Vitam, mutualisation ou mutualisation, quelle opportunité et quel risque pour le marché et les projets ?

Une version bêta de VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est attendue pour l'été 2016 !
Le directeur de la Disic, Jacques Marzin et le directeur des archives de France, Hervé Lemoine viennent de présenter le projet Vitam, qui a pour objectif de développer une solution logicielle interministérielle pour l’archivage des données. 
Pour les raisons réglementaires de conservation des archives définitives, trois ministères sont partie prenante du sujet : le ministère de la Culture et de la communication, la Défense et les Affaires étrangères. Le projet s'invite dans un marché déjà existant : solutions propriétaires comme Mnesys de Naoned, Spark Archives de Klee Group, ou solutions open source comme As@lae d'Addulact project, ou encore des solutions développées dans le cadre des organisations comme la BNF avec Spar, la DgFip avec Atlas ou encore La Caisse des dépôts et consignations/Inpi avec Archidata.  

Un acteur de plus ? Une solution en plus ou complémentaire ? Des sources utilisables en open source ? Un périmètre inter-ministériel ? Un périmètre étendu aux collectivités ? Un périmètre fonctionnel adapté tant aux archives définitives qu'aux archives intermédiaires voire courantes ? Une solution pouvant être conforme à la norme NF Z 42-013 et pouvant d'inscrire dans une certification NF 461 au regard d'un archivage à vocation probatoire ?

Beaucoup de questions qui demandent à être commentées et précisées dans les prochains mois mais dès maintenant une première réponse (et essentielle) est que Vitam pourrait être davantage une "bibliothèque de sources" à disposition des organisations qui doivent intégrer un SAE sur leur propres plateformes, qu'une plateforme mutualisée de stockage et de conservation pérenne.

Le tempo exposé par la Disic selon le programme de marche, nous projette aujourd'hui à mi-2016 avec la livraison des premiers modules. C'est proche mais aussi lointain pour les organisations qui en sont à l'étape de choix de solution et pour lesquelles la question Vitam ou autre alternative que Vitam est un vraie question  !

Chaque organisation qui poursuit la mise en oeuvre d'une telle plateforme SAE doit de toute manière d'abord consolider ses besoins, concevoir sa politique d'archivage dans le cadre plus général de sa gouvernance de l'information avant de choisir la solution adaptée qu'elle devra alors mettre en oeuvre. Pour celles qui ont déjà fait le trajet jusqu'au choix de solution, c'est plus compliqué !

Se reporter à l'article d'Archimag !

Parce que la vie commence seulement (véritablement) une fois que l'on a fait du tri ! ou la méthode de Marie Kondo

Marie Kondo, consultante et
 gourou  en rangement et
 bonheur de vivre

Voici les commentaires cités sur le site de Marie Kondo « Je suis ravie de vous informer que, depuis l’opération de nettoyage entreprise dans mon appartement, mon chiffre d’affaires a explosé.»

« Mon mari et moi nous entendons bien mieux. »
« Je n’en reviens pas de constater à quel point j’ai changé rien qu’en ayant jeté des choses. »
« J’ai enfin réussi à perdre trois kilos. »

Pas moins en tout cas !

La méthode de rangement et de tri "KonMari" fait un tabac dans l'Empire du Soleil levant ! On se rappelle la méthode Kanban qui avait pour origine les méthodes de gestion des flux chez Toyota à partir des années 50 !

Aujourd'hui c'est Mme Marie Kondo, consultante japonaise en rangement,  auteur de la méthode KonMari, une approche révolutionnaire [?] du rangement qui transforme[rait?] littéralement la vie de ses lecteurs . Au Japon, elle se déclare être la gourou du tri et du rangement, chez soi comme au bureau !
"Mon taux de fidélisation est de zéro" affirme-t-elle ! appliquée, la méthode est efficace..et donc sans récidive.. sauf peut-être un peu d'addiction.. mais sans gravité.

Alors Konmari, méthode adaptée au classement, à l'archivage, aux cleaning day ou autres actions de dépollution ou de lutte contre l'infobésité dans l'entreprise ou pas ?

Autre question : la méthode est-elle exportable en France et quand on connait la méticulosité et le respect des usages au Japon ?

Un début de réponse : l'ouvrage de référence traduit en français sera disponible dans les "bacs" à partir du 26 février. ! et fait suite au danois et à l'allemand. Le sera-t-il bientôt en italien ou espagnol, cultures qui ont comme les français une sacrée réputation pour le rangement ? Mais n'ayons pas de partis pris ni de discriminations et attendons la publication des précieux conseils !

Ouvrage reçu cette semaine avec le bandeau en rouge vif (probablement Feng Shui pour respecter les règles de couleurs) qui expose "la vie commence après avoir fait du tri"... le travail aussi probablement !

Vues, les 4 recommandations suivantes :

1. "Séance spéciale" : dans l'entreprise, l'opération périodique ou exceptionnelle du cleaning day est donc à garder voire à systématiser
2. Une catégorie à la fois : pour être efficace, trier une catégorie en commençant par la plus aisée à traiter (documentation, périodiques, documents et dossiers sériels, ...)
3. La "règle d'or" recommandée :  jeter TOUS les documents ! (mais la note du traducteur :" Attention, la législation française prévoit un délai minimum de conservation..." Je doute qu'au Japon ce soit aussi permissif vu la contribution de la délégation japonaise depuis 1996 à la normalisation du records management ! 
4. Si le système de tri et classement est trop élaboré (sous catégories), c'est inefficace !  d'où la méthode "2 catégories" : "à traiter", et  "à conserver" et, ajoute-elle, "cette méthode prend 10 fois moins de place que la méthode conventionnelle" (et pour cause !)

Ce qu'il faut retenir : périodicité des "séances spéciales" + simplicité des catégorisations + 2 positions à traiter-en traitement/traité-terminé. Il est donc nécessaire de disposer d'un système de GED, un moteur de recherche et de gestion du cycle de vie et d'archivage puissants et ergonomiques (raccord avec les principes des espaces et des dégradés de couleurs Feng Shui, ne nuira pas !).

Nouveau Livre Blanc signé Afnor nomalisation sur les données massives / big data

Le Comité d'orientation stratégique (COS) information et communication d'Afnor, organe de gouvernance de la normalisation du domaine de l'information (les TC46 et  CN46 bien connus de mes chers lecteurs !) a commandité un rapport sur l'état de l'art et les recommandations pour la normalisation du sujet (pas facile !) Big Data ou données massives ou encore nommé Megadonnées !

La définition extraite de la documentation de l'IUT-T précise que les Big Datas se caractérisent par :

1. [bien évidemment] les volumes pour lesquels on parle de Tera voire de Peta octets,
2. la rapidité à laquelle sont produites les données (génération, transmission, stockage, effacement quand applicable)
3. la variété des données qui sont structurées comme non structurées (texte, données de capteurs, images, son, vidéo, données issues des réseaux sociaux, bases de données, etc.)
4. et enfin la véracité, dernier point mais non des moindre, puisque des décisions sont prises sur la confiance accordée à ces données.

