Capital immatériel et qualité des données (ISO8000)

A titre de rappel, le rapport du Cigref expose dans son avant-propos que '"l’économie post-industrielle dans laquelle nous nous trouvons est marquée par une création de valeur passant par la valorisation d’actifs immatériels tels que les actifs de connaissance".
Dans son nouvel appel à experts, l'Afnor, avec les travaux de normalisation en cours sur la série ISO 8000 consacrée à la qualité des données, fait le lien fortement et clairement : "il s'agit de disposer d'un capital de données de qualité [qui] devient une nécessité primordiale" dans les entreprises et les administrations. Ces données concernent tant les informations administratives (réglementation et législation), commerciales (données client orientées satisfaction), opérationnelles (productivité et valuer ajoutée) que financières (conformité aux référentiels sectoriels).
 A noter que seulement 16% des entreprises ont mis en place un programme de qualité des données.
Ces travaux s'effectuent dans le cadre du comité ISO/TC184 intitulé "systèmes d'automatisation et intégration"
 et couvrent les champs des données de production, de mesure, d'échange en ajoutant le concept de "master data" qui correspondent aux données essentielles pour la pérenité de l'organisation concernée.
Les enjeux de qualité des données en lien avec la gestion des connaissances et plus généralement la gestion des informations et des documents des processus sont appliqués comme le montre les participations actives des Japon, la France, la Grande-Bretagne, les Etats Unis, la Corée pour les secteurs automobiles, aéronautique, défense, solutions de management et de e-commerce.
Ces travaux sont évidemment à rapprocher des travaux effectués actuellement dans le cadre du TC46 SC11 sur la gestion des informations et documents dans les entreprises ou records management d'autant plus que la nouvelle série des normes ISO3030X incluent la certification des système de gestion des informations incluant les données.
Bref, la qualité de la donnée est source de la qualité des informations et des documents, qui sont eux mêmes les sources des connaissances de réflexion et opérationnelles, le tout constituant le support d'un capital immatériel des organisations : donc quatre fois pertinent de s'y impliquer ! 

Pour tout expert intéressé, le contact référent à l'Afnor est Catherine Protic.

Fleurs fraîches et oeuvre d'art numérique David Hockney

Vu à la fondation Pierre Bergé Yves Saint Laurent aujourd'hui, les dessins sur iPhone et iPad réalisés par David Hockney. Le credo de David : "Made for the screen, Totally on the screen, It's not an illusion".

"Lorsque j'ai commencé à dessiner sur iPhone, j'ai tout de suite compris que c'était un nouveau médium mais qu'il constituait aussi une matière complètement inédite de diffuser des images.... L'iPhone était à côté de mon lit. Il contenant tout ce qui qu'il faut... Je n'aurais pas dessiné l'aurore avec seulement un crayon et une feuille de papier. C'est la luminosité de l'écran qui m'y a incité." L'Ipad disposant d'un écran plus grand, David a naturellement utilisé aussi ce support.

Cinq points de fascination : 

- la fascination du doigt (le pousse, l'index) qui choisit sur la palette la couleur et la texture et qui dessine sur l'écran : la rencontre de l'analogique et du numérique générateur de beauté !

- la fascination de la scénographie de l'exposition qui dans une salle juxtapose des dizaines de iPhone et d'iPad qui, chacun, affichent une oeuvre d'art

- la fascination de certains dessins qui sont exposés sous forme d'animations : le rêve de voir sous ses yeux se construire d'oeuvre d'art par touches et retouches. Question : l'oeuvre d'art est-elle le dessin "fini" ou bien l'animation ? Personnellement, l'animation atteint une force esthétique à laquelle j'ai été particulièrement sensible.

- la fascination de l’ambiguïté de la propriété et de l'oeuvre originale. Un dessin conçu en numérique, pour le numérique, pour la diffusion en numérique.... où est l'original, existe-t-il ? David écrit "Etaient-ce des reproductions ? Ce fut l'une des premières questions qui s'est posée. J'y répondu par la négative : les dessins étaient exactement identiques à ceux qui étaient sur mon téléphone, en théorie du moins, puisque je n'avais envoyé à mes amis rien d'autre qu'un fichier numérique." Dans cette suite, cette exposition semble être la première à avoir été envoyée grâce à l'email : que voyons nous dans la salle d'exposition ? les oeuvres originales ou non ? 

Au terme du 30 janvier prochain (date de la fin de l'exposition), le commissaire devra-t-il renvoyer à l'artiste son fichier "original" en email ? comme le questionne, en blaguant, David !

D'ailleurs, dans la librairie, une affichette de la couverture de ce qui ressemblerait à un catalogue d'exposition a attiré mon attention. A la question sur sa consultation éventuelle, voire son acquisition, réponse a été que l'existence même du catalogue était en discussion avec l'artiste qui n'en voyait pas l'utilité, et en tout cas pas la logique !

Exposition David Hockney Fleurs Fraîches Fondation Pierre Bergé Yves Saint Laurent jusqu'au 30 janvier, 5 av. Marceau 75016 Paris 

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La ruche et la pollinisation

"Si les ruches sont une base pour les abeilles, la pollinisation crée infiniment plus de richesses autour de leur sein. Source de l'abondance et de la vie sur Terre, la ruche ne revendique pourtant pas ce qu'elle engendre" écrit  Thanh Nghiem dans son dernier ouvrage (1).
Aux sombres inquiétudes de la fin des énergies et autres ressources, du vieillissement de nos populations, etc.,  la réponse pour les bonnes solutions : les NBIC et la pollinisation des cerveaux. D'abord les NBIC soient les Nanosciences, la Biotechnologie, l'Informatique et les Sciences cognitives. L'enjeu : l'utilisation de l'information pour innover et trouver les solutions.
Déversée par chacun et disponible pour la communauté, cette information est sans cesse rassemblée et agrégée. Elle nécessite ensuite l'intelligence (mise en lien, en perspective, ...) des personnes que l'auteur nomme "passeurs" ou "pollinisateurs" pour permettre la maîtrise de la complexité  et la facilitation des prises de décisions. Au delà de la mémoire et du savoir (p. 153), la clé est de "trier, analyser, partager ou créer l'information" insiste l'auteur. L'outil essentiel du compagnon pollinisateur est l'outil collaboratif et l'information ouverte du web 2.0 qui en est le pendant.
C'est là où l'entreprise ou le gouvernement et son administration retrouve, au delà de faire fructifier (le chiffre d'affaire ou le PIB) la ruche, son pouvoir éthique de pollinisation sociétale et donc de motivation et d'envie de construire la société équilibrée.

