. L’énergie totale consommée par le bâtiment s’élève 29 kWh/m².

Cette implantation du centre d'archives est-elle incantatoire ou est-elle la réponse opérationnelle aux pertes de mémoire et aux risques associés ?

dimanche 29 mars 2015

Trou noir et accélérateur de particules pour la dématérialisation des factures : Google encore...

Google continue a aller dans le sens de la simplification administrative : preuve son nouveau futur service (pas d'information aujourd'hui sur le payant ou gratuit !) baptisé "pony express". Intégré dans la messagerie Gmail, Pony express vise à intégrer une plateforme de gestion et de paiement de ses factures. Ce service s'adresse aux BtoC mais aussi aux petites et moyennes entreprises. A l'heure de la mise en place de portails comme Chorus par l'Etat français, une telle plateforme intégrée dans une messagerie permet d'aller encore plus loin dans la simplicité. Le modèle économique Google étant en partie la réutilisation des données de consommations et de comportements, une telle plateforme lui permet de boire du "petit lait" ! Les impacts seront à évaluer sur les offres de numérisation et de traitement de facture qui sont aujourd'hui pléthore sur le marché et sur les plateformes mutualisées souveraines ou pas.
Pour en savoir plus !

dimanche 22 mars 2015

Gouvernance de l'information 2015 : le baromètre Serda-Archimag est maintenant accessible

300 organisations publiques comme privées ont répondu au questionnaire Serda-Archimag ! Les actions majeures sont engagées (61%) contre la surproduction des données et documents internes.

Restent 39% des organisations qui n'ont pas encore compris le problème !

On constate aussi que la perception des acteurs sur le terrain pour réussir un tel combat est le besoin d'avoir à ses côtés un engagement fort de la part de la direction générale : pour 57%, les directions manquent encore à leur devoir !

A noter la très forte progression des projets sur la période de 2011 à 2015 : plus 32%... Le sujet est aujourd'hui devenu parfaitement mature ! Les retours d'expérience abondent et les compétences des consultants spécialisés (ne nous oublions pas !)  sont démontrées !

La complexité de la gouvernance reste tout de même l'hybridation des formats et des supports : la question de la gestion des supports papier reste encore à 34% un sujet [encore] à traiter (étonnement !), autant que le partage collaboratif, l'archivage électronique, les messageries qui sont aussi à plus de 30% !

A la question de "l'outillage méthodologique", je vous propose d'accéder au livre blanc ici et de découvrir en page 19 particulièrement la hiérarchisation des différentes règles (accès, classement, destruction, conservation, collaboration, ...) en vous connectant et en téléchargeant le rapport.


Faites vous partie des des 40% des organisations qui sont encore inactives ? Si oui, il est temps de démarrer le ou les projets sur les bonnes bases ! et si vous faites partie des 60% qui ont ont démarrer une mise en place de la gouvernance, benchmarkez vous !

Documation 2015 a vu remettre de nombreux Awards à de brillants candidats acteurs de la Gouvernance dans leur organisation : DCNS avec Delphine Mouchel, Conseil Général Seine Saint denis avec Jannick LABATUT, etc. C'est la preuve qu'une gouvernance de l'information est de facto devenu l'état de l'art... donc une quasi-obligation pour toute organisation !

Pour télécharger le rapport, cliquez ici !

La nouvelle messagerie fantôme de Warren Barthes : confidentialcc... Encore plus fort que les messages cryptés !

Une fois transféré et lu, le message est effacé !

L'application est installée et permet à l'utilisateur de transmettre le message confidentiel à son destinataire. Dès que le message est transmis au serveur dédié à cette application, le message est effacé de la messagerie de l'émetteur, dès que le message est lu par le destinataire, le message est aussi effacé du serveur et de la messagerie du destinataire.
Plus fort, au fur est à mesure que le message est affiché, la partie en cours de lecture est visible et claire, et les parties amont et aval sont floutées pour que l'ensemble du message ne soit pas visible à un instant donné.

Question d'actualité : en cas de requête judiciaire, il est possible de conserver les pièces .. mais seulement dans ce cas là.
Question suivante : qu'en est-il des métadonnées (traces) et sauvegardes ? L'effacement du message dans la messagerie de l'émetteur, du destinataire et des serveurs de message garantissent-ils aussi l'effacement de toutes les données de traces ? Là, c'est moins clair dans les posts et articles du Web !