Deux remarques sont exposées :

1. d'une part la nécessité d'une gouvernance pour favoriser le suivi et réponse aux simples questions comme "qui est producteur de la donnée ? qui en qualifie la qualité ? quel est le circuit de validation en place ? d'où la recommandation de la nomination d'un chief data officer (CDO)
2. d'autre part l'intérêt de disposer rapidement de cadres normatifs pour 2 principaux sujets : A/ standardiser le processus de pseudonymisation (réversibilité comprise), B/ normaliser les nouveaux langages d'exploitation et de requête comme les langages NoSQL (alternatives aux standards SQL 

Lecture recommandée dans tous les cas ! de ce remarquable document qui complète les points de réflexion et d'action qui parsème aujourd'hui encore insuffisamment la route de l'exploitation efficace des données massives !

Faire et défaire...et refaire.. peut-être !

C'est l'histoire [vraie] de ce Groupe bancaire qui, très tôt (en 2000 tout de même !), a la vision de la mise en oeuvre son système d'archivage électronique NF Z 42-013 encadré par un processus de records management.
Son objectif  : supprimer les dossiers clients et une grande partie des dossiers crédits dans leur "enveloppe charnelle" : le papier. 
Un juke-box de DON, une chaîne de numérisation et un applicatif RM et SAE plus loin, et le ROI est atteint.. et tout cela va durer une bonne dizaine d'années.
A partir de 2010, une toute nouvelle plateforme est mise en oeuvre pour entrer de plein pied dans le monde digital. On mutualise, on déploie, on met en ordre de marche et on reprend l'existant.... Ici, l'ECM est nativement de mise : ubiquité, recherche rapide, etc... bref tout ! sauf un archivage à vocation probatoire. Complexe à mettre en oeuvre, il simplement été laissé sur le bord de la route !

Résultat : notre Groupe bancaire réarchive ses dossiers papier, les reclassent et réoccupe de nouvelles surfaces.
Autre question : quid des dossiers papier supprimés qui ne possèdent plus leur pendant numérique conservé dans un cadre probatoire ?

Faire et défaire, c'est toujours travailler !

Coppola, le vin et les f....

A signaler cette interview  de Francis  Ford Coppola parue dans le "sortir " de Télérama de cette semaine :

• mon étonnement quand il explique que "grâce à la loi américaine sur le copyright, et ce, pendant 20 ans soit entre 1893 et 1912, qui a rendu obligatoire d'établir une copie sur papier de toutes les images d'un film", il a pu restaurer fidèlement un certain nombre de films anciens... Reviendrions nous un jour à une copie sur film des versions d'exploitation numérique ?!
• mon amusement lorsqu'il expose qu'il conserve (au sens archivistique du terme) les copies de ses films dans dans les mêmes entrepôts climatisés que ses bouteilles de bons vins !

Une adresse pour les 4 prochains jours : la troisième édition du festival "toute la mémoire du monde"

Soyez l'entreprise triple zéro !

Et de citer l'ambassadeur phare du salon professionnel Documation  interviewé dans le cadre des séquences vidéos mises en ligne : Maître Alain Bensoussan. Il confirme que le droit autorise et fournit aux organisations publiques comme privées la capacité d'être TRIPLE ZÉRO :

• Zéro papier entrant (formulaires, messageries, données, portails, numérisation et gestion électronique de courriers, ...),
• Zéro papier  circulant (workflows, annotations, commentaires, gestion électronique de documents collaborative comme MS Share Point Portal (MOSS), ...)
• Zéro papier sortant (télétransmissions, envoi d'originaux électronique, lettres recommandées électronique, ...)

Alain repointe 3 clefs essentielles pour que le triple zéro fonctionne : 1/ gestion du cycle de vie, 2/ gestion de la propriété, 3/ mise en place de l'architecture multi-usages associée à un stockage de référence.

Ajoutons, compte tenu des usages courants associés à la viscosité du changements d'habitudes et pour une période encore non déterminée, un peu de flux physique en entrée (numérisation, capture) comme en sortie (impression et mise sous pli), et le tour sera joué !

Pour devenir champion du triple zéro : rendez vous très vite à Documation !

Patriot Act "à la Française" ?

A la suite de la journée de la marche historique de dimanche 11 janvier, les médias évoquent ce lundi matin un nécessaire Patriot Act ! Nécessaire ou pas ? périmètre large et profond ou non ? d'une durée courte ou reconduite en permanence ? sont des questions politiques !

La question de l'accès permanent et avec peu de contrôle démocratique aux données et document en est une autre. Quel rôle spécifique serait dévolu à la CNIL dans ce cas là ?

L'exigence (pour le service public) ou la préférence (pour le privé) actuelle de disposer d'un Cloud souverain lorsqu'on externalise la gestion et l'archivage de ses données et document produits et reçus pourrait être à cette occasion revisitée.

Gardons vigilance sur ce point nonobstant l'horreur des événements qui se sont produits la semaine dernière !

Nous sommes tous Charlie même au fond de la piscine

Même sur le fonds du bassin de la plus ancienne piscine de Paris (Louis Blanc 10ème), l'équipe des maîtres nageurs a composé un "je suis Charlie" avec des bracelets lestés à 6 heures ce matin... on ne distingue pas très bien le texte sur la photo, mais il est bien là et quand on enchaîne les longueurs, c'est parfaitement lisible!

Après les archives de Tombouctou, c'est aux textes, images et dessins libres et laïcs que la barbarie s'en prend !

Votre magazine Archimag est diffusé de manière très large dans la francophonie qui assemble cultures et religions différentes et tolérantes. Les équipes de Groupe Serda travaillent en toute amitié et respect avec leurs homologues à l'international depuis maintenant 30 ans.
Respect, amitié, compréhension, fraternité et solidarité ont toujours été fortement partagés. C'est la seule voie de la démocratie, de la liberté et de la paix !
Ce qui vient de se passer est inacceptable !

Nous sommes tous Charlie et solidaires !

Enfin ISO 30302, Système de gestion des documents d'activité — Lignes directrices de mise en oeuvre, en enquête publique

Saluons le remarquable travail de la Commission de normalisation 11 consacrée à la gestion des documents d'activité (records management) et que préside Sylvie Dessolin-Baumann (représentante de l'AAF et Afpa), qui permet à une pièce maîtresse de la série des ISO 3030X de voir le jour.
Dans le contexte des normes de management de système de records management, la ISO 30302 fait suite à l'ISO 30301 qui répertorie les exigences et à l'ISO 30300 qui détaille les principes et terminologie.
L'ISO 30302 est un texte riche et complet, ce qui tranche de certaines normes issues de négociations parfois "appauvrissantes".
C'est un référentiel formidablement outillé qui liste des documentations à élaborer, voire même des pré-sommaires des documentations. C'est donc un texte très opérationnel pour qui souhaite mettre en oeuvre le RM au sein de son organisation.