(1) page 171, Des abeilles et des hommes bayard, 175 p., septembre 2010

Un mot sur l'auteur : Thanh Nghiem, diplômée de l'école des mines et de l'Insead, a commencé sa carrière comme associée chez McKinsey. Elle est ensuite directrice au sein du groupe Suez Ondeo. En 2002, elle fonde Angenius pour favoriser les modes de vie durables (pour en savoir plus cliquez ici)

Benchmark des principaux SIGB Open source Koha, Open Flora, Pmb

Aujourd’hui, un projet sur 3 porte sur l’implantation d’un système open source. Les SIGB open source sont maintenant retenus dans des projets au périmètre important comme une université ou une grande collectivité comme dans ceux des centres de documentation de toute taille qui intègrent des fonctions bibliothéconomiques.

Les consultants experts en bibliothéconomies et documentation du cabinet ont comparé les 3 principales solutions de SIGB open source actuellement présentes sur le marché français afin de décrire leur périmètre fonctionnel et de les comparer.  

Pour faire court, on peut considérer aujourd’hui que les 3 produits comparés ont atteint une certaine maturité et une certaine homogénéité. On peut aussi citer OpenFlora qui est effectivement récent sur le marché des SIGB open source mais qui, en revanche, ne nécessite pas de développements sur les fonctions métiers car il est l’aboutissement de 5 années de déploiement de Flora Bibliothèque sur des projets multisites et complexes. 

Pour télécharger l'étude comparative cliquez

Enquête Afnor pour les nouvelles normes ISO sur le records management

L'Afnor vient de lancer l'enquête publique sur les deux nouvelles normes issues du SC11, sous-comité responsable de la normalisation international du records management. Il s’agit de deux projets de normes : Principes et vocabulaire pour la première (ISO/DIS 30300) et Exigences pour la deuxième (ISO/DIS 30301). Avant d'accéder et de commenter ces deux projets de normes, je vous recommande de consulter le post que j'avais écrit le 1er juin dernier.

Après, vous trouverez à l'adresse ci-dessous le site de l'Afnor pour l'enquête. Merci de relayer à vos connaissances concernées cette adresse. Tout commentaire est le bienvenu. Et en tant que président de la commission miroir d'ISO, je vous dit merci pour votre contribution.

Pour lire et commenter le premier projet de norme 30300, cliquez ici.
Pour lire et commenter le premier projet de norme 30301, cliquez ici.

A noter que vous pourrez apprécier pour la première fois la traduction du terme de records management en management des informations et des documents. Merci aussi de livrer vos commentaires à ce sujet.

BIENVENUS AU IIème COLLOQUE SERDA-SORBONNE

Je suis heureux de vous annoncer la 2ème édition du Colloque SERDA-SORBONNE qui a pour thématique : "Catégoriser - la limite des ordres, le désordre des limites".

Encore une fois, le Groupe serda à travers son laboratoire d'études et prospectives serdaLAB et en collaboration avec l'Université La Sorbonne Paris IV, s'emploie à développer une thématique omniprésente dans le quotidien des professionnels de la Mémoire et du Savoir et à la transcender grâce à l'intervention d'experts (parfois très inattendus !) du monde économique, universitaire et scientifique.

Ce colloque a lieu durant une demi-journée sous formes de 2 tables-rondes, ponctuées d'interventions originales et décalées.

Cette année les participants au Colloque SERDA-SORBONNE seront invités à fêter les 25 ans du Groupe serda-archimag à l'occasion d'un cocktail qui se tiendra à la suite du Colloque.

Pour se régaler du texte de Jean-Michel besnier

Internet et son marché des mots… ou à quand la nouvelle économie numérique ?

Dans cette traversée du gué entre la rive des supports « briques et mortier » et le monde de la donnée dématérialisée  dont le support devient abstrait, les apports conceptuels de Olivier Bomsel sont utiles voire indispensables pour la gouvernance de nos économies. Le mot remplace en effet désormais l’objet : Olivier Bomsel emploie la phrase de « Internet et son marché des mots… » qui sont désormais produits sous une forme généralisée de code interopérable  (suites de 0,1) et donc transmettables de manière massive et généralisée. Cette nouvelle logique au regard des données qui étaient auparavant transmises sur des supports objets « lourds » donc difficiles et plus lents à transporter et donc aussi plus aisés à suivre et contrôler, entraîne une réalité élusive, infiniment plus complexe et aléatoire à maîtriser.

Dès lors que les opérateurs revendiquent majoritairement la neutralité de leurs « tuyaux » qui transportent les contenus, les milliards d’utilisateurs finaux deviennent responsables des usages, chacun individuellement. Cette immensité est par essence impossible à réguler soit par les sociétés, soit par les opérateurs ou des groupements d’opérateurs (banques, commerçants, états, etc.). Inversement, les promesses diffusées par les émetteurs au travers des offres commerciales (sites de vente) ou des bases de connaissances  (bases d’information ou de presse, …) génèrent, elles aussi, des réticences voire des marques de méfiance.

Dès lors, on assiste à la mise en place d’outils de régulations qui sont aujourd’hui des entités mises en place (des agences régaliennes de contrôle), voire des balbutiements comme la loi Hadopi, les signatures électroniques, les identités numériques, les chaînes de preuve, les coffres forts électroniques, les processus d’ILM ou d’archivage dont on ne sait pas encore bien ce qu’il en sortira définitivement.

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Ces outils de régulations ont un coût qui n’est pas aujourd’hui évalué et difficilement chiffrable au plan de l’économie générale. Ce coût est le coût de la transaction pour l’acte de l’achat/vente et pour la production/livraison/usage du service ou du produit qui permet de synchroniser le besoin individuel avec l’offre (une des définitions de l’économie !) .

Dès lors que les données se désolidarisent du support et que les origines et engagements sont moins clairs dans l’instant et dans la durée, la méfiance qui existait à la marge avec des supports autre que le numérique, devient le frein du moment à lever. Les questions : comment le lever ? à quel montant d’investissement ? et selon quel coût de fonctionnement ? Bref : quel est le prix et quels sont les outils pour « acheter » la confiance permettant de construire l’efficacité des données et d’assurer la pérennité du sens ?

