Nouveau président ISO pour le records management : c'est une présidente et elle est australienne !

 La réunion annuelle ISO du comité technique 46 (information, documentation, archives) se tient cette semaine à Wellington, Nouvelle Zélande.

Grand changement pour le sous-comité 11 consacré au records management !

Présidé depuis 1996, David Moldrich laisse sa place à Judith Ellis qui est elle aussi très impliquée depuis très longtemps dans la normalisation du RM.

De vastes "chantiers" à piloter : des révisions (déjà celle de la série ISO 30300, ensuite celle consacrée aux métadonnées ISO 23081 1 à 3), ...

Demi changement, tout de même, car, rappelons-le, l'Australie a été à l'origine de la première norme phare du records management (à savoir l'ISO 15489), et, de ce fait, a permis d'assurer le secrétariat très efficacement par Agnes Simai depuis le début.

Judith et Agnes continuent à faire perdurer ce qui est devenu une tradition, voire un quasi-emblème de l'Australie dans notre métier.

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Enfin ISO 30302, Système de gestion des documents d'activité — Lignes directrices de mise en oeuvre, en enquête publique

Saluons le remarquable travail de la Commission de normalisation 11 consacrée à la gestion des documents d'activité (records management) et que préside Sylvie Dessolin-Baumann (représentante de l'AAF et Afpa), qui permet à une pièce maîtresse de la série des ISO 3030X de voir le jour.
Dans le contexte des normes de management de système de records management, la ISO 30302 fait suite à l'ISO 30301 qui répertorie les exigences et à l'ISO 30300 qui détaille les principes et terminologie.
L'ISO 30302 est un texte riche et complet, ce qui tranche de certaines normes issues de négociations parfois "appauvrissantes".
C'est un référentiel formidablement outillé qui liste des documentations à élaborer, voire même des pré-sommaires des documentations. C'est donc un texte très opérationnel pour qui souhaite mettre en oeuvre le RM au sein de son organisation.

La persévérance de la CN 11 débouche aujourd'hui sur l'enquête publique gérée par l'Afnor  qui fait suite au travail de traduction toujours complexe et ardu.

L'enquête publique, comme son nom l'indique, est ouverte à tout représentant d'organisations concernée par le records management.
Date butoir : 15 janvier prochain... ou comment contribuer à la normalisation internationale au coin du feu un soir de noël... voire un soir de nouvel an !

Pour contribuer, cliquez

Profitez ces prochains jours des fêtes familiales et chaleureuses de cette fin d'année !

Vient d'être publié : ISO TR 18128, le rapport technique pour l'identification des risques et l'évaluation pour les systèmes de records management

Le 3 mars 2014 a été publié sur le site Iso le référentiel pour la mesure des risques en matière de records management. Le lien est ici (cliquer). Ce référentiel ISO est actuellement publié en anglais et est immédiatement applicable en matière d'état de l'art.
Son intitulé : Information and documentation — Risk identification and assessment for records systems.
Les processus concernés sont : la conception du système de gestion des documents d'activités, création des données et la mise en oeuvre du processus,  les métadonnées (à signaler comme cette troisième position dans l'ordre des chapitres est importante), l'utilisation du système incluant l'accès aux données, le maintien dans le temps du système (qui inclut la capacité de conserver sur le long terme des données intègres), et enfin l'application du sort final dont on sait l'important notamment pour les données personnelles et leur purge/anonymisation.
Chaque risque doit être évalué sur une échelle de 4 niveaux tant pour les probabilités d’occurrences que pour les profondeurs d'impact.
Des exemples de cartographie de risques et de fiche particulière par risque sont présentés en fin de rapport technique.

Autant dire que ce rapport est essentiel pour tout records manager ou consultant interne ou externe, et vient naturellement compléter la riche collection des normes ISO 30.30X.