La persévérance de la CN 11 débouche aujourd'hui sur l'enquête publique gérée par l'Afnor  qui fait suite au travail de traduction toujours complexe et ardu.

L'enquête publique, comme son nom l'indique, est ouverte à tout représentant d'organisations concernée par le records management.
Date butoir : 15 janvier prochain... ou comment contribuer à la normalisation internationale au coin du feu un soir de noël... voire un soir de nouvel an !

Pour contribuer, cliquez

Profitez ces prochains jours des fêtes familiales et chaleureuses de cette fin d'année !

Atos, Bull et Xerox, des rapprochements en série !

Il y a quelques mois, Atos achète Bull. On apprend cette semaine que l'activité service informatique (Xerox ITO) est cédée par Xerox. Logique de croissance externe, évidemment ! Côté Bull, la logique industrielle semble davantage tournée vers l'offre d'infrastructure et de de stockage.
Côté Xerox, c'est officiellement l'activité d'externalisation et l'enjeu du marché américain qui prévalent. Compte tenu des solutions et des savoirs faire documentaires (flux d'impression, éditique, GED, etc.) développés par Xerox, je suis d'avis qu'Atos pourrait aussi penser renforcer son offre ECM.

Stratégie ou opportunité. Attendons la suite !

A lire l'article des Echos

et bien entendu aussi celui d'Archimag !

Economiser les frais de réglement et fluidifier les flux financiers entre opérateurs : vers la facture normalisée en Europe

L'agence pour l'informatique financière de l' Etat (AIFE) communique aujourd'hui massivement vers les entreprises qui fournissent l'administration publique. Le portail Chorus a été développé (voir https://chorus-factures.budget.gouv.fr/login/auth); les dépôts de factures s'effectuent électroniquement selon 3 modes : la saisie manuelle, la transmission de fichiers PDF et par EDI (échanges de données), modalité à choisir selon le volume du flux annuel. 

Conséquence : gains de transmission, de gestion et de traitement.. auxquels on ajoute la transparence du traitement au fur et à mesure des tâches exécutées pour le paiement (validations, mandatement, et suivi du délai de paiement, ...). Ce dispositif est appelé à soulager les chaines actuelles de traitement papier (il en existent encore !) et de numérisation (scénnarisation, OCR, LAD/RAD; vidéocodages) mais pas encore à les remplacer. En revanche, cela aura un impact important sur les "usines de traitement de facture" qui sont déjà en place (notamment au niveau des équipes et des processus) et en particulier sur les budgets correspondant aux services offerts par les sociétés de services (externalisation).

En complément, l'instance de normalisation européenne (CEN) vient de lancer en septembre dernier le comité de projet 434 qui a pour objectif de normaliser la facture dans le périmètre européen ! Vaste sujet mais atteignable compte tenu qu'il est inscrit dans le "ebusiness" qui, comme chacun sait, normalise plus vite que d'autres secteurs ! (CEN has launched on 9 September 2014 a new Project Committee (CEN/PC 434). The latter is in charge of developping standards in support of European Electronic Invoicing.) 

Comme la facture "tire" logiquement les justificatifs correspondants.. lesquels reposent sur l'activité de chaque service, chaque direction... il est parfaitement logique que la facture puisse être la "locomotive" qui accélère le processus de dématérialisation des flux dans les organisations... donc, et par conséquence, mise en place d'une gouvernance de l'information, des processus de records management comme ceux d'un SAE ! 

Apprendre à mieux gérer le cycle de vie documentaire en 2015 : have fun with Massive Open Online Courses (MOOC) !

Entre  "les grandes tendances et évolutions de la criminalité" et "les concepts et méthodes en épidémiologie", la plateforme FUN (plateforme de MOOC en français « Cours en ligne ouverts à tous », lancée par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche en octobre 2013  mise à disposition des établissements de l’enseignement supérieur français et de leurs partenaires académiques dans le monde entier, se lance dans la diffusion du savoir faire de la gestion ds l'information. Deux MOOC donc pour l'horizon 2015 sur deux sujets complémentaires : "la gestion des documents numérique : maîtriser les risques" orienté proprement sur la gestion du cycle de vie et, donc, le records management produit dans le cadre du CNAM et animé par  Michel Cottin, professeur associé, et "bien archiver : la réponse au désordre numérique" orienté vers l'archivage produit par l'association CR2PA et porté et diffusé par Paris X Nanterre avec Marie-Anne Chabin, chargée du cours au département Infocom. Deux initiatives à saluer car complémentaires, enrichissantes et d'une grande utilité pour tout manager pressé du métier ou plus (séquences récurrentes de 5 à 10 minutes dont TED nous a prouvé l'efficacité !) : 

Pour s'incrire : https://www.france-universite-numerique-mooc.fr/about

Toute la mémoire du monde sur une clef usb ou l'histoire de Lucy

Lucy, film de Luc Besson avec Scarlett Johansson et Morgan Freeman ? Battage de tous les diables ! producteur, réalisateur, scénariste reconnu, acteurs emblématiques... et pouf ! la "cata" ! Augmenter la capacité à se servir de son cerveau (de Lucy) revient  (je suis un peu réducteur.. mais je ne suis pas si éloigné que ça !) à 1/ lire les interlocuteurs en toute transparence .. ce qui permet à l'héroïne de conseiller à sa colocataire d'arrêter de boire, fumer et se droguer... ce qui est d'une grande prophétie reconnaissons le !, et 2/ de collecter toutes les données de l'histoire du monde depuis le commencement (rien moins que depuis la création de la terre)... ce qui est un vaste projet... Lucy a donc 24 heures pour concaténer ces données, construire le super ordinateur capable de traiter ces big data... et surtout, à la fin, remettre au professeur la fameuse cléf usb qui contient "The" connaissance ! Bref, tout ça pour ça ! Manifestement le cloud n'est pas au programme. On reste sur la clef usb et sur sa faim ! Piètre conclusion associée avec une ambition pour le moins insuffisante. Film d'été ? non pas vraiment ! Il y a plein d'autres choses à faire pour passer d'excellentes vacances !