Et l’auteur de citer les autorités de régulation, les tiers de confiance, les outils de suivi et de traçabilité tant au plan de chaque nation qu’au plan mondial. C’est là l’enjeu véritable de la nouvelle économie qui a besoin pour être consolidée définitivement grâce à l’investissement pour la mise en place des (voire du) systèmes de traçage des transactions de l’économie numérique et de sa conservation dans le temps indépendamment des acteurs.  

 Autant de questions  et le tout à l’échelle de la planète : quelle identité numérique ? quelle signature électronique ? quel horodatage ? quel archivage ? quelle durée de conservation ? quelle autorité de contrôle/régulation centralisée ou non ? quelle sphère (public, privé, mixte) ?, …et enfin la dernière question (voire la première) Quel sera l’augmentation du coût de chaque échange (transaction) pour la mise en place et de fonctionnement de tels dispositifs ?

Lecture du dernier Essai d’Olivier Bomsel : Economie immatérielle : industries et marchés d’expérience. Gallimard 2010

Juxtapositions et tendances technologiques (factures, développement durable, minitel, google)

Papier ou numérique : Alain Faujas dans Le Monde de samedi titre "La facture numérique plus "verte" que le papier" ? Selon La Poste et Orange, deux entreprises trés engagées dans la dématérialisation, et notamment dans la production des factures électroniques et la diffusion de messages publicitaires, la tendance est à la réduction de 30% des flux papier pour l'horizon de 2015. En parallèle, un sondage CSA, publié le 30 juin, démontre que 40% des consommateurs sont violemment opposés à la réception des factures sous format numérique. Alain Liberge de Orange compléte que la tendance pour une grande partie des clients particuliers est encore beaucoup d'imprimer eux-mêmes leurs factures reçues en format électronique. Le bénéfice de la réduction en budget carbone pour la planète n'est en conséquence plus au rendez vous : la consommation de la recharge d'encre et du papier en utilisant son imprimante personnelle met en balance défavorable le processus de dématérialisation et les gains attendus. Economie pour les entreprises ? certe ! Avantage pour la planète ? il y a là encore à progresser !
En  parallèle, Google vient de signer un nouveau contrat pour la numérisation de 160.000 ouvrages avec la Koninklijke Bibliotheek (Pays-Bas) et annonce que son chiffre d'affaire ainsi que son bénéfices viennent de BONDIR de 24% sur un an. Le modèle du tout numérique tire encore son épingle du jeu.

Nous sommes au milieu du gué...et la roue tourne (1)

(1) : Selon Best of Micro, 2 millions de français continuent à utiliser les 2000 services minitels et le service sera définitivement fermé en septembre 2011.

Champagne de 1780, bon de livraison, traçabilité et conservation

C'est écrit encore au conditionnel, mais c'est écrit  et ... le verre rempli d'un excellent vin de Champagne est physiquement dans le réfrigérateur de Ella Grüssner Cromwell-Morgan, oenologue. "Un gout fabuleux...et de jolies et fines bulles" s'exclame-t-elle.  Une équipe de plongeurs a remonté une bouteille de champagne capsulée d'une épave qui s'est abimée dans les eaux finlandaises vers 1780. Voilà un cadeau de Louis XVI à la cour de Russie qui n'est jamais arrivé à bon port ! Preuve en serait d'un document retrouvé dans les archives administratives (et maintenant patrimoniales) de la maison Moët et Chandon. Deux conclusions à cet évèvement : le champagne se conserve merveilleusement dans un endroit à basse température stable et dans l'obscurité, et il semble que la durée de conservation d'un bon de livraison devrait être plus longue que les 10 années réglementaires actuellement, surtout en cas de sinistre !

Lire aussi slate.fr

Sharepoint 2010 en conformité avec les exigences du records management?

Après SharePoint 2007, la version 2010 est-elle "full" compatible avec la norme ISO 15489 ? Dans une note postée dernièrement, Elon Aizenstros, directeur de Australia’s RecordPoint  qui développe un progiciel de records management intégrant les outils Microsoft SharePoint (donc un point de vue nécessairement orienté mais particulièrement averti), est catégorique : la gestion des contenus présentent par rapport à la version précédente de l'outil, des avancées notables : identifiant unique d'un document, des informations de type web 2.0 (pages web, wikis, etc.) intégrables en tant que records, plan de classement paramétrable, paramétrage d'un cycle de vie personnalisé pour chaque contenu, ...  Cependant certaines exigences incontournable ne sont pas encore couvertes. Manquent notamment pour être complets la gestion des autres supports comme le papier ou le film,  la gestion des sorts finaux, le calendrier de conservation interactif et global et la gestion intégrée du système de records management.  Encore quelques approfondissements à effectuer et aussi encore des opportunités pour les solutions spécialisées.

Découvrir ici une présentation de Adam Harmetz, ingénieur  responsable du programme SharePoint (document and records management vision and features)

Partage des données publiques et création d'emploi

Le débat sur la réutilisation des données de l'état civil et relayé par Archimag démontre  que la directive 2003/98/CE votée le 17 novembre 2003 concernant la réutilisation des informations du secteur public est toujours (et plus que jamais !) d'actualité. La transposition en droit français de cette directive, qui a modifié la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs (par l’ordonnance n°2005-650 du 06 juin 2005) inclut toutes les données publiques. La réutilisation des données publiques en France est donc un droit. Le sens premier de cette directive, qui est par ailleurs fidèlement suivi dans la plupart des pays européens, est la création de valeur ajoutée par des organisations privées, elles-même générant de l'activité, donc de l'emploi... cela permettant de soulager les économies nationales et indirectement les budgets publics durement atteints par la crise. Il ressort d'une étude de Serda Lab que la France a encore des progrès à faire pour s'intégrer dans cette démarche d'excellence et en même temps, sur ce sujet particulier de l'état civil, la vigilance reste de mise au regard des données personnelles car, comme interroge Archimag : les données de l'état civil sont-elles de même nature que d'autres données publiques?

Faut-il oublier le passé pour se donner un avenir ?

