dimanche 15 décembre 2013

Le référentiel général de gestion des archives vient d'être publié

Nous l'attendions, il est arrivé avant Noël, merci pour ce cadeau d'une très grande qualité.
Il concerne naturellement les archives publiques et la gestion de l'ensemble des documents produits et reçus par une organisation elle aussi publique (comme le stipule la réglementation).
Mais ce référentiel sera très utile à toutes les organisations et aussi aux organisations privées ou aux ong.

A noter : les recommandations d'utiliser les normes de records management (ou gestion des documents d'activité) et même en particulier le référentiel ISO de la série des 3030X en tant que normes de management de système sont à saluer particulièrement.
Le référentiel recommande dans sa page 47 d'appliquer la grille d'évaluation de l'annexe C de la norme ISO 30301. Il s'agit là de la grille d'autoévaluation du dispositif de records management. Elle porte tant sur les documents physiques qu'électroniques et, ce, sur l'ensemble de leur cycle de vie. Avec cet avis précis, j'imagine que la certification ISO 3030X déjà existante en Espagne pourrait être bientôt déployée en France ?
En page 50, l'explication particulièrement claire de la relation entre un système de records management et un système d'archivage électronique (SAE) indique "qu'un SAE est indispensable dès lors que les données à conserver doivent l'être pendant 10 ans ou plus". Cette indication utile peut toutefois être discutée car cela dépend à mon avis de la criticité et de la qualité des documents à intégrer dans le SAE quelque soit sa durée de conservation. Certes, une durée de conservation de plus de 10 ans implique la nécessité d'une pérennisation technologiquement évoluée. C'est ce qui semble être indiqué.
A noter encore un tableau plus que très utile de la page 57 à 59 pour identifier les interlocuteurs référents pour les archives publiques.
Bravo pour cette brillante synthèse et guide.

Pour y accéder ici


mardi 10 décembre 2013

La veille au cœur de la stratégie de communication et de l'innovation

Après des revers de communication sur la marque et les produits, Nestlé met en place, au cœur du siège en Suisse, une "data room" qui concentre en temps réel l'ensemble de la veille sur les réseaux sociaux. D'une simple surveillance de la e-réputation, cette data room devient rapidement un outil stratégique pour l'innovation, la créativité et le développement.
Ils sont une douzaine de "digital accelerators" comme est nommée l'équipe qui traite l'ensemble de ces données mondiales. Voici un nouveau métier !
Le reportage signé Reuters est impressionnant : je vous invite à le visionner. 

dimanche 8 décembre 2013

L'avenir des métadonnées

Le contenu ou la métadonnée ? lequel fait sens ?  A une première évidence, le contenu  ! une conversation, le texte d'un courriel, les schémas et mots utilisés dans un document, ... mais de fait, lequel est le plus efficient pour une veille efficace et peu gourmande en moyens ? bien entendu, la métadonnée. L'article de la page 2 du Monde du 30 novembre dernier consacré à l'activité des services français pour la surveillance des réseaux de communication est explicite : les big datas qui transitent par les câbles sous marins soit 99% des communications dans le monde (internet, messagerie, téléphones, données applicatives, etc.), font l'objet de surveillance ... dans le cadre d'interception des grandes quantités de communications. 
Les pratiques, plutôt que de s'acharner à décrypter les contenus, s'appliquent à traiter principalement les métadonnées comme la date, les acteurs, les lieux, les durées, etc. qui suffisent en général pour tirer des enseignements sur les habitudes et mouvements des interlocuteurs ou internautes.
En tirant les enseignements : la gestion des métadonnées reste encore aujourd'hui essentielle pour maîtriser les big datas à moindre coût et avec un résultat probant. Demain, les analyses sémantiques de contenus tant textuel, que vocal qu'encore image, parviendront-t-ils à augmenter l'efficacité du traitement des métadonnées à un coût réduit ? C'est fort probable ! Ceci dit, la normalisation et l'interopérabilité des métadonnées est encore à l'ordre du jour et dans les priorités de nombreux travaux internationaux. La fin pour les métadonnées n'est largement pas encore annoncée. Au contraire !

dimanche 26 mai 2013

A-t-on besoin de métadonnées spécifiques pour le records management ?

Le 4ème Livre Blanc de juin 2013 de la CN11 Afnor  livre des clés pour gérer les données dans le cadre des big data et du cloud storage.

Pourquoi les documents gérés dans le cadre des systèmes de records management nécessitent des métadonnées spécifiques ?