Vient d'être publié : ISO TR 18128, le rapport technique pour l'identification des risques et l'évaluation pour les systèmes de records management

Le 3 mars 2014 a été publié sur le site Iso le référentiel pour la mesure des risques en matière de records management. Le lien est ici (cliquer). Ce référentiel ISO est actuellement publié en anglais et est immédiatement applicable en matière d'état de l'art.
Son intitulé : Information and documentation — Risk identification and assessment for records systems.
Les processus concernés sont : la conception du système de gestion des documents d'activités, création des données et la mise en oeuvre du processus,  les métadonnées (à signaler comme cette troisième position dans l'ordre des chapitres est importante), l'utilisation du système incluant l'accès aux données, le maintien dans le temps du système (qui inclut la capacité de conserver sur le long terme des données intègres), et enfin l'application du sort final dont on sait l'important notamment pour les données personnelles et leur purge/anonymisation.
Chaque risque doit être évalué sur une échelle de 4 niveaux tant pour les probabilités d’occurrences que pour les profondeurs d'impact.
Des exemples de cartographie de risques et de fiche particulière par risque sont présentés en fin de rapport technique.

Autant dire que ce rapport est essentiel pour tout records manager ou consultant interne ou externe, et vient naturellement compléter la riche collection des normes ISO 30.30X.

Son application est à mettre en parallèle de l'autre rapport technique qui décline les méthodes d'analyse des activités (business processes) à mettre en conformité avec les exigences du records management. Il s'agit bien entendu du rapport ISO/TR 26122.

Pour en savoir dès maintenant plus, ISO a mis en ligne un extrait en guise d'amuse bouche !

Les buzzy ratios de l'Arseg

Arseg info publie, dans sa livraison des mois de janvier-février, le coût d'un mètre carré d'environnement de travail dans un espace bureau. Réponse : 924 euros par an.
Soit un poste de travail = environ 20.000 euros par an ! et surtout, si mon calcul est juste : plus de 21 mètres carrés en moyenne.
Et le saut est significatif : entre 2011 et 2012 : plus 8,2%, ce qui est énorme au regard de l'activité économique "en berne". Le risque souligné pour les années à venir est celui du renchérissement de l'électricité. A noter que les moyens informatique et bureautique au sens large représentent 11 % et qu'enfin, les voyages/déplacement, bien que représentant encore 14%, sont en baisse de 11%. Les habitudes de communication se développent via les réseaux sociaux, conférences téléphoniques, conférences en visio.

Nous n'avons pas encore fini de voir les surfaces de bureau encore se réduire, la dématérialisation avancer fortement et les archives s'archiver !


Origine : arseg info, panel de 2,1 millions de mètres carrés pour 99216 postes de travail 

Archivage dans le cloud : jusqu'où ?

Premier événement de 2014  pour la profession : l'Association française des archivistes a organisé de main de maître la journée consacrée à un sujet difficile : Quelle gouvernance de l’Information avec le Cloud Computing ?
Richesse des contenus et des débats ont été au rendez vous et, puisque sujet sur le Cloud et sur la gouvernance il y a, quelques idées :

• Gérer  et traiter nos données en mode cloud, oui, c'est le sens de l'histoire.. à la condition de rester vigilant sur la territorialité notamment pour traiter le sujet des données personnelles.
• Associer cloud et records management comme outil de la gouvernance des données en cloud aussi
• Réfléchir sur archivage électronique vs archivage électronique en mode cloud. C'est ici, s'arrêter et écouter Frédéric Bregier; DSI au ministère de la culture et de la communication qui explique avec une clarté exemplaire les différences entre les niveaux de service en cloud : IaaS comme infrastructure, PaaS comme Plateforme et enfin SaaS comme Service. Trois niveaux de services qui vont de la simple mise à disposition d'une architecture technique à la mise à disposition de l'utilisateur final du service final. En ce qui concerne la gestion d'un système d'archivage électronique à vocation probatoire, il faut identifier si les services ou la plateforme ou l'infrastructure sont  suffisamment isolés pour permettre une conformité suffisante à une norme comme celle de la NFZ 42-013. Pour l'offre IaaS, c'est possible, je pense, en traitant la question en cloud "privé", pour les PaaS et SaaS, ce serait déjà plus compliqué, que cela ne m'étonnerait pas. 

Le référentiel général de gestion des archives vient d'être publié

Nous l'attendions, il est arrivé avant Noël, merci pour ce cadeau d'une très grande qualité.
Il concerne naturellement les archives publiques et la gestion de l'ensemble des documents produits et reçus par une organisation elle aussi publique (comme le stipule la réglementation).
Mais ce référentiel sera très utile à toutes les organisations et aussi aux organisations privées ou aux ong.

A noter : les recommandations d'utiliser les normes de records management (ou gestion des documents d'activité) et même en particulier le référentiel ISO de la série des 3030X en tant que normes de management de système sont à saluer particulièrement.
Le référentiel recommande dans sa page 47 d'appliquer la grille d'évaluation de l'annexe C de la norme ISO 30301. Il s'agit là de la grille d'autoévaluation du dispositif de records management. Elle porte tant sur les documents physiques qu'électroniques et, ce, sur l'ensemble de leur cycle de vie. Avec cet avis précis, j'imagine que la certification ISO 3030X déjà existante en Espagne pourrait être bientôt déployée en France ?
En page 50, l'explication particulièrement claire de la relation entre un système de records management et un système d'archivage électronique (SAE) indique "qu'un SAE est indispensable dès lors que les données à conserver doivent l'être pendant 10 ans ou plus". Cette indication utile peut toutefois être discutée car cela dépend à mon avis de la criticité et de la qualité des documents à intégrer dans le SAE quelque soit sa durée de conservation. Certes, une durée de conservation de plus de 10 ans implique la nécessité d'une pérennisation technologiquement évoluée. C'est ce qui semble être indiqué.
A noter encore un tableau plus que très utile de la page 57 à 59 pour identifier les interlocuteurs référents pour les archives publiques.
Bravo pour cette brillante synthèse et guide.

Pour y accéder ici

La veille au cœur de la stratégie de communication et de l'innovation

Après des revers de communication sur la marque et les produits, Nestlé met en place, au cœur du siège en Suisse, une "data room" qui concentre en temps réel l'ensemble de la veille sur les réseaux sociaux. D'une simple surveillance de la e-réputation, cette data room devient rapidement un outil stratégique pour l'innovation, la créativité et le développement.
Ils sont une douzaine de "digital accelerators" comme est nommée l'équipe qui traite l'ensemble de ces données mondiales. Voici un nouveau métier !
Le reportage signé Reuters est impressionnant : je vous invite à le visionner. 

L'avenir des métadonnées

Le contenu ou la métadonnée ? lequel fait sens ?  A une première évidence, le contenu  ! une conversation, le texte d'un courriel, les schémas et mots utilisés dans un document, ... mais de fait, lequel est le plus efficient pour une veille efficace et peu gourmande en moyens ? bien entendu, la métadonnée. L'article de la page 2 du Monde du 30 novembre dernier consacré à l'activité des services français pour la surveillance des réseaux de communication est explicite : les big datas qui transitent par les câbles sous marins soit 99% des communications dans le monde (internet, messagerie, téléphones, données applicatives, etc.), font l'objet de surveillance ... dans le cadre d'interception des grandes quantités de communications. 