Le sujet de la série littéraire de cette année : un excellent (simple et complexe) sujet sur lequel devrait se pencher tout manager !
Thèse : non car nous capitalisons et tirons les enseignements du passé, éléments indispensables pour avancer efficacement vers un objectif partagé
Antithèse : oui, faisons table rase du passé qui alourdit et qui nous attache des semelles de plomb pour courir... les jeunes pousses, les start up filent plus vite et plus fort que des grandes organisations (c'est particulièrement vrai sur des secteurs des marchés des nouvelles technologies)
Synthèse : le passé et l'avenir sont évidemment indissociables. L'imagination (l'innovation) prend sa source dans les racines du passé, les leçons du passé s'inscrivent aussi dans le PDCA (le plan do check act de la démarche qualité signé par Deming),

AINSI tout est affaire d'équilibre : le juste savoir se traduit par l'accès à un passé utile et opérationnel pour gagner son avenir : c'est là TOUT l'art du knowledge management et de la veille.

A noter :
Le groupe Serda organise avec la Sorbonne, un colloque sur le sujet CATEGORISER : la limite des ordres et le désorde des limite le 23 septembre prochain après-midi (www.archimag.com et www.serda.com). Consultez les vidéos du dernier colloque.
Jérôme Bondu, ami et partenaire, contribue aussi à répondre avec une grande qualité à cette question à l'adresse http://www.inter-ligere.net

Il y a Qualité et Qualité pour manager les guichets du savoir dans les bibliothèques

La synthèse exposée brillament par Raymond Bérard de l'Abes zoome sur une démarche qualité qui doit se faire en continu, qui doit faire simple et surtout pas être perfectionniste et qui devrait inclure systématiquement une certification.
Les interventions lors de cette journée montrent que du chemin reste à effectuer pour aller au delà de la qualité des produits vers management des systèmes qualité, voire vers le management par la qualité.
Les bibliothèques, ces lieux de savoir et de mémoire sont aujourd'hui en maîtrise de la qualité de leurs produits et services : inventaires, fonds, suivi, délais, etc.. Restent les produits numériques qui ont besoin aujourd'hui et encore demain de pouvoir être manipulés et suivis. il s'agit de choisir les formats, migrer les contenus existants (numériser, structurer, contrôler, etc.), préter en respectant la réglementation, gérer les flux et les achats de documentations électroniques, développer les flux vers les terminaux comme les tablettes numériques ou les téléphones ou encore les ebook reader. Autant de questions qui sont encore à développer voire à inventer.

Et autant d'enjeux pour répondre aux évolutions des pratiques et usages des clients  et particulièrement de la clientèle issue de la génération "Y".

Pour répondre aux modifications rapides des usages comme les modalités d'accès aux contenus, l'augmentation de l'amplitude des horaires, les nouveaux usages des salles de lectures, la mise en place d'un management de système qualité est la réponse déterminante et efficace. C'est là que les bibliothèques ont le plus à progresser.
Valérie BRESSOUD-GUERIN, Directrice du réseau des médiathèques du Valais a exposé la démarche qualité intégrée du réseau des 120 moyennes et petites bibliothèques du Canton du Vallais en Suisse.  Les référentiels ISO 9000 et 14000 ont été appliqués au travers d'une certification régionale (BVE) qui a eu autant plus d'impact que puissament intégrés dans la stratégie touristique du Canton. Cette cohérence a débouché sur des liens qui se sont fortement ressérés entre les équipes de bibliothécaires, les élus, et l'administration culturelle du Canton. Voici une démarche exemplaire qui se traduit sur le terrain par des bases de contenus communs, des échanges de "best practices" permettant d'augmenter la qualité du service et de l'accueil, le développement de l'écoute et un "contrat de prestation" entre les équipes et les autorités politiques.



Journée Afnor - Bnf du 7 juin 2010 Services documentaires : quelle qualité pour quels clients ?
Programme :
Pierre-Yves RENARD, Directeur des bibliothèques de l’INSEE : qualité et performance dans les normes documentaires Christine GIRARD, Inspectrice générale des bibliothèques : état des démarches qualité dans les bibliothèques françaises Olivier CHOURROT, Direction générale de l’enseignement supérieur et de la recherche : QUALIBIB, une « boîte à outils » pour la qualité des services documentaires Chantal FAURE, consultante du cabinet Euriware : qualité et management de l’information Claudine GOLKA et Christophe PERALES, université de Versailles-Saint-Quentin : les services documentaires dans la politique qualité d’une université Valérie BRESSOUD-GUERIN, Directrice du réseau des médiathèques du Valais : la certification ISO9001 : pour quoi faire ?
Emmanuelle BERMES, Bibliothèque nationale de France, animation de la session Gildas ILLIEN, Bibliothèque nationale de France: qualité et massification de l’information : le cas du dépôt légal du web Alban CERISIER, éditions Gallimard : qualité et numérisation Olivier ROUCHON, Centre Informatique National de l'Enseignement Supérieur : qualité et archivage pérenne Mathieu STOLL, Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, Couperin : la qualité des acquisitions électroniques Remi MATHIS, Fondation Wikimedia : gestion de la qualité dans un environnement Web collaboratif

Nouvelle norme pour le records management, Moreq en question ?

Deux trés importantes informations la semaine dernière (outre le début de la coupe du monde évidemment !) :
- le lancement de la consultation pour la modification de Moreq 2, le référentiel aux 800 exigences et aux 330 pages avec Moreq 10
- la vote positif par l'instance de normalisation ISO pour le records management (TC46 SC11) du nouveau référentiel commun pour les outils de gestion du records management, à savoir la toute nouvelle norme ISO 16175. 
A l'analyse, la partie 2 qui correspondait globalement à Moreq 2, en plus simplifié, n'a pas été retenue. C'est ce qui me fait dire que nous sommes en droit de nous interroger sur la co-existence de Moreq et de cette nouvelle norme. Outre la partie 1 qui présente les généralités, c'est donc la partie 3 de 78 pages (ouf !) qui a été approuvée : "Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems" pour être présentée en vote FDIS. C'est du reste la partie la plus novatrice ! Cette description fonctionnelle et la présentation du modèle de gestion des records devient de fait la référence internationale pour les applications et systèmes qui seront dorénavant développés et déployés dans les organasations publiques ou privées. Ce serait le soulagement pour les fournisseurs et développeurs de systèmes qui doivent actuellement jongler entre différents référentiels parfois même difficilement compatibles (citons rapidement Edrm, dod, moreq, etc.), si cette norme est définitivement votée.

