mardi 1 juin 2010

Le buzz sur la normalisation du records management…

Depuis plus d’un an, le projet de normes de la série des ISO 30300 défraie la chronique. Le système de management des records (MSR) en constitue le sujet. Cette série de nouvelles normes va-t-elle remplacer la norme ISO 15489 qui a été éditée en 2001 en anglais et en français en 2002 ou va-t-elle la compléter ?

Avant même le vote, il convenait que le sous comité 11 du comité technique 46 clarifie la situation : c’est chose faite à l’occasion de la dernière réunion qui s’est tenue en République de Corée.

Les deux premières normes seront bientôt soumises à vote. Il s’agit de Principes et vocabulaire pour la première (ISO/DIS 30300) et Exigences pour la deuxième (ISO/DIS 30301).

Comment s’articule dans la pratique cette série des ISO/DIS 30300, l’ISO 15489 et les séries des ISO 9000, 14000, etc. ?

La nouveauté est que cette nouvelle série se rattache aux séries des normes de  management au même titre que les normes ISO 9000 (management de la qualité), 14000 (management environnemental), 27000 (sécurité de l’information), ou 22000 (sécurité alimentaire). Elle s’adresse en premier lieu aux décideurs et responsables du management comme ceux de la qualité.

la première concerne l’organisation et la seconde l’objet même du records management : le record et les processus associés. Cette dernière concerne naturellement davantage des praticiens du records management.

Les records : des preuves juridiques ou des preuves d’activités, ou les deux ?

Cette nouvelle série élargit aussi le périmètre du records management en précisant que les records sont constitués par des informations qui vont au delà des simples documents probants opposables en justice pour devenir des informations probantes, c’est à dire non modifiables et complètes,  qui ont été créées dans le cours du déroulement normal de l’activité d’une organisation. Cela intègre évidemment aussi les preuves opposables en justice.

Vais-je pouvoir faire certifier mon système de records management dans mon entreprise ?

Grâce au nouveau statut de la série des ISO/DIS 3030X, une organisation pourra être effectivement certifiée. Autant une organisation ne peut être certifiée dans le cadre de la référence de la norme ISO 15489, autant pourra-t-elle l’être dans le cadre de ces nouvelles normes, pour autant que des organismes nationaux puissent proposer des services de certification dans ce domaine.

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