La NF Z 42-026 vient d'être publiée.. ce qu'il faut en retenir pour avoir des "jumeaux" à "valeur probante" :

La Commission de normalisation CN171 vient de publier ce 19 mai  la nouvelle norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations.

Cette norme est enfin publiée ! Elle était particulièrement attendue car elle fait suite au nouvel article du Code civil 1379 (copie fiable ayant la même force probante que l'original) et au décret N° 2016-1673  du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies et pris pour application de ce même article du Code civil.

Qu'apporte-t-elle ? cette norme spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document physique d'origine.

A qui s'adresse-t-elle ? elle d'adresse aux prestataires en externalisation et à leur clients afin de livrer des fichiers et leurs métadonnées conformes aux exigences d'une copie fiable, et de répondre par là aux textes réglementaires cités ci-dessus.  Elle s'adresse aussi aux service courrier des organisations qui ont pour objectif de supprimer le papier après numérisation. La norme est applicable en interne comme en externe.

Quelles sont les conséquences ? l'application de cette norme permet de supprimer physiquement le support papier ce qui se traduira par des gains économiques (retour sur investissement lié à l'économie réalisé sur le stockage physique en particulier).

Faut-il effectuer des analyses préalables  ? avant de mettre en place un tel dispositif, l'organisation a intérêt à analyse ses données au regard de ses processus et de ses risques. Il faut à cet égard pouvoir spécifier différents niveaux de sensibilité (documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et  les documents de moindre sensibilité). On recours pour cela aux indications explicitées dans les normes de records management (ISO 30301, ISO 15489, ISO 26122, ISO 18128)

Un système de records management est-il nécessaire (SGDA)  ? oui, un référentiel de cycle de vie intégré ou non dans une solution de gouvernance de données fortement recommande

Un système d'archivage électronique est-il nécessaire (SAE) ? oui, si la vocation probatoire est recherchée et que les risques sont récurrent et impactant.

Un coffre fort numérique (CFN) est-il nécessaire ? dans certains cas, il l'est, notamment pour répondre à des enjeux de risques élevés ou des enjeux de certaines catégories de données (données personnelles, santé-médicale, etc.). Le CFN peut être aussi complémentaire à un SAE.

Article Afnor

Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil

Ça y est !

Le décret tant attendu est paru la semaine dernière !

Il précise les spécifications à mettre en oeuvre pour que la copie numérique soit présumée fiable et permette de supprimer l'origine papier si possible.

Il reste évidemment le "jusqu'à preuve du contraire" à traiter mais les exigences sont bien là :
- documentation du contexte de la numérisation
- documentation des tests et contrôles effectués
- empreinte électronique + horodatage + cachet électronique/signature électronique
- conditions de conservation de type SAE ou coffre fort numérique
- documentation des migrations opérées (en cas de changement de format, il y a génération d'une nouvelle empreinte)
A noter que TOUTES les documentations sont à conserver aussi longtemps que les fichiers numériques sont conservés.
Cette publication est à mettre au regard de la nouvelle norme NF Z 42-026 qui traduit pour un prestataire en numérisation les conditions de la prestation pour la numérisation des stocks comme des flux.

Le decret : cliquer ici 

La numérisation fidèle de documents sur support papier est en bonne voie de normalisation !

La Commission de normalisation CN171 vient de publier en enquête publique le projet de norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations. 
Dans le cadre des processus de normalisation et d'approbation avant publication des normes NF, une enquête publique est requise. Chacun peut commenter et exprimer ses remarques et suggestions jusqu'au 13 janvier prochain. Après la commission se réunit en invitant les personnes qui ont commenté si elles le souhaitent. Cette réunion permet de passer en revue les commentaires et d'aboutir à un texte de synthèse. La norme est ensuite publiée.
De qui s'agit-il ? Cette norme est attendue depuis longtemps et elle est particulièrement d'actualité à l'occasion du nouvel article du Code civil 1379. Cette norme permet de renforcer la crédibilité d'une copie effectuée en externe (c'est l'objectif déclaré) comme en interne d'une administration ou d'une entreprise (service interne de numérisation comme un service courrier par exemple). 

La norme propose deux niveaux  : 
une classe (1) qui spécifie les documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et une classe (2) qui spécifie les documents de moindre sensibilité.

qui sont à croiser avec 2 possibilités :
Gamme 1 ou copie fidèle attestée et Gamme (2) ou copie fidèle (simple). Dans le premier car, les exigences de traçabilité et d'archivage en conséquence seront plus importantes !

Dans tous les cas, le besoin de disposer d'un SAE respectant les normes NFZ 42-013 ou ISO14641 pour archiver les copies produites en Gamme 1 ou 2 s'inscrit dans la continuité de la capacité de faire preuve quand c'est nécessaire.

Rappelons que toute les spécifications applicables reposent selon l'état de l'art sur l'analyse de risques recommandée dans la norme ISO 18128 en accord avec les normes de records management (ISO série 3030X et 15489.

Et pour le "joke" je note que 42-026 est la 42-013 dont le 13 est juste multipliée par 2 ! facile pour la mémoire non ?