Les repositionnements et la clarification devront être suivis par tous les professionnels avec beaucoup d'acuité et de vigilance dans les prochains mois !

NB : cette nouvelle norme est issue d'un travail du Conseil International des Archives et a fait l'objet d'une proposition de vote "fast track" auprès d'ISO dans ces derniers mois.

Le buzz sur la normalisation du records management…

Depuis plus d’un an, le projet de normes de la série des ISO 30300 défraie la chronique. Le système de management des records (MSR) en constitue le sujet. Cette série de nouvelles normes va-t-elle remplacer la norme ISO 15489 qui a été éditée en 2001 en anglais et en français en 2002 ou va-t-elle la compléter ?

Avant même le vote, il convenait que le sous comité 11 du comité technique 46 clarifie la situation : c’est chose faite à l’occasion de la dernière réunion qui s’est tenue en République de Corée.

Les deux premières normes seront bientôt soumises à vote. Il s’agit de Principes et vocabulaire pour la première (ISO/DIS 30300) et Exigences pour la deuxième (ISO/DIS 30301).

Comment s’articule dans la pratique cette série des ISO/DIS 30300, l’ISO 15489 et les séries des ISO 9000, 14000, etc. ?

La nouveauté est que cette nouvelle série se rattache aux séries des normes de  management au même titre que les normes ISO 9000 (management de la qualité), 14000 (management environnemental), 27000 (sécurité de l’information), ou 22000 (sécurité alimentaire). Elle s’adresse en premier lieu aux décideurs et responsables du management comme ceux de la qualité.

la première concerne l’organisation et la seconde l’objet même du records management : le record et les processus associés. Cette dernière concerne naturellement davantage des praticiens du records management.

Les records : des preuves juridiques ou des preuves d’activités, ou les deux ?

Cette nouvelle série élargit aussi le périmètre du records management en précisant que les records sont constitués par des informations qui vont au delà des simples documents probants opposables en justice pour devenir des informations probantes, c’est à dire non modifiables et complètes,  qui ont été créées dans le cours du déroulement normal de l’activité d’une organisation. Cela intègre évidemment aussi les preuves opposables en justice.

Vais-je pouvoir faire certifier mon système de records management dans mon entreprise ?

Grâce au nouveau statut de la série des ISO/DIS 3030X, une organisation pourra être effectivement certifiée. Autant une organisation ne peut être certifiée dans le cadre de la référence de la norme ISO 15489, autant pourra-t-elle l’être dans le cadre de ces nouvelles normes, pour autant que des organismes nationaux puissent proposer des services de certification dans ce domaine.

Crimes et châtiments jusqu'au 27 juin au Musée d'Orsay

Une trés impressionnante exposition qui fait froid dans le dos... avec une salle spécifique qui est consacrée à Alphonse Bertillon. Non pas l'inventeur (avec le "h") des célèbres glaces parisiennes (!), mais  le criminologue français qui inventa l'anthropométrie judiciaire, appelée « système Bertillon ».
Le XIXème sièclee est assurément le siècle de la catégorisation. Après Linné et son rival Buffon (1), Bertillon et dans un tout autre contexte et objectifs, les Otlet et Dewey qui viendront ensuite, à cheval entre les deux siècles, dresseront des classifications élaborées. Ici, c'est un matériel spécialisé qui est mis à disposition des établissements pénitenciers et et de l'identité judiciaire. Nous en avons constaté les errements idéologiques et risques politiques issus, mais ayons aussi en tête que ce matériel a servi aussi au développement des systèmes informatique dans le but d'établir des portraits robots. S'informer sur l'exposition.


(1) lire cet excellent ouvrage  écrit par Thierry Hoquet

Les preuves présentent-elles les garanties d'intégrité et d'exhaustivité ?

Entrefilet dans le Journal du Dimanche qui a l'exclusivité d'une interview du 2 mai dernier : à la question "comment espérez vous convaincre les magistrats..?", J. Kerviel indique que ses supérieurs savaient ce qu'il faisait, indiquant qu'implicitement les traces et "records" existent pour le démontrer. Plus important encore, il indique que les preuves à charges ont été extraites par la Société Générale "sans aucune garantie d'intégrité et d'exhaustivité". Ici, le dispositif d'archivage dans le respect de l'état de l'art (1) est indispensable. on songe aussi à la pertinence d'une extraction à partir d'un coffre fort électronique géré par un prestataire offrant toute garantie. En tout état de cause, le livre de J. Kerviel est en librairie. J'ai hâte d'en faire la lecture attentive au regard de l'usage des preuves électroniques.

(1) normes Iso 15489 sur le records management, NFZ 42-013 sur la sécurité des documents, Moreq, etc. 

Ma chère banque de cellules souches

Voilà qui crée la polémique : à 150 kms de T'ien Tsin (Chine), un laboratoire adossé à un hôpital conserve 170.000 échantillons de cordons, de placentas et de sang de cordons ombilicaux. C'est le plus grand archivage de cellules soucles dans le monde qui ont la même qualité que celles de la moelle osseuse et qui permettent de régénérer sans rejet nombre de cellules atteintes lors de pathologies. Evidemment (malheureusement) le modèle économique de cet archivage est d'une trés grande rentabilité et la société privée a déja été créée pour exploiter cette ressource ! De la mémoire et du savoir vivant: davantage que l'information encore, l'éthique doit être plus que jamais prégnante.

Se reporter à l'article paru dans sciences et avenir de mai 2010

Mémoire au travail

"Dans l'ascenseur, j'apprends deux vers de Richard II" écris Denis Podalydes dans Libération de samedi dernier (page xix)... et ajoute-t-il "Merde. Arrivé au neuvième, je laisse tomber. Apprendre, oublier, y revenir, oublier encore,rabâcher, ressasser. Ingratitude de la méoire au travail." Essayez chaque soir, comme je l'ai tenté en famille, d'apprendre pa coeur un quatrain ou quelques vers de poésie pour la réciter les lendemain matin et les jours suivants. Cette mémoire court terme doit être en permanence travaillée, et elle d'autant plus aisée à préserver qu'elle est mobilisée avec des êtres chers ! Ha, activer son hippocampe !(1)

(1) Voir l'article sur les circuits de la mémorisation étudiés par une équipe britannique paru dans Sciences et avenir mai 2010 page 36.

L'information métier : c'est le pied !