Les pratiques, plutôt que de s'acharner à décrypter les contenus, s'appliquent à traiter principalement les métadonnées comme la date, les acteurs, les lieux, les durées, etc. qui suffisent en général pour tirer des enseignements sur les habitudes et mouvements des interlocuteurs ou internautes.

En tirant les enseignements : la gestion des métadonnées reste encore aujourd'hui essentielle pour maîtriser les big datas à moindre coût et avec un résultat probant. Demain, les analyses sémantiques de contenus tant textuel, que vocal qu'encore image, parviendront-t-ils à augmenter l'efficacité du traitement des métadonnées à un coût réduit ? C'est fort probable ! Ceci dit, la normalisation et l'interopérabilité des métadonnées est encore à l'ordre du jour et dans les priorités de nombreux travaux internationaux. La fin pour les métadonnées n'est largement pas encore annoncée. Au contraire !

A-t-on besoin de métadonnées spécifiques pour le records management ?

Le 4^ème Livre Blanc de juin 2013 de la CN11 Afnor  livre des clés pour gérer les données dans le cadre des big data et du cloud storage.

Pourquoi les documents gérés dans le cadre des systèmes de records management nécessitent des métadonnées spécifiques ?

C’est le sujet traité dans le quatrième livre blanc intitulé :ISO 30300 - 30301 : métadonnées pour les documents d’activité. Principesdirecteurs, vue conceptuelle et modalités. 

Ce livre blanc est publié par Afnor et produit par la Commission de normalisation française Afnor (CN11) consacrée à la gestion des documents d’activités (ou records management).

« Il s’agit d’un domaine particulièrement sensible puisque les « données sur les données » permettent d’identifier, de retrouver et d’échanger de l’information entre les systèmes. De plus, certaines métadonnées peuvent contribuer à donner une valeur de preuve. De fait et avec l’arrivée du Big Data et de l’activité économique autour du Cloud Computing, la gestion et préalablement la définition des métadonnées ont de fait un caractère stratégique. »

Le ton est donné : aucun oubli sur ce sujet n’est possible dès qu’on doit mettre en place un système de gestion documentaire : gestion du courrier, gestion électronique de document, archivage (avec ou sans vocation probatoire), les métadonnées doivent être adaptées et respecter les principes exposés dans les normes ISO 23081 (1 à 3).

Pour répondre aux besoins de purge, de transparence, de suivi, d’archivage, de transmission, et d’interopérabilité entre systèmes, chaque document doit être tracé, et donc enrichi et accompagné de ses métadonnées tant pour son identification que pour sa gestion.

C’est d’autant plus critique que l’application ad’hoc des métadonnées s’inscrit dans la mise en œuvre des normes ISO 30301 qui sont désormais certifiables.

Le Livre Blanc est aussi un référentiel international

La CN11, sous l’impulsion de Michel Cottin, Record manager chez Orange et président, et des associations professionnelles,  a inclus dans ce 4^ème Livre Blanc des collaborations internationales qui permettent immédiatement à ce Livre Blanc de dépasser le cadre strict de l’hexagone : des retours d’expériences et des contributions sont luxembourgeoises, canadiennes, commission européenne, autant que françaises. Bien entendu, la traduction en anglais est aussi disponible dans le même document.

Perspectives techniques

Un zoom est fait sur la différence entre un référentiel comme Dublin Core et les besoins des métadonnées de records management, et sur la nécessité de produire et ensuite gérer des numéros d’identification uniques (à l’instar de numéros comme ISBN  ou de numéros comme NOR ou ECLI).

Un lien pertinent est aussi signalé entre les besoins de métadonnées spécifiques à la gestion des documents d’activité est la réponse aux exigences produits par les référentiels comme les normes relatives à la sécurité des informations (série des normes ISO 27000) et celles qui en découlent et qui concernent plus particulièrement le cloud computing (ISO 27017, 018, etc.).

Perspectives normatives

A noter pour les experts que ce Livre Blanc s’inscrit aussi dans le contexte de la révision de la norme ISO 15489 et qu’il propose des pistes pour une possible et future révision de la série des normes ISO 23081.

Merci à toute l'équipe de la CN11.

Encore le big data by Facebook

Actuellement, Facebook doit gérer chaque jour 500 téraoctets de données en plus. En 4 ans, les capacités de stockage ont été multipliées par un coefficient 4000.
Si le stockage pose un problème à l'entreprise, il est aujourd'hui globalement maîtrisé.
En revanche, l'enjeu est bien le traitement de ces données, et porte bien sur fluidité et rapidité. C'est là le prochain enjeu des ingénieurs de Facebook : permettre de traiter des serveurs et entrepôts de données  avec une grande rapidité et de manière quasi - immédiate (les j'aime, les tag, etc.). Pour cela, Facebook développe aujourd'hui à partir de solutions open source comme Hadoop, Corona et Prism.
A noter que la question des purges et de la maîtrise des flux de données n'est pas à l'ordre du jour : il s'agit ici de développer [toujours] plus de capacités de stockage et de traitement.
C'est en tout cas un benchmark pertinent pour tous les réseaux sociaux d'entreprise.

Article référent : LMI

Stockage doublé sur la plateforme Amazon en une année

Amazon annonce avoir doublé en un an le nombre d'objets stockés sur sa plateforme : ce sont maintenant 2000 milliards d'objets !
En un an, 1000 milliards de plus... alors même qu'il a fallu 6 années pour atteindre le premier 1000 milliards.
Combien d'entreprises et d'administrations sont atteintes du syndrome "Amazon" ? et combien ont mis en place une politique de gestion documentaire et un archivage électronique généralisé ?
L'urgence est ici signalée : il faut maintenant gouverner efficacement ses données.

Tendance : chaîne complète de dématérialisation des processus en cloud

Fujitsu, bien connu pour son offre en matière de capture (gamme de scanner)  vient de débourser 16 millions d'euros pour acheter une société au chiffre d'affaire de 1 million d'euros qui propose des services de workflow en cloud. Ce positionnement sur la chaîne de la valeur de l'amont vers l'aval est démonstratif de la tendance actuelle du marché : offrir un service complet comprenant aussi une offre en mobilité et qui permet à une ou plusieurs entreprises de partager un ou plusieurs workflow incluant les ressources documentaires.
A noter l'offre déjà affichée : l'archivage sécurisé, élément indispensable pour un processus dématérialisé.

