La numérisation fidèle de documents sur support papier est en bonne voie de normalisation !

La Commission de normalisation CN171 vient de publier en enquête publique le projet de norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations. 
Dans le cadre des processus de normalisation et d'approbation avant publication des normes NF, une enquête publique est requise. Chacun peut commenter et exprimer ses remarques et suggestions jusqu'au 13 janvier prochain. Après la commission se réunit en invitant les personnes qui ont commenté si elles le souhaitent. Cette réunion permet de passer en revue les commentaires et d'aboutir à un texte de synthèse. La norme est ensuite publiée.
De qui s'agit-il ? Cette norme est attendue depuis longtemps et elle est particulièrement d'actualité à l'occasion du nouvel article du Code civil 1379. Cette norme permet de renforcer la crédibilité d'une copie effectuée en externe (c'est l'objectif déclaré) comme en interne d'une administration ou d'une entreprise (service interne de numérisation comme un service courrier par exemple). 

La norme propose deux niveaux  : 
une classe (1) qui spécifie les documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et une classe (2) qui spécifie les documents de moindre sensibilité.

qui sont à croiser avec 2 possibilités :
Gamme 1 ou copie fidèle attestée et Gamme (2) ou copie fidèle (simple). Dans le premier car, les exigences de traçabilité et d'archivage en conséquence seront plus importantes !

Dans tous les cas, le besoin de disposer d'un SAE respectant les normes NFZ 42-013 ou ISO14641 pour archiver les copies produites en Gamme 1 ou 2 s'inscrit dans la continuité de la capacité de faire preuve quand c'est nécessaire.

Rappelons que toute les spécifications applicables reposent selon l'état de l'art sur l'analyse de risques recommandée dans la norme ISO 18128 en accord avec les normes de records management (ISO série 3030X et 15489.

Et pour le "joke" je note que 42-026 est la 42-013 dont le 13 est juste multipliée par 2 ! facile pour la mémoire non ?

Le lien pour participer

Le Super Mooc francophone et international de Michel

Michel connait parfaitement son sujet : records manager à Orange Lab, membre et ancien président de la commission nationale N°11 dédiée à la normalisation du records management (ou gestion des documents d'activité), très engagé dans les travaux de normalisation ISO et notamment les traductions qu'il libelle "francophones" et non françaises ! compte tenu des contributions internationales, et enfin professeur associé au CNAM qui nous vaut ce Mooc !
Le voici maintenant à la manœuvre pour produire le Mooc  intitulé "Gérer les documents numériques : maîtriser les risques".

Le casting est international et d'une immense richesse  : Suisse, Canada, Usa et France ! et c'est un "+" formidable pour expliquer, développer, commenter, la norme internationale phare ISO 30301 et ISO 15489 associées à leurs normes "compagnons". Après "bien archiver : la réponse au désordre numérique" que j'avais présenté en décembre qui a remporté un succès largement mérité (depuis j'ai reçu plusieurs CV avec la mention "certifié Mooc bien archiver : la réponse au désordre numérique" qui démontre la grande reconnaissance et la crédibilité de cet enseignement  d'une telle qualité), voici :

le nouveau Mooc de la profession qui démarre le 17 septembre (lendemain de mon anniv ! mais c'est un hasard !).

Extrait de l'annonce : 
Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.
Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies de deux questions qui permettent aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.
Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums, se feront en direct par hangout.

Pour s'inscrire et découvrir le programme : Mooc Cnam

Merci Michel !

Gouvernance de l'information 2015 : le baromètre Serda-Archimag est maintenant accessible

300 organisations publiques comme privées ont répondu au questionnaire Serda-Archimag ! Les actions majeures sont engagées (61%) contre la surproduction des données et documents internes.

Restent 39% des organisations qui n'ont pas encore compris le problème !

On constate aussi que la perception des acteurs sur le terrain pour réussir un tel combat est le besoin d'avoir à ses côtés un engagement fort de la part de la direction générale : pour 57%, les directions manquent encore à leur devoir !

A noter la très forte progression des projets sur la période de 2011 à 2015 : plus 32%... Le sujet est aujourd'hui devenu parfaitement mature ! Les retours d'expérience abondent et les compétences des consultants spécialisés (ne nous oublions pas !)  sont démontrées !

La complexité de la gouvernance reste tout de même l'hybridation des formats et des supports : la question de la gestion des supports papier reste encore à 34% un sujet [encore] à traiter (étonnement !), autant que le partage collaboratif, l'archivage électronique, les messageries qui sont aussi à plus de 30% !

A la question de "l'outillage méthodologique", je vous propose d'accéder au livre blanc ici et de découvrir en page 19 particulièrement la hiérarchisation des différentes règles (accès, classement, destruction, conservation, collaboration, ...) en vous connectant et en téléchargeant le rapport.


Faites vous partie des des 40% des organisations qui sont encore inactives ? Si oui, il est temps de démarrer le ou les projets sur les bonnes bases ! et si vous faites partie des 60% qui ont ont démarrer une mise en place de la gouvernance, benchmarkez vous !

Documation 2015 a vu remettre de nombreux Awards à de brillants candidats acteurs de la Gouvernance dans leur organisation : DCNS avec Delphine Mouchel, Conseil Général Seine Saint denis avec Jannick LABATUT, etc. C'est la preuve qu'une gouvernance de l'information est de facto devenu l'état de l'art... donc une quasi-obligation pour toute organisation !

Pour télécharger le rapport, cliquez ici !

Enfin ISO 30302, Système de gestion des documents d'activité — Lignes directrices de mise en oeuvre, en enquête publique

Saluons le remarquable travail de la Commission de normalisation 11 consacrée à la gestion des documents d'activité (records management) et que préside Sylvie Dessolin-Baumann (représentante de l'AAF et Afpa), qui permet à une pièce maîtresse de la série des ISO 3030X de voir le jour.
Dans le contexte des normes de management de système de records management, la ISO 30302 fait suite à l'ISO 30301 qui répertorie les exigences et à l'ISO 30300 qui détaille les principes et terminologie.
L'ISO 30302 est un texte riche et complet, ce qui tranche de certaines normes issues de négociations parfois "appauvrissantes".
C'est un référentiel formidablement outillé qui liste des documentations à élaborer, voire même des pré-sommaires des documentations. C'est donc un texte très opérationnel pour qui souhaite mettre en oeuvre le RM au sein de son organisation.

La persévérance de la CN 11 débouche aujourd'hui sur l'enquête publique gérée par l'Afnor  qui fait suite au travail de traduction toujours complexe et ardu.

L'enquête publique, comme son nom l'indique, est ouverte à tout représentant d'organisations concernée par le records management.
Date butoir : 15 janvier prochain... ou comment contribuer à la normalisation internationale au coin du feu un soir de noël... voire un soir de nouvel an !

Pour contribuer, cliquez

Profitez ces prochains jours des fêtes familiales et chaleureuses de cette fin d'année !