Sachant que ces messages en environnement professionnel sont souvent les plus importants, quid de leur intégration ou "non intégration" dans un système de records management ? Faut-il recommander la création de cette nouvelle catégorie dans le cadre du système de gouvernance de l'information, et si oui, comment la qualifier ?

En tout état de cause, à titre privé, nombre d'impostures vont trouver leur solution de confidentialité dans cette technologie !

Pour en savoir plus ... et aussi là

dimanche 15 mars 2015

Très bientôt la nouvelle étude, le 4ème baromètre annuel SerdaLab - Serda Conseil : annonce


La gouvernance de l’information dans les services publics, entreprises privées et associations  : cette 4ème étude parait la semaine prochaine à l'occasion du Salon Documation :
Au menu :
Les enjeux de la gouvernance de l'information, les freins en matière de mise en place de gouvernance documentaire, le rôle des dirigeants, les problématiques auxquelles les organisations doivent faire face : avant tout l'Infobésité, les attentes en matière de gouvernance documentaire, , les activités documentaires directement concernées par la gouvernance, les moyens pour une gouvernance documentaire efficace, l’état d’avancement des projets de Gouvernance, les solutions technologiques et leurs avancées, quel modèle de gouvernance choisir ?, qui pilote la gouvernance, les compétences à mettre en œuvre.
30 pages d'information très riches !

Notons la consolidation très importante de la conservation, sécurité et traçabilité avec une augmentation de 12%  et l'émergence de la qualité client et citoyen pour d'entrée de jeu 20% !

Entre autre, voici une intéressante question qui permet de se "benchmarker" : l’état d’avancement des projets de Gouvernance (réalisé, engagé, prévu et pas prévu). 
Les actions les mieux placées : règles d'accès, règles pour le collaboratif, plan de classement, ..
Les actions les moins bien placées : parapheur, purge, signature électronique...

A découvrir bientôt sur www.serdaLab.com et www.serda.com !

Nouveau serda.com et nouveau formation-serda.com

A l'occasion du Salon Documation, deux nouveautés : les sites web www.serda.com et www.formation-serda.com.
On retrouve le kangourou qui est maman désormais : elle cherche toujours son information, ses données avec beaucoup d'application... et son petit se gratte la tête et posant la question : mais où est-ce classé !
Nouvelle présentation plus claire, plus lisible, plus blog, plus accessible, bref plus simple et immédiatement documenté.
Retrouvez aussi sur www.serda.com le petit garçon qui a perdu sa dent de lait, qui lui, la verra repousser alors qu'une information perdue .repoussera moins aisément..!

Vitam, mutualisation ou mutualisation, quelle opportunité et quel risque pour le marché et les projets ?


Une version bêta de VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est attendue pour l'été 2016 !
Le directeur de la Disic, Jacques Marzin et le directeur des archives de France, Hervé Lemoine viennent de présenter le projet Vitam, qui a pour objectif de développer une solution logicielle interministérielle pour l’archivage des données. 
Pour les raisons réglementaires de conservation des archives définitives, trois ministères sont partie prenante du sujet : le ministère de la Culture et de la communication, la Défense et les Affaires étrangères. Le projet s'invite dans un marché déjà existant : solutions propriétaires comme Mnesys de Naoned, Spark Archives de Klee Group, ou solutions open source comme As@lae d'Addulact project, ou encore des solutions développées dans le cadre des organisations comme la BNF avec Spar, la DgFip avec Atlas ou encore La Caisse des dépôts et consignations/Inpi avec Archidata.  

Un acteur de plus ? Une solution en plus ou complémentaire ? Des sources utilisables en open source ? Un périmètre inter-ministériel ? Un périmètre étendu aux collectivités ? Un périmètre fonctionnel adapté tant aux archives définitives qu'aux archives intermédiaires voire courantes ? Une solution pouvant être conforme à la norme NF Z 42-013 et pouvant d'inscrire dans une certification NF 461 au regard d'un archivage à vocation probatoire ?

Beaucoup de questions qui demandent à être commentées et précisées dans les prochains mois mais dès maintenant une première réponse (et essentielle) est que Vitam pourrait être davantage une "bibliothèque de sources" à disposition des organisations qui doivent intégrer un SAE sur leur propres plateformes, qu'une plateforme mutualisée de stockage et de conservation pérenne.