La médecine asiatique part d'un principe : la bonne santé a pour fondement l'harmonie et l'équilibre des flux et de l'energie. On connait l'efficacité des médecins chinois ou coréens des différents points d'acupuncture pour aboutir au soin réussi d'une nuque endolorie ou d'un mal de tête !
C'est comme cela que mon ami coréen expert et records manager(1) a commencé son exposé ! 
En effet, le parallèle était là, aveuglant de clarté et d'évidences. En tant que conseiller en records management et spécialiste de la gestion de l'information dans les entreprises, il a toute son utilité dans les organisations coréennes pour lesquelles il travaille. Il s'agit de rétablir les flux et de permettre de retrouver l'harmonie, donc de rectifier les désordre d'une mauvaise gouvernance des données.
Pour guérir un problème de management, une insatisfaction client, un souci de commercialisation, sa devise est "appliquer les techniques et méthodologies de records management, c'est comme effectuer le massage des pieds du patient". Ainsi, améliorer la gestion l'information permet de rétablir et d'équilibrer les flux d'information pour que le manager puisse mieux manager la performance de son organisation : en Corée, c'est comme cela en tout cas !
Kamsa Hamnida (merci en coréen) mon ami expert.

(1) à l'occasion de la réunion ISO TC46 consacrée aux sciences de l'information à laquelle j'étais présent en tant qu'expert.

Green IT, système d'information éco-responsable... et dématérialisation

Afnor Normalisation a publié le livre blanc intitulé "Usage et conception éco-responsable des systèmes d'information" dont la publication a été présidée par Philippe Courqueux, Groupe Cora et Administrateur du Cigref.
Dans la mouvance du GREEN IT, la dématérialisation , le e-papier, les médias en ligne et le e-commerce permettent des gains potentiels de plus de 25 millions de tonnes de CO2 par an en France.
Une des premières parties du rapport, intitulée "être plus performant pour limiter l'empreinte environnementale des TIC" abonde et développe le thème des moyens de stockage et d'archivage de l'information. Reprenons ces courtes citations pour saluer cette vision encore trop peu répandue et à partager plus largement : "le cycle de vie des documents est une données essentielle de l'archivage de l'information. On conçoit aisément que la nécessité de préserver des documents à long ou à très long terme (40 ans) demande au plan de l'éco-responsabilité d'engager un travail de fonds pour définir la meilleure stratégie possible." Les exemples cités sont la facture électronique, le bulletin de paie dématérialisé, etc. Et le livre de citer les normes d'archivage électronique et de records management et d'insister sur le caractère amont des processus de documentation à mettre en place.
Le rapport conclut en rappelant utilement, qu'en deçà des gains environnementaux, c'est bien à une réduction économique d'abord, que ces dispositifs aboutissent !

Pour télécharger le livre blanc.

Goldman Sachs.... et ses courriels

Le titrage de la plupart des journaux de la semaine dernière est démonstratif . Un exemple "Crise : des courriels qui accusent Goldman Sachs". La preuve qui sera présentée au juge et sur laquelle s'appuie la presse pour traiter le sujet est constitué d'email.

"Samedi, la sous-commission a publié des échanges de messages électroniques impliquant certains des plus hauts dirigeants de Goldman Sachs et montrant que cette banque avait pu empocher des dizaines de millions de dollars de gains grâce à la baisse du marché des crédits immobiliers à risque, ce dont la banque se défend."

Les emails dans une entreprise ou une administration ne peuvent plus désormais se passer de la mise en place d'une politique de records management et de sécurité à cet endroit.

La cueillette de l'information au pays du "Matin calme" (Corée)

Je ne résiste pas à citer ce texte extrait du roman l'empire des lumières de Kim Young-Ha, un des chefs de file de la nouvelle littérature sud-coréenne (1) au moment où, à Séoul, le héros, Kiyeong, agent secret dormant (et nouvellement "réveillé") du régime de la Corée du nord commente, très poétiquement, la collecte d'information et son interprétation. Je m'efface donc (p82, ed Picquier): "...la majorité des renseignements obtenus...font déjà partie du domaine public. Autant faire une banale revue de presse ; question qualité, ça reviendrait au même. L'information nous envahit comme les vols d'oiseaux migrateurs qui obscurcissent le ciel au début de l'hiver, ou comme une inondation en période de mousson, charriant des boeufs qui se débattent, des portes d'armoire inscrustées de nacre, des truies Berkshire pleines, des tourbillons de boue, des branches de pins impavides, ..... Sélectionner parmi ce fatras les données significatives, les interpréter et les commenter, voici la véritable mission des hommes tels que Kiyeong. Dans la mesure où ils doivent lire en permanence -et entre les lignes de surcroit- puis rédiger des rapports, ils s'apparentent à d'authentiques chercheurs ou à des documentalistes....[il est en effet nécessaire] d'être doté d'une capacité à différencier, dans l'avalanche de mots, ce qui est essentiel de ce qui est accessoire."
Voici définiss, entre infobésité et sens, la source, la méthode et le résultat attendu !


(1) Féru de nouvelles technologies, Kim Young-Ha, s'est d'abord amusé à publier ses écrits sur Internet, une habitude très répandue en Corée du Sud.

Les financements de la numérisation et les risques de dérives

Ce rapport, dont le principe avait été envisagé dans le rapport « Livre 2010 » de Mme Sophie Barluet (été 2007) et validé dans le cadre du Plan gouvernemental « France numérique 2012 », a été confié par le Ministre de la culture et de la communication à M. Bruno Racine le 25 septembre 2008 avec un triple objectif : dresser un premier état des lieux des collections, services et usages numériques en bibliothèque, mettre en évidence l’action fédératrice que certains grands acteurs seraient susceptibles de jouer pour accompagner la modernisation numérique des différents réseaux de bibliothèques, quelle que soit la tutelle, et identifier les partenariats public-privé possibles en la matière. Il en résulte 11 recommandations pour le développement du numérique listés ici par Françoise Dailland.

Pour le volet financier, le rapport de Bruno Racine met bien évidence la faiblesse structurelle des financements dédiés à la numérisation en France (page 14) et dans le cadre plus général d'une misère si la comparaison internationale est effectuée au regard des budgets d'achat des ressources électroniques (page 25 : sur 5 grands pays européens, la France arrive bon dernier avec 89 millions d'euros quand l'Allemagne en rassemble 319 !).