Pour en savoir plus :
la société runMYjobs
l'offre d'archivage

Première certification ISO 30301 dans le monde (probablement)

Tout le monde en parle, l'espère, mais existe-t-elle vraiment  ?
Notre excellente collègue Carlota Bustelo, très engagée dans le cadre du comité technique TC46 et plus particulièrement du sous comité 11 consacré à la normalisation de la gestion des documents d'activité (records management) vient de signaler que l'université ESAGED (Escuela Superior de Archivística y Documentación) installée à Barcelone vient d'obtenir la certification ISO 30301 pour (peut être) la première fois dans le monde. Cette certification a été délivrée par la société International Global Certification, S.A. A noter de Ramon Alberch, directeur de l'école a été à l'initiative de cette démarche.

Il faut saluer cette initiative et ce résultat qui encourage toutes les organisations soucieuses de valoriser et optimiser leur organisation documentaire, à renforcer et accélérer leur démarche de mise en place des processus de gestion des documents d'activité et de leur archivage.

Pour consulter l'article de Carlota, cliquer ici!

La bibliothèque passe du savoir au savoir-faire et même au savoir comment animer

Vu dans Courrier international de cette semaine (page 50, extrait du wall street journal) : les nouveaux usages des supports numériques nuisent au visitorat des bibliothèques américaines: davantage d'électronique à la maison = moins d'heure à la bibliothèque. Les réponses foudroyantes et parfaitement pragmatiques sont apportées par certaines bibliothèques américaines. Et jusqu'où iront-elles ?

Exemple emblématique : la bibliothèque d'Overland Park (kansas) organise des démonstrations de débitage de porc effectuées par un boucher de la ville. Le journaliste relate que cette séquence a remporté un franc succès : deux bonnes heures de commentaires, questions et réponses suivies avec beaucoup assiduité (l'enthousiasme de la foule a été à son comble quand le sujet du bacon a été traité !)
Dans d'autres bibliothèques, des cours de dance "branchée" sont organisés. Des démonstrations de techniques de pêche à la mouche sont mises en scène. Les alternatives au prêts d'ouvrages sont maintenant des télescopes, des instruments de musique, des outils, etc.
Résultat suite à ces diversifications :  +29%  d'augmentation de participation aux activités organisées par les bibliothèques.
D'un lieu de gisement de la connaissance, la bibliothèque tend à devenir un lieu de la transmission collective des savoir faire.

Et le LIVRE dans tout cela ? !

Certification du SAE, enfin !

Il y avait jusque là un dispositif de certification appliqué par Afnor Service dans le cadre du référentiel NF Z 40-350 destiné aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents dans leur composante physiques.
Il y a désormais la certification NF 461 datée du 17 décembre 2012 qui est délivrée par Afnor Certification pour les systèmes de management de système d'archivage électronique.
C'est le chaînon qui manquait à l'édifice : je salue l'Afnor et les porteurs du projets qu'ont été le SIAF et les associations professionnelles Aproged et Fntc pour ce travail.
Espérons que la suite logique de la série des normes ISO 30300  puissent donner lieu aussi à un dispositif de certification analogue. Nous disposerions ainsi de la couverture complète pour la maîtrise des flux et conservation documentaire  : gestion du cycle de vie des documents (GDA) + gestion de l'archivage électronique (SAE).
Ce serait bon pour la gouvernance documentaire !

Le lien avec la page afnor

Unforgettable....pour démarrer 2013 ... dès le 2 janvier

Je dois avouer une faible appétence pour les séries américaines mais du saumon complété par des truffes et pendant les fêtes, alors ça oui ! Une rapide consultation d'Internet me dit que manger du poisson serait une simple et fausse idée reçue pour soutenir sa mémoire. Tournons-nous donc vers cette série !
Carrie Wells, ancienne policière qui souffre d'hypermnésie rejoint l'équipe de la criminelle et met à son service son "don et sa malchance" (dixit).
Voilà une manière de démarrer 2013 de manière décontractée !


Dès ce mercredi soir sur TF1, diffusion de la série Unforgettable.
Et pour regarder Carrie Wells illustrer son symptôme : consulter les premières minutes de la série.

A l'heure de la surabondance d'informations dans les organisations, certains passage de cette série pourront-ils nous éclairer ? 

Et pour aller plus loin : l'article éclairant de Wikipédia

Big Data et nouveaux métiers

Dans sa nouvelle étude, Gartner prévoit en 2013 un marché 34 milliards de dollars pour les investissements et le fonctionnement de la gestion des Big Data. 
C'est de loin une énorme augmentation qui correspond à une mobilisation dans les prochaines années de nouveaux outils, de nouvelles compétences et aussi de nouvelles architectures et modèles de gestion et de conservation.
De la mise en place de la gouvernance de ces colossales ensembles de données à leur contrôle, des nouvelles compétences et métiers doivent répondre maintenant à ces  besoins émergents. Ils sont fonctionnels, juridiques, organisationnels et technologiques.
 Les big data électroniques nécessitent collecte, classement, versement, exploitation, conservation, valorisation ; autant de fonctions que nos professions connaissent pertinemment bien et pour lesquelles elles ont déjà fait leurs preuves (quand bien même ces premières étaient formées sur un support papier).
Autant la production et le stockage de données en grande qualité sont aujourd'hui assurés, autant la maîtrise des flux, de l'analyse, de la gestion du cycle de vie et la réexploitation est encore très faibles.

Le constat est que les compétences et les talents sont encore trop rares sur ce sujet.

Il y a là une réelle opportunité pour nos professions documentaires de se positionner sur le sujet des Big Data !


Pour en savoir plus : lire le communiqué de Gartner

Moins d'impressions, une petite goutte d'encre pour notre planète ?

Le résultat d'une des dernières études IDC : le nombre de pages imprimées dans le monde. Il a diminué en 2011, de 1%, passant de 3,12 milliards en 2010 à 3,09 milliards en 2011. 

Une statistique globale, dans les régions émergentes (Amérique latine et Asie Pacifique, hors Japon), l'impression progresse de 7,5%. 

Ce qu'il faut retenir est que dans les pays matures, ce chiffre est en baisse, de 5%, ce qui est considérable. 

Voici les arguments d'IDC : « La combinaison entre une économie faible et des tendances industrielles majeures telles que le managed print services, le green IT et l'automatisation des flux de documents ont eu un effet modérateur sur la croissance des volumes de page dans les économies développées ». 

Je suis d'accord avec eux pour dire que cette tendance n'est pas seulement assise sur la faible croissance des économies mais sur une tendance de fond. Du reste les archiveurs observent eux aussi une baisse tendancielle (certes encore faible) des productions d'archives papier chez leurs clients.

réf : http://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lmi/lire-impression-baisse-du-nombre-de-pages-imprimees-dans-le-monde-50933.html

Après les actifs financiers toxiques voici les actifs documentaires toxiques !