Le lien pour participer

12,5 milliards d'euros, c'est le marché actuellement, 14 milliards, c'est le prévisionnel pour 2018

Les composants de ces secteurs sont :
- les services (numérisation, intégration et édition de logiciels, hébergement en cloud, etc.),
- les matériels (scanner, unités de stockage physique, prestation de conservation physique).
C’est l’immatériel qui porte ces secteurs et qui est en fort développement de chiffre d’affaires : archivage électronique, cloud, édition, intégration, plateforme de dématérialisation, et les solutions de BMP/case management, etc. Autant de secteurs qui dépassent les 5% de croissance en moyenne.
En revanche, le matériel pour la conservation physique et les outils de dématérialisation (scanner d’entreprise et patrimoniaux) sont « à la traîne » ce qui se traduit par une baisse de chiffre d’affaires et un taux de profit très dégradé.
« La dématérialisation est morte, vive la digitalisation ! ». Les principaux domaines d’activité qui portaient la croissance jusqu’alors vivent aujourd’hui la fin de l'âge d’or. La croissance à deux chiffres est désormais derrière nous mais reste fortement dynamique.
Le passage du "vieux monde physique" au "quasi tout numérique" se fait sous nos yeux : la croissance du marché de la démat s'élève à 2,3% en 2014 par rapport à 2013, ce qui représente un résultat deux fois plus important que l'ensemble du secteur de l’IT qui est de 1,1% en 2014 (Source Syntec). Rappelons qu'entre 2012 et 2013, la croissance de ce marché était de 0,7% seulement.
La gestion électronique des données et des documents démontre une activité forte avec une croissance en chiffre d’affaires comme en bénéfices pour l’activité d’archivage électronique, dématérialisation RH, logiciels de workflow ou de case management.
A noter les secteurs très actifs "Archivage électronique" et "BPM/case management" (ou workflow) qui sont les deux éléments essentiels d’une gestion numérique complète et qui tirent vers le haut la croissance. Et également un fort développement du secteur "Edition de logiciels" et "Intégration de systèmes open source" même si son « poids » est encore modéré.

Pour en savoir plus : archimag.com

Trou noir et accélérateur de particules pour la dématérialisation des factures : Google encore...

Google continue a aller dans le sens de la simplification administrative : preuve son nouveau futur service (pas d'information aujourd'hui sur le payant ou gratuit !) baptisé "pony express". Intégré dans la messagerie Gmail, Pony express vise à intégrer une plateforme de gestion et de paiement de ses factures. Ce service s'adresse aux BtoC mais aussi aux petites et moyennes entreprises. A l'heure de la mise en place de portails comme Chorus par l'Etat français, une telle plateforme intégrée dans une messagerie permet d'aller encore plus loin dans la simplicité. Le modèle économique Google étant en partie la réutilisation des données de consommations et de comportements, une telle plateforme lui permet de boire du "petit lait" ! Les impacts seront à évaluer sur les offres de numérisation et de traitement de facture qui sont aujourd'hui pléthore sur le marché et sur les plateformes mutualisées souveraines ou pas.
Pour en savoir plus !

Economiser les frais de réglement et fluidifier les flux financiers entre opérateurs : vers la facture normalisée en Europe

L'agence pour l'informatique financière de l' Etat (AIFE) communique aujourd'hui massivement vers les entreprises qui fournissent l'administration publique. Le portail Chorus a été développé (voir https://chorus-factures.budget.gouv.fr/login/auth); les dépôts de factures s'effectuent électroniquement selon 3 modes : la saisie manuelle, la transmission de fichiers PDF et par EDI (échanges de données), modalité à choisir selon le volume du flux annuel. 

Conséquence : gains de transmission, de gestion et de traitement.. auxquels on ajoute la transparence du traitement au fur et à mesure des tâches exécutées pour le paiement (validations, mandatement, et suivi du délai de paiement, ...). Ce dispositif est appelé à soulager les chaines actuelles de traitement papier (il en existent encore !) et de numérisation (scénnarisation, OCR, LAD/RAD; vidéocodages) mais pas encore à les remplacer. En revanche, cela aura un impact important sur les "usines de traitement de facture" qui sont déjà en place (notamment au niveau des équipes et des processus) et en particulier sur les budgets correspondant aux services offerts par les sociétés de services (externalisation).

En complément, l'instance de normalisation européenne (CEN) vient de lancer en septembre dernier le comité de projet 434 qui a pour objectif de normaliser la facture dans le périmètre européen ! Vaste sujet mais atteignable compte tenu qu'il est inscrit dans le "ebusiness" qui, comme chacun sait, normalise plus vite que d'autres secteurs ! (CEN has launched on 9 September 2014 a new Project Committee (CEN/PC 434). The latter is in charge of developping standards in support of European Electronic Invoicing.) 

Comme la facture "tire" logiquement les justificatifs correspondants.. lesquels reposent sur l'activité de chaque service, chaque direction... il est parfaitement logique que la facture puisse être la "locomotive" qui accélère le processus de dématérialisation des flux dans les organisations... donc, et par conséquence, mise en place d'une gouvernance de l'information, des processus de records management comme ceux d'un SAE !