Des actions existantes et leur évaluation financière sont citées (81 centimes la page numérisée pour une partie du programme Gallica consacré à la presse quotidienne), 32 millions dont est dotée la Bnf sur le sujet, des programmes de financement de certaines grandes bibliothèque comme celle de Troye ou de Strabourg...De même l'initiative de la bibliothèque de Lyon au regard du marché passé avec Google est notée comme "l'affimation d'une position politique "... entraînant ..."la visibilité de celle-ci". Je reste néanmoins sur ma faim car ne disposant pas d'une analyse financière précise et factuelle (voire complète) qui nous manque aujourd'hui pour assoir des décisions politiques (le rapport constate qu'il est nécessaire de réaliser des études, de constituer un catalogue pour permettre une action concrête et coordonnée et enfin de faire progresser les compétences des professionnels qui sont encore trop peu au fait des pratiques numériques pour aider suffisamment les lecteurs davantages "fluents" qu'eux-mêmes).

Les solutions pour le financement posent inplicitement le postulat que les fonds publics seront rarement voire pas du tout au rendez-vous de la numérisation (les crise et rgpp sont prégnantes aujourd'hui et dans les prochaines années).
Alors que faire ? Une conclusion est de développer des services en vue d'une mutualisation (la Bnf se positionnant comme tiers archiveur ou centre de formation dont les services pourraient être facturés) et l'autre est de développement des PPP (partenariats public privé) qui sont des contrats à longue durée (voire 30 ans) au terme duquel, les équipements reviennent à la personne publique qui a financé chaque trimestre un montant de location (la charge de l'investissement s'effectue à crédit dans le cadre d'un service à valeur ajoutée). je pense que la formule PPP, qui n'est pas encore suffisamment développée et qui doit encore faire ses preuves dans le domaine de la mémoire & savoir, est la formule qui l'emporte sur la transformation en organe mi-public-mi-privé des institutions publiques actuelles. Nous sommes trop souvent en France dans la confusion des genres pour ne pas y être attentifs cette fois !

Le rapport et ses annexes

Alerte, les supports optonumériques ne sont pas fiables... mais doit-on seulement se focaliser sur la technologie ?

L'académie des sciences et l'académie des technologies publient un rapport édité par EDP-SCIENCES qui est en librairie à partir du 9 avril. Le sujet : longévité de l’information numérique, les données que nous voulons garder vont-elles s’effacer ? "Nos sociétés génèrent des masses toujours plus grandes d'information, alors que la durée de vie des supports numériques disponibles pour la conserver n'a jamais été aussi courte...Ainsi une grande quantité d’informations personnelles, médicales, scientifiques, techniques, administratives, artistiques, etc. est en réel danger de disparition.". Le rapport met en sérieux doute la pérenité des données stockées sur les supports existants comme le CD ou le DVD. Les académies saluent l'heureuse initiative des autorités japonaises : depuis le début de 2009, le "archive disk test center" permet de tester des supports permettant de décerner un label "Optical Disk Archive time Test". En France, le LNE travaille aussi sur le sujet. Les Académies appellent les pouvoirs publics et scientifiques à accélérer et amplifier l'effort de récherche sur ce sujet.
Nonobstant cet appel, que l'on ne peut évidemment que saluer et que je soutiens formellement, je veus préciser dans ce post que le support (CD, DVD) et leurs technologies constituent une partie (qu'une partie, voire une partie réduite) du problème, et donc de la solution : la pérénité de la conservation des données nécessite à cet effet l'excellence de la chaîne complète de la vie des données. Je mentionnerai les qualités et les quantités des données (structure, exhaustivité, interopérabilité, ...), de la compétence des personnels spécialisés (producteurs des données, DSI, archivistes, techniciens, etc.), des contrôles, des graveurs, des environnements contrôlés incluants les filtrages de particules, stabilités des température et de l'hygrométrie, etc.), des conditions de stockage et de conservation, des suivis et mesures de dégradation des supports et enfin des migrations des données et de leur tri quand nécessaire. La maîtrise de l'ensemble de ce cycle concourre ainsi à maintenir des données exploitables et, quand nécessaire, probantes au plan réglementaire et légal.
Ici les normalisations ISO et les nombreux colloques et conférences sur le sujet des cycles de vies des informations (ILM)  et du records management (RM) nous rassurent de par leur récurrente et leur pertinence. Elles nous indiquent aussi que les solutions sont encore à mettre en oeuvre dans de nombreux organismes publics comme les hôpitaux, l'administration, la défense ou la justice, et dans le secteur privé comme celui de l'énergie (pétrole, nucléaire, etc.), de la finance (produits comme les assurances vie par exemple), ou enfin dans l'industrie agroalimentaire ou phamaceutique.

Bibliothèques mentales ou écrites ?

Jusqu'à un certain point, les termes de bibliothèque et mémoire ont longtemps été synonymes (1) et on constate aussi que la science mnémotechnique a été trés fortement développée depuis l'antiquité jusqu'à la période de l'apparition de l'imprimerie (il n'était guère étonnant à ces époque qu'une personne lettrée reprenne mot pour mot un discours fleuve de trois heures sans oublier une seule syllabe (2)- qui le ferait aujourd'hui ?). Les passeurs de mémoire et du savoir utilisent selon leur culture une des trois pratiques suivcantes pour préserver et transmettre : les enseignants islamiques se basent dans les Médersas sur la mémoire de leurs élèves pour transmettre le contenu du Coran. Les erreurs sont alors relevées par les maîtres qui les corrigent. Plus approfondies sont les mémorisations des récitations indoues qui sont pratiquées de manières collectives et dont les approximations sont rectifiées de cette même manière collective. Plus tardivement, les copistes de l'antiquité et du moyen âge recopient les ouvrages collectés auprès de voyageurs ou conservés dans des bibliothèques avant que la duplication en grandes séries d'ouvrages imprimés n'assure la nouvelle transmission du savoir. Qu'en sera-t-il ensuite pour les milliards de contenu web, blog, facebook et twitter dans l'avenir ? nul ne le sait mais chacun le pressent : probablement pas grand chose !

En revanche, entre la méthode collective (Inde) et la méthode itérative (Islam et culture occidentale), c'est le collectif qui semble préserver le mieux l'exhaustivité et la qualité du savoir dans le temps. Paradoxal, n'est-il pas ?