Le tempo exposé par la Disic selon le programme de marche, nous projette aujourd'hui à mi-2016 avec la livraison des premiers modules. C'est proche mais aussi lointain pour les organisations qui en sont à l'étape de choix de solution et pour lesquelles la question Vitam ou autre alternative que Vitam est un vraie question  !

Chaque organisation qui poursuit la mise en oeuvre d'une telle plateforme SAE doit de toute manière d'abord consolider ses besoins, concevoir sa politique d'archivage dans le cadre plus général de sa gouvernance de l'information avant de choisir la solution adaptée qu'elle devra alors mettre en oeuvre. Pour celles qui ont déjà fait le trajet jusqu'au choix de solution, c'est plus compliqué !

Se reporter à l'article d'Archimag !


dimanche 22 février 2015

Parce que la vie commence seulement (véritablement) une fois que l'on a fait du tri ! ou la méthode de Marie Kondo


Marie Kondo, consultante et
 gourou  en rangement et
 bonheur de vivre
Voici les commentaires cités sur le site de Marie Kondo « Je suis ravie de vous informer que, depuis l’opération de nettoyage entreprise dans mon appartement, mon chiffre d’affaires a explosé.»

« Mon mari et moi nous entendons bien mieux. »
« Je n’en reviens pas de constater à quel point j’ai changé rien qu’en ayant jeté des choses. »
« J’ai enfin réussi à perdre trois kilos. »

Pas moins en tout cas !

La méthode de rangement et de tri "KonMari" fait un tabac dans l'Empire du Soleil levant ! On se rappelle la méthode Kanban qui avait pour origine les méthodes de gestion des flux chez Toyota à partir des années 50 !

Aujourd'hui c'est Mme Marie Kondo, consultante japonaise en rangement,  auteur de la méthode KonMari, une approche révolutionnaire [?] du rangement qui transforme[rait?] littéralement la vie de ses lecteurs . Au Japon, elle se déclare être la gourou du tri et du rangement, chez soi comme au bureau !
"Mon taux de fidélisation est de zéro" affirme-t-elle ! appliquée, la méthode est efficace..et donc sans récidive.. sauf peut-être un peu d'addiction.. mais sans gravité.

Alors Konmari, méthode adaptée au classement, à l'archivage, aux cleaning day ou autres actions de dépollution ou de lutte contre l'infobésité dans l'entreprise ou pas ?

Autre question : la méthode est-elle exportable en France et quand on connait la méticulosité et le respect des usages au Japon ?

Un début de réponse : l'ouvrage de référence traduit en français sera disponible dans les "bacs" à partir du 26 février. ! et fait suite au danois et à l'allemand. Le sera-t-il bientôt en italien ou espagnol, cultures qui ont comme les français une sacrée réputation pour le rangement ? Mais n'ayons pas de partis pris ni de discriminations et attendons la publication des précieux conseils !

Ouvrage reçu cette semaine avec le bandeau en rouge vif (probablement Feng Shui pour respecter les règles de couleurs) qui expose "la vie commence après avoir fait du tri"... le travail aussi probablement !

Vues, les 4 recommandations suivantes :

  1. "Séance spéciale" : dans l'entreprise, l'opération périodique ou exceptionnelle du cleaning day est donc à garder voire à systématiser
  2. Une catégorie à la fois : pour être efficace, trier une catégorie en commençant par la plus aisée à traiter (documentation, périodiques, documents et dossiers sériels, ...)
  3. La "règle d'or" recommandée :  jeter TOUS les documents ! (mais la note du traducteur :" Attention, la législation française prévoit un délai minimum de conservation..." Je doute qu'au Japon ce soit aussi permissif vu la contribution de la délégation japonaise depuis 1996 à la normalisation du records management ! 
  4. Si le système de tri et classement est trop élaboré (sous catégories), c'est inefficace !  d'où la méthode "2 catégories" : "à traiter", et  "à conserver" et, ajoute-elle, "cette méthode prend 10 fois moins de place que la méthode conventionnelle" (et pour cause !)
Ce qu'il faut retenir : périodicité des "séances spéciales" + simplicité des catégorisations + 2 positions à traiter-en traitement/traité-terminé. Il est donc nécessaire de disposer d'un système de GED, un moteur de recherche et de gestion du cycle de vie et d'archivage puissants et ergonomiques (raccord avec les principes des espaces et des dégradés de couleurs Feng Shui, ne nuira pas !).