Ce livre blanc est publié par Afnor et produit par la Commission de normalisation française Afnor (CN11) consacrée à la gestion des documents d’activités (ou records management).
« Il s’agit d’un domaine particulièrement sensible puisque les « données sur les données » permettent d’identifier, de retrouver et d’échanger de l’information entre les systèmes. De plus, certaines métadonnées peuvent contribuer à donner une valeur de preuve. De fait et avec l’arrivée du Big Data et de l’activité économique autour du Cloud Computing, la gestion et préalablement la définition des métadonnées ont de fait un caractère stratégique. »
Le ton est donné : aucun oubli sur ce sujet n’est possible dès qu’on doit mettre en place un système de gestion documentaire : gestion du courrier, gestion électronique de document, archivage (avec ou sans vocation probatoire), les métadonnées doivent être adaptées et respecter les principes exposés dans les normes ISO 23081 (1 à 3).
Pour répondre aux besoins de purge, de transparence, de suivi, d’archivage, de transmission, et d’interopérabilité entre systèmes, chaque document doit être tracé, et donc enrichi et accompagné de ses métadonnées tant pour son identification que pour sa gestion.
C’est d’autant plus critique que l’application ad’hoc des métadonnées s’inscrit dans la mise en œuvre des normes ISO 30301 qui sont désormais certifiables.

Le Livre Blanc est aussi un référentiel international
La CN11, sous l’impulsion de Michel Cottin, Record manager chez Orange et président, et des associations professionnelles,  a inclus dans ce 4ème Livre Blanc des collaborations internationales qui permettent immédiatement à ce Livre Blanc de dépasser le cadre strict de l’hexagone : des retours d’expériences et des contributions sont luxembourgeoises, canadiennes, commission européenne, autant que françaises. Bien entendu, la traduction en anglais est aussi disponible dans le même document.

Perspectives techniques
Un zoom est fait sur la différence entre un référentiel comme Dublin Core et les besoins des métadonnées de records management, et sur la nécessité de produire et ensuite gérer des numéros d’identification uniques (à l’instar de numéros comme ISBN  ou de numéros comme NOR ou ECLI).

Un lien pertinent est aussi signalé entre les besoins de métadonnées spécifiques à la gestion des documents d’activité est la réponse aux exigences produits par les référentiels comme les normes relatives à la sécurité des informations (série des normes ISO 27000) et celles qui en découlent et qui concernent plus particulièrement le cloud computing (ISO 27017, 018, etc.).

Perspectives normatives
A noter pour les experts que ce Livre Blanc s’inscrit aussi dans le contexte de la révision de la norme ISO 15489 et qu’il propose des pistes pour une possible et future révision de la série des normes ISO 23081.

Merci à toute l'équipe de la CN11.

vendredi 3 mai 2013

Encore le big data by Facebook

Actuellement, Facebook doit gérer chaque jour 500 téraoctets de données en plus. En 4 ans, les capacités de stockage ont été multipliées par un coefficient 4000.
Si le stockage pose un problème à l'entreprise, il est aujourd'hui globalement maîtrisé.
En revanche, l'enjeu est bien le traitement de ces données, et porte bien sur fluidité et rapidité. C'est là le prochain enjeu des ingénieurs de Facebook : permettre de traiter des serveurs et entrepôts de données  avec une grande rapidité et de manière quasi - immédiate (les j'aime, les tag, etc.). Pour cela, Facebook développe aujourd'hui à partir de solutions open source comme Hadoop, Corona et Prism.
A noter que la question des purges et de la maîtrise des flux de données n'est pas à l'ordre du jour : il s'agit ici de développer [toujours] plus de capacités de stockage et de traitement.
C'est en tout cas un benchmark pertinent pour tous les réseaux sociaux d'entreprise.

Article référent : LMI

lundi 22 avril 2013

Stockage doublé sur la plateforme Amazon en une année

Amazon annonce avoir doublé en un an le nombre d'objets stockés sur sa plateforme : ce sont maintenant 2000 milliards d'objets !
En un an, 1000 milliards de plus... alors même qu'il a fallu 6 années pour atteindre le premier 1000 milliards.
Combien d'entreprises et d'administrations sont atteintes du syndrome "Amazon" ? et combien ont mis en place une politique de gestion documentaire et un archivage électronique généralisé ?
L'urgence est ici signalée : il faut maintenant gouverner efficacement ses données.

lundi 8 avril 2013

Tendance : chaîne complète de dématérialisation des processus en cloud


Fujitsu, bien connu pour son offre en matière de capture (gamme de scanner)  vient de débourser 16 millions d'euros pour acheter une société au chiffre d'affaire de 1 million d'euros qui propose des services de workflow en cloud. Ce positionnement sur la chaîne de la valeur de l'amont vers l'aval est démonstratif de la tendance actuelle du marché : offrir un service complet comprenant aussi une offre en mobilité et qui permet à une ou plusieurs entreprises de partager un ou plusieurs workflow incluant les ressources documentaires.
A noter l'offre déjà affichée : l'archivage sécurisé, élément indispensable pour un processus dématérialisé.