Son application est à mettre en parallèle de l'autre rapport technique qui décline les méthodes d'analyse des activités (business processes) à mettre en conformité avec les exigences du records management. Il s'agit bien entendu du rapport ISO/TR 26122.

Pour en savoir dès maintenant plus, ISO a mis en ligne un extrait en guise d'amuse bouche !

Le buzz sur la normalisation du records management…

Depuis plus d’un an, le projet de normes de la série des ISO 30300 défraie la chronique. Le système de management des records (MSR) en constitue le sujet. Cette série de nouvelles normes va-t-elle remplacer la norme ISO 15489 qui a été éditée en 2001 en anglais et en français en 2002 ou va-t-elle la compléter ?

Avant même le vote, il convenait que le sous comité 11 du comité technique 46 clarifie la situation : c’est chose faite à l’occasion de la dernière réunion qui s’est tenue en République de Corée.

Les deux premières normes seront bientôt soumises à vote. Il s’agit de Principes et vocabulaire pour la première (ISO/DIS 30300) et Exigences pour la deuxième (ISO/DIS 30301).

Comment s’articule dans la pratique cette série des ISO/DIS 30300, l’ISO 15489 et les séries des ISO 9000, 14000, etc. ?

La nouveauté est que cette nouvelle série se rattache aux séries des normes de  management au même titre que les normes ISO 9000 (management de la qualité), 14000 (management environnemental), 27000 (sécurité de l’information), ou 22000 (sécurité alimentaire). Elle s’adresse en premier lieu aux décideurs et responsables du management comme ceux de la qualité.

la première concerne l’organisation et la seconde l’objet même du records management : le record et les processus associés. Cette dernière concerne naturellement davantage des praticiens du records management.

Les records : des preuves juridiques ou des preuves d’activités, ou les deux ?

Cette nouvelle série élargit aussi le périmètre du records management en précisant que les records sont constitués par des informations qui vont au delà des simples documents probants opposables en justice pour devenir des informations probantes, c’est à dire non modifiables et complètes,  qui ont été créées dans le cours du déroulement normal de l’activité d’une organisation. Cela intègre évidemment aussi les preuves opposables en justice.

Vais-je pouvoir faire certifier mon système de records management dans mon entreprise ?

Grâce au nouveau statut de la série des ISO/DIS 3030X, une organisation pourra être effectivement certifiée. Autant une organisation ne peut être certifiée dans le cadre de la référence de la norme ISO 15489, autant pourra-t-elle l’être dans le cadre de ces nouvelles normes, pour autant que des organismes nationaux puissent proposer des services de certification dans ce domaine.

L'information métier : c'est le pied !

La médecine asiatique part d'un principe : la bonne santé a pour fondement l'harmonie et l'équilibre des flux et de l'energie. On connait l'efficacité des médecins chinois ou coréens des différents points d'acupuncture pour aboutir au soin réussi d'une nuque endolorie ou d'un mal de tête !
C'est comme cela que mon ami coréen expert et records manager(1) a commencé son exposé ! 
En effet, le parallèle était là, aveuglant de clarté et d'évidences. En tant que conseiller en records management et spécialiste de la gestion de l'information dans les entreprises, il a toute son utilité dans les organisations coréennes pour lesquelles il travaille. Il s'agit de rétablir les flux et de permettre de retrouver l'harmonie, donc de rectifier les désordre d'une mauvaise gouvernance des données.
Pour guérir un problème de management, une insatisfaction client, un souci de commercialisation, sa devise est "appliquer les techniques et méthodologies de records management, c'est comme effectuer le massage des pieds du patient". Ainsi, améliorer la gestion l'information permet de rétablir et d'équilibrer les flux d'information pour que le manager puisse mieux manager la performance de son organisation : en Corée, c'est comme cela en tout cas !
Kamsa Hamnida (merci en coréen) mon ami expert.

(1) à l'occasion de la réunion ISO TC46 consacrée aux sciences de l'information à laquelle j'étais présent en tant qu'expert.