(1) Alberto Manguel, La bibliothèque, la nuit, éditions Actes Sud, 2009, page 202
(2) Giulo Camillo, Le théatre de la mémoire, éditions Allia, 2007

Dans le cadre de l'émission animée par Hugues Thomas, dimanche 21 mars à 12h35 sur France 5, Christophe Hondelatte était invité au titre de la polémique avec le rédacteur en chef de Philosophioe Magazine. Dans la seconde partie de l'émission, Hugues Thomas l'a interrogé sur le sujet de la mise en garde du CSA à propos de son émission sur France 2 "Faites entrer l'accusé". Des anciens condamnés ayant purgés leur peine sont mis sur le devant de la scène dans le cadre de l'émission. La question du droit à l'oubli est évidemment posée. La justification de Christophe Hondelatte sur le plateau de l'émission fait frémir. "Dans une société Internet, chaque personne condamnée sera poursuivie toute sa vie pour ce qu'il a fait, .. même 30 à 40 ans après les faits. Il ne sert à rien de lutter contre ce qui est inexorable (même si c'est regrettable souligne-t-il), il n'y aura plus aucun droit à l'oubli pour quiconque" dit-il ! Alors que la CNIL dans  la réglementation d'avril 2008 stipule bien que les dispositifs de traçage doivent permettre la suppression des données dans ce même cadre du droit à l'oubli. Mais si ce type de dispositif est (assez voire relativement) contrôlable dans les organisations privées comme publiques, on peut s'interroger sur une quelconque maîtrise dans le labyrinthe de la Toile !  Question de moralité, émergence des sociétés de services spécialisées en effacement de traces sur internet, judiciarisation, autant que graves questions sur la mémoire et son effacement !

Incroyable erreur d'aiguillage à la SNCF ce 16 mars!

"Les premières estimations des pompiers feraient état de 102 morts et 380 blessés dans l'accident du TGV 1234. Toutes les victimes ont été évacuées vers les hôpitaux de Mâcon. Les secours sont toujours sur place, ainsi qu'une cellule d'urgence médico-psychologique" : voilà le texte qui s'est affiché ce 16 mars sur le site de http://www.sncf.com/.  Heureusement l'information s'est avérée fausse et le N° de TGV qui a été inscrit n'existe pas !

Erreur d'aiguillage donc : à l'origine un simple exercice de sécurité interne mené par les agents SNCF ! Une information interne qui n'aurait jamais dû se retrouver en lecture de milliers d'internautes. Les données doivent être traçées, validées et publiées dans le cadre de véritables processus éditoriaux. Les "rails" des exercices de routine ne doivent jamais se croiser avec les voies de la communication web. La bonne gestion de l'information par des professionnels formés est la meilleure garantie pour les organisations !

16% de baisse dans les ventes d'imprimantes et photocopieurs et 15,9% de recul pour la vente de papier graphiques en 2009

Selon les données de Gartner, les ventes d'imprimantes, photocopieurs et multifonctions (impression, scan, photocopie, voire fax) ont plongé en 2009 de 16 %, pour atteindre 112,75 millions d'unités écoulées dans le monde. On constate aussi en parallèle une baisse du même ordre (-15,9%) pour les papiers graphiques. L'impact de la crise sur la presse et les entreprises et certain, mais rappelons que la tendance baissière de la reproduction graphique s'effectue aujourd'hui au profit de la dématérialisation (chiffrée à +9% par SerdaLab) ? La tendance de la progression des scanners semble bien le démontrer (année exceptionnelle observée chez le fabricant Fujitsu).

La crise est une des causes d'accélération de la dématérialisation du savoir qui s'accompagne dans les organisations de réduction des coûts et de consolidation du développement durable ?

Données sur le marché de papiers graphiques

La mémoire du risque (XYNTHIA)

La mémoire du terrain et le savoir des anciens : voilà qui a manqué dans les lieux sinistrés par Xinthia sur la côté ouest de la France. Démonstration sur l'Ile de Noirmoutier : l'histoire se répète et 1000 ans sont déjà passés que les les mêmes phénomènes se produisent et se reproduisent au gré de la conjonction d’une forte dépression et d’un coefficient de marée élevé... jusqu'à l'avant-dernier évènement de 1999 : inondation, dégâts énormes, et les digues ont du mal à surmonter les assauts furieux de la mer démontée.

Et malgré cela, un millier de maisons ont été construtes dans les dernières années dans la partie inondable, à un endroit que personne n'aurait imaginé bâtir un ouvrage !

Nous avons là la mémoire des lieux avec les digues et les insfrastructures élevées générations après générations, nous avons aussi le savoir des anciens, mais nous n'avons pas la connaissance des élus, entrepreneurs et habitants pour faire le lien et maîtriser le risque.

La Source

Le rapport de la DDE en 2005

La musique augmente les facultés de mémorisation

Cité par Pierre Lemarquis, neurologue dans son dernier ouvrage (1) : lors d'une expérimentation à Hong Kong par le Pr Chan, les musiciennes se remémoraient 16% plus de données que les non musiciennes (p.54). De même, la musique permet de renforcer ou même réactiver des zones du cervaux, gisement de la mémoire (p.58) , ce qui laisse à penser que la maladie d'Alzheimer pourrait dans certains cas être ralentie. En conséquence : tous à vos instruments !

(1) Sérénade pour un cerveau musicien, Odile Jacob, 2009

mémoire, savoir et connaissance : quelle mécanique ?

Jean-Claude Carrière rappelle dans son dernier dialogue avec Umberto Eco(1) que "le savoir, c'est ce dont nous sommes encombrés et qui ne trouve pas toujours une utilité. La connaissance, c'est la transformation d'un savoir en une expérience de vie". Une organisation efficace et ergonomique de la mémoire et du savoir permet ainsi à l'homme d'exercer sa connaissance. C'est ainsi que "nous pouvons peut-être confier la charge de ce savoir sans cesse renouvelé à des machines et nous concentrer sur la connaissance". C'est pourquoi la chaîne de l'information dotée de l'ensemble de ses caractéristiques (fiabilité, performance, traçabilité, authenticité, etc.) doit prendre en compte ces trois espaces : ceux de la mémoire, du savoir et des connaissances.


(1) N'espérez pas vous débarasser des livres Jean-Claude Carrière & Umberto Eco, 2009,Grasset