Arnaud Montebourg et Fleur Pellerin rappellent FACEBOOK à ses responsabilités en matière de protection des données personnelles. Isabelle Falque-Pierrotin, Présidente de la CNIL argumente : "La protection des données personnelles est un atout pour l'Europe et va devenir un avantage compétitif". La maîtrise des données personnelles est devenu un enjeu pour les entreprises en France comme un véritable casse tête pour chaque DSI : comment tracer et comment purger les données personnelles alors même que les fonds documentaires présentent maintenant des volumétries considérables (big data, etc.) et plus en plus ingérables tout en regorgeant de documents dits « toxiques » c’est à dire contenant des données non légales.

C’est à cette question que s’attellent aujourd’hui l’ensemble des acteurs de la chaîne de traitement documentaire : de la capture (auto-apprentissage encore plus performant des formulaires et lecteur automatique des données chez Abby, Itesoft, A2IA ou Readsoft), workflows des données pour les traitements et le classement, performance de la recherche sémantique avec des moteurs comme Antidot, jusqu'à l’archivage électronique et souvent son coffre fort associé.

Là, la chaine d’archivage des données est aussi en pleine (r)évolution : la norme française d’archivage électronique vient d’être transposée au niveau international en ISO 14641 et les prochaines certifications garantiront la maîtrise des données de bout en bout et bien entendu les purges appropriées, fonctionnalité tant attendue.

Les vélocipédiques et les RSE

Le 27 juillet 1926, le Dr J. Ruffier est sur le chemin pour rejoindre sa famille qui l'attend au bord de la Méditerranée. Il est parti le 17 juillet de Paris en bicyclette (un fixie avec 2 plateaux extérieurs et 2 plateaux intérieurs ce qui donne 44/18 et 40/22 qu'il changent à la main en s'arrêtant quand il a besoin de grimper ou de descendre !).
Il constate que seules les indications fiables sur l'état des routes proviennent des cyclistes croisés. Information d'autant plus critique que l'état des routes à cette époque change en permanence et que les pneumatiques ne sont pas aussi résistants qu'aujourd'hui.
C'est donc bien à ceux qui viennent de parcourir la route qu'on peut se fier.
Alors notre Docteur recommande immédiatement la mise en place d'un" réseau social" adapté à l'époque (,-)). Comment ? un simple tableau affiché à chaque étape ou chaque garage, permettra à chaque utilisateur  "de fournir aisément les renseignements nécessaires pour être informé de l'état de la route, en les inscrivant sur tableau affiché à la porte". (voir page 70).
Qui osera dire que le vélo ne développe pas la réflexion et "ne met pas en branle l'activité cérébrale" (comme il le dit)? !

Dr J. Ruffier, Voyage à bicyclette de Paris à la Méditerranée du 17 au 29 juillet 1926 102 pp, 2007, Ed. Artisans voyageurs

Papier d'Erik Orsenna : entre fragilité et désir de recueillement

Lu cette semaine "sur la route du papier" le troisème précis de mondialisation d'Erik Orsenna. Après "Voyages au pays du coton"que j'avais vivement apprécié, voici le nouveau sujet : le papier, cet excellent support pour créer et diffuser le savoir et préserver le savoir ,-). Sur ce vaste sujet, un étonnement de ma part et une réflexion. A/l'étonnement en page 45 : quelle raison renforce le choix du calife arabe Al-Mansour de développer la fabrication et l'utilisation du papier ? un important facteur réside dans sa fragilité. Autant un parchemin semble pouvoir être gratté et modifié aisément (bref, un support parfait pour un faussaire), autant le papier, infiniment plus fragile car plus fin et à base de fibres, rend ces modifications plus difficiles à cacher. Le choix du papier par le calife aurait été de "pouvoir faire confiance aux documents qu'il envoie ou qu'il transmet". Au coeur : le critère de sécurité des écrits et de fidélitè des dires dans le temps. Raisonnons que le format/support électronique s'inscrit dans la même ligne : un document électronique est [encore] plus fragile que le papier et il est besoin de traçer l'ensemble de sa vie (cycle de vie) qui doit permettre la démonstration de l'engagement. La nature même du support électronique et de son traitement/conservation induit donc mécaniquement un renforcement de la sécurité de la preuve par rapport à celle attachée à un document papier.
B/ la réflexion maintenant pour nourrir le dialogue : papier/électronique. J'aime beaucoup page 299 (chapitre consacré aux ebook) : "Quand au papier, je lui fais aussi confiance. Il y a en chacun de nous un désir de lenteur, de silence, de recueillement. Ce désir là, je crois que seul le papier peut y répondre."

Orsenna Erik - Sur la route du papier -Petit précis de mondialisation III p.312 Stock 2012

Faut-il mettre un records manager dans chaque réseau social d’entreprise ?

Cette première question pour contribuer à répondre : les contenus ajoutés,  enrichis, commentés, procèdent-ils des activités des organisations ?

Que ce soit la gestion de projet (espaces collaboratifs, partage de documents, messages sur les murs, messages qui remplacent en partie la messagerie individuelle, plan de classement partagé, etc.), ou la gestion des ressources humaines (réseaux d’experts, identification des compétences, école du savoir, etc.), ou encore l’animation de la recherche et de l’innovation (partage collaboratif dans le cadre de wiki, forum, commentaires de données documentaires comme des archives ou des données techniques de référence, etc.) ; l’ensemble de tous ces contenus multiformes sont le produit des activités. Preuve en est quand un patron bien connu d’une entreprise de conseil-SSII déclare que les messageries seront immanquablement remplacées à court terme par des solutions de RSE.  

Les RSE sont donc des nouvelles solutions de gestion de données et de documents. Les contenus et documents ont naturellement leur place dans la politique documentaire de l’entreprise, et à ce titre, sont parfaitement éligibles pour être conformes avec la norme de management de système documentaire  ISO 30300 et son pendant la norme technique ISO 15489.

Oui, les RSE doivent intégrer le records management dans leur architecture et leurs fonctionnement. Les contenus produits dans le cadre RSE doivent en conséquence être inclus dans les politiques et cartographies documentaires des entreprise qui les ont mis en oeuvre.

Du nouveau sur la mémoire à long terme

L'interview d'Eric Kandel, de l'Institut du Cerveau et de la Moelle épinière  (ICM) dans Le Monde du samedi 14 janvier apporte de nouvelles réponses sur le fonctionnement de la mémoire à long terme.
Au départ, est nécessaire soit une répétition de l'information à mémoriser, soit une information à très forte intensité (et Eric Kandel de citer "votre premier amour !"). Cette information a un impact sur des synapses qui se forment ou des synapses existantes qui se renforcent. Pour fixer cette information en tant que mémoire à long terme, un des gènes produit une protéine qui va stabiliser la synapse concernée.
La recherche rendue trop complexe par le nombre considérable de neurones chez l'homme (100 milliards, ouf, j'étais inquiet !) comme chez le chat, Eric Kandel a préféré avec succès concentrer ses recherche sur l'aplysie, cette limace de mer géante (voir photo) qui abrite 20.000 neurones plus aisément manipulables et mesurables. Au lieu de gammes répétées au piano, ou de la conjugaison des verbes irréguliers en anglais, chez limace a reçu des chocs répétés sur la queue : triste destinée mais fort utile pour faire avancer la connaissance de la mémoire à long terme.