Pour en savoir plus :
la société runMYjobs
l'offre d'archivage


dimanche 24 février 2013

Première certification ISO 30301 dans le monde (probablement)

Tout le monde en parle, l'espère, mais existe-t-elle vraiment  ?
Notre excellente collègue Carlota Bustelo, très engagée dans le cadre du comité technique TC46 et plus particulièrement du sous comité 11 consacré à la normalisation de la gestion des documents d'activité (records management) vient de signaler que l'université ESAGED (Escuela Superior de Archivística y Documentación) installée à Barcelone vient d'obtenir la certification ISO 30301 pour (peut être) la première fois dans le monde. Cette certification a été délivrée par la société International Global Certification, S.A. A noter de Ramon Alberch, directeur de l'école a été à l'initiative de cette démarche.
Il faut saluer cette initiative et ce résultat qui encourage toutes les organisations soucieuses de valoriser et optimiser leur organisation documentaire, à renforcer et accélérer leur démarche de mise en place des processus de gestion des documents d'activité et de leur archivage.

mercredi 6 février 2013

La bibliothèque passe du savoir au savoir-faire et même au savoir comment animer

Vu dans Courrier international de cette semaine (page 50, extrait du wall street journal) : les nouveaux usages des supports numériques nuisent au visitorat des bibliothèques américaines: davantage d'électronique à la maison = moins d'heure à la bibliothèque. Les réponses foudroyantes et parfaitement pragmatiques sont apportées par certaines bibliothèques américaines. Et jusqu'où iront-elles ?

Exemple emblématique : la bibliothèque d'Overland Park (kansas) organise des démonstrations de débitage de porc effectuées par un boucher de la ville. Le journaliste relate que cette séquence a remporté un franc succès : deux bonnes heures de commentaires, questions et réponses suivies avec beaucoup assiduité (l'enthousiasme de la foule a été à son comble quand le sujet du bacon a été traité !)
Dans d'autres bibliothèques, des cours de dance "branchée" sont organisés. Des démonstrations de techniques de pêche à la mouche sont mises en scène. Les alternatives au prêts d'ouvrages sont maintenant des télescopes, des instruments de musique, des outils, etc.
Résultat suite à ces diversifications :  +29%  d'augmentation de participation aux activités organisées par les bibliothèques.
D'un lieu de gisement de la connaissance, la bibliothèque tend à devenir un lieu de la transmission collective des savoir faire.

Et le LIVRE dans tout cela ? !

dimanche 20 janvier 2013

Certification du SAE, enfin !

Il y avait jusque là un dispositif de certification appliqué par Afnor Service dans le cadre du référentiel NF Z 40-350 destiné aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents dans leur composante physiques.
Il y a désormais la certification NF 461 datée du 17 décembre 2012 qui est délivrée par Afnor Certification pour les systèmes de management de système d'archivage électronique.
C'est le chaînon qui manquait à l'édifice : je salue l'Afnor et les porteurs du projets qu'ont été le SIAF et les associations professionnelles Aproged et Fntc pour ce travail.
Espérons que la suite logique de la série des normes ISO 30300  puissent donner lieu aussi à un dispositif de certification analogue. Nous disposerions ainsi de la couverture complète pour la maîtrise des flux et conservation documentaire  : gestion du cycle de vie des documents (GDA) + gestion de l'archivage électronique (SAE).
Ce serait bon pour la gouvernance documentaire !

Le lien avec la page afnor

mardi 1 janvier 2013

Unforgettable....pour démarrer 2013 ... dès le 2 janvier

Je dois avouer une faible appétence pour les séries américaines mais du saumon complété par des truffes et pendant les fêtes, alors ça oui ! Une rapide consultation d'Internet me dit que manger du poisson serait une simple et fausse idée reçue pour soutenir sa mémoire. Tournons-nous donc vers cette série !
Carrie Wells, ancienne policière qui souffre d'hypermnésie rejoint l'équipe de la criminelle et met à son service son "don et sa malchance" (dixit).
Voilà une manière de démarrer 2013 de manière décontractée !


Dès ce mercredi soir sur TF1, diffusion de la série Unforgettable.
Et pour regarder Carrie Wells illustrer son symptôme : consulter les premières minutes de la série.

A l'heure de la surabondance d'informations dans les organisations, certains passage de cette série pourront-ils nous éclairer ? 

Et pour aller plus loin : l'article éclairant de Wikipédia