Pour en savoir plus sur les neurones et synapses

SEEMA (Europe du Sud dont la France, Europe de l’Est, Moyen-Orient et Afrique) de Google.

Petit film sans prétention mais passionnant avec cette plongée dans l'univers Google à deux pas du 24 rue de Milan de Serda : design des bureaux, salles de réunions, bibliothèques virtuelles, témoignages/présentations par des google men et des google women, bref, des vraies personnes, passionnées et captivantes.
A regarder en time code 4 minutes 30 secondes environ, l'armoire virtuelle de livres numérisés, chaque livre peut être téléchargé après la lecture du QR... de vraies idées pour nos bibliothèques (à noter que Philippe Colombet, responsable de Google Livres,  cite l'ouvrage de Nostradamus provenant du fonds de la bibliothèque de Lyon et numérisé par google -Archimag avait abondamment couvert le sujet à l'époque-). Bon voyage (les bureaux de Google sont situés dans l'ancien siège des chemins de fer d'orleans, d'où l'image et d'où le clin d'oeil du réseau physique/réseau virtuel ,-))

SerdaLab.com : la plateforme de veille dédiée entièrement aux marchés du management de l'information

C'est nouveau, c'est beau, c'est intelligent, et c'est en plus vraiment très utile!
Serdalab vient de lancer sa nouvelle offre de plateforme de veille dédiée entièrement aux marchés du management de l'information : fils de veille et newsletter thématiques, chiffres clés, études de marché, conseils d'experts... toute la veille sur le management de l'information en un seul site!
Attention :  la totalité des contenus de serdalab.com (à l'exception des études de marché serdaLAB) sera en libre accès tout le mois de décembre 2011 sur simple inscription.

Pour en bénéficier, copiez le lien suivant sur votre barre de navigation et bonne visite !  http://www.serdalab.com/demande-de-compte-gratuit/

La mémoire numérique des SDF

La fondation Abbé Pierre innove magistralement : "copiez vos documents et mettez-les à l'abri dans un coffre-fort personnel et confidentiel". Les SDF de Marseille peuvent désormais mettre en sûreté leur documentation administrative personnelle depuis cette semaine.

Une tablette reliée à un scanner permet à une personne SDF de numériser ses papiers pour les déposer ensuite sur le site http://www.base-fap.com/ ou la bagagerie électronique sécurisée ou encore de les enregistrer sur une clef USB à emporter avec soi. 

La fondation Abbé Pierre a co-financé ce projet doté d'un budget de 75.000 euros avec le conseil régional Provence-Alpes-Côte d'Azur (Paca). Cette borne est la première du genre et sera déployée, d'abord dans d'autre sites à Marseille, pour être ensuite implanté à Lyon, puis dans l'autres lieux en France. Si il y a un objet à ne pas perdre, ce sont bien les papiers justificatifs d'identité ou de droits à faire valoir, voire une documentation médicale essentielle pour le suivi de sa propre santé.

Avec leur mobilité subie, les SDF égarent des liasses de documentation trop souvent quand ces dernières ne sont pas dégradées ou détruites. Cette solution met à disposition de ces personne fragilisées les atouts de la sécurité numérique, et les bénéfices du records management. 

Question technique avec le clin d'oeil de l'expert : la base fap, bénéficie-t-elle d'une architecture SAE en conformité avec la norme NF Z42-013 ?

Hourra, les nouvelles normes de management des document ISO 30300 viennent d'être votées

Presque aussi importante que la finale de rugby à Eden Park : le vote à l'unanimité des deux normes fondatrices des systèmes de management des documents d'activité (soit le records management) : j'entends la normes ISO 30300 Principes et vocabulaire et la norme ISO 30301 Exigences.
22 P-Members (membres participants) ont approuvé ces deux normes, aucun a voté contre. Les quelques pays qui se sont abstenus correspondent à des pays qui ne participent pas activement à ce processus de normalisation et qui n'ont pas d'avis particulier. Rappelons que cette série de norme permettra rapidement de certifier les systèmes de gestion documentaire papier ou/et électronique qui en aura besoin..
Bravo aux deux équipes NZ et FR et BRAVO à l'équipe internationale du TC46/ SC11 Gestion des documents d'activités / records management. Les étapes suivantes : la révision de la norme 15489 et le développement de la suite de la série ISO 30300 ainsi que les autres normes associées.

Yann Moulier Boutang et le capitalisme cognitif

Yann est un économiste et essayiste spécialisé dans l'économie des NTIC et la société de l'information. Ses prises de positions et engagements politiques en faveur de l'autogestion, de l'extrême gauche ou actuellement de l'écologie en font un penseur de notre actualité numérique atypique et pour cela indispensable.
Citons par exemple son article  http://1libertaire.free.fr/MoulierBoutang02.html paru en 2003 sur le site libertaire http://1libertaire.free.fr/index.html
Écoutons avec attention ses interventions en conférence plus récemment et publiées sur les sites de vidéo comme celui-ci : interview sur le sujet du capital cognitif à cette adresse http://vimeo.com/13513791

Tendances de l'archivage électronique

L'étude Archivage électronique et records management : acteurs, besoins et tendances publié par Serda Lab vient de paraître. Philippe Ballet, avocat au Cabinet Alain Bensoussan a contribué à cette étude complète :enjeux, exigences juridiques, normatives, certifications, etc. Le sujet des archives électroniques publiques sont aussi développées.
Outre les méthodes de mises en oeuvre, l'étude du marché des solutions, les attentes des utilisateurs et des décideurs (DG, DSI, directions métiers), SerdaLab capitalise aussi sur son étude de 2008 et mesure les évolutions durant cette période, ce qui permet de se projeter dans la période suivante de 2011-2014. A périmètre égale, le nombre d'organisations ayant mis en place (ou en cours de mise en place) un système d'archivage, a augmenté de 30%. C'est important et significatif de ce qu'on rencontre sur le marché. Le records management et l'archivage progressent bien et devrait perdurer dans les années à venir! A contrario, les budgets sont plus serrés. Le marché devient plus concurrentiel et se clarifie au niveau des offres de solution. Cela devrait rendre le marché plus actif encore. L'étude détaille les tailles de projets et les budgets précisément et, plus que jamais, la clé de la décision tourne autour des calculs économiques et financiers notamment de retour sur investissement. Dans ce domaine, il faut en effet appliquer des méthodologies très spécifiques comme l'analyse de risque au regard des exigences métier. A ce prix, cette étude SerdaLab constitue un investissement largement rentable pour étudier son projet, Benchmarker, choisir sa solution de SAE !