dimanche 21 décembre 2014

Enfin ISO 30302, Système de gestion des documents d'activité — Lignes directrices de mise en oeuvre, en enquête publique

Saluons le remarquable travail de la Commission de normalisation 11 consacrée à la gestion des documents d'activité (records management) et que préside Sylvie Dessolin-Baumann (représentante de l'AAF et Afpa), qui permet à une pièce maîtresse de la série des ISO 3030X de voir le jour.
Dans le contexte des normes de management de système de records management, la ISO 30302 fait suite à l'ISO 30301 qui répertorie les exigences et à l'ISO 30300 qui détaille les principes et terminologie.
L'ISO 30302 est un texte riche et complet, ce qui tranche de certaines normes issues de négociations parfois "appauvrissantes".
C'est un référentiel formidablement outillé qui liste des documentations à élaborer, voire même des pré-sommaires des documentations. C'est donc un texte très opérationnel pour qui souhaite mettre en oeuvre le RM au sein de son organisation.

La persévérance de la CN 11 débouche aujourd'hui sur l'enquête publique gérée par l'Afnor  qui fait suite au travail de traduction toujours complexe et ardu.

L'enquête publique, comme son nom l'indique, est ouverte à tout représentant d'organisations concernée par le records management.
Date butoir : 15 janvier prochain... ou comment contribuer à la normalisation internationale au coin du feu un soir de noël... voire un soir de nouvel an !

Pour contribuer, cliquez

Profitez ces prochains jours des fêtes familiales et chaleureuses de cette fin d'année !

Atos, Bull et Xerox, des rapprochements en série !

Il y a quelques mois, Atos achète Bull. On apprend cette semaine que l'activité service informatique (Xerox ITO) est cédée par Xerox. Logique de croissance externe, évidemment ! Côté Bull, la logique industrielle semble davantage tournée vers l'offre d'infrastructure et de de stockage.
Côté Xerox, c'est officiellement l'activité d'externalisation et l'enjeu du marché américain qui prévalent. Compte tenu des solutions et des savoirs faire documentaires (flux d'impression, éditique, GED, etc.) développés par Xerox, je suis d'avis qu'Atos pourrait aussi penser renforcer son offre ECM.

Stratégie ou opportunité. Attendons la suite !

A lire l'article des Echos

et bien entendu aussi celui d'Archimag !




dimanche 14 décembre 2014

Economiser les frais de réglement et fluidifier les flux financiers entre opérateurs : vers la facture normalisée en Europe

L'agence pour l'informatique financière de l' Etat (AIFE) communique aujourd'hui massivement vers les entreprises qui fournissent l'administration publique. Le portail Chorus a été développé (voir https://chorus-factures.budget.gouv.fr/login/auth); les dépôts de factures s'effectuent électroniquement selon 3 modes : la saisie manuelle, la transmission de fichiers PDF et par EDI (échanges de données), modalité à choisir selon le volume du flux annuel. 

Conséquence : gains de transmission, de gestion et de traitement.. auxquels on ajoute la transparence du traitement au fur et à mesure des tâches exécutées pour le paiement (validations, mandatement, et suivi du délai de paiement, ...). Ce dispositif est appelé à soulager les chaines actuelles de traitement papier (il en existent encore !) et de numérisation (scénnarisation, OCR, LAD/RAD; vidéocodages) mais pas encore à les remplacer. En revanche, cela aura un impact important sur les "usines de traitement de facture" qui sont déjà en place (notamment au niveau des équipes et des processus) et en particulier sur les budgets correspondant aux services offerts par les sociétés de services (externalisation).

En complément, l'instance de normalisation européenne (CEN) vient de lancer en septembre dernier le comité de projet 434 qui a pour objectif de normaliser la facture dans le périmètre européen ! Vaste sujet mais atteignable compte tenu qu'il est inscrit dans le "ebusiness" qui, comme chacun sait, normalise plus vite que d'autres secteurs ! (CEN has launched on 9 September 2014 a new Project Committee (CEN/PC 434). The latter is in charge of developping standards in support of European Electronic Invoicing.) 

Comme la facture "tire" logiquement les justificatifs correspondants.. lesquels reposent sur l'activité de chaque service, chaque direction... il est parfaitement logique que la facture puisse être la "locomotive" qui accélère le processus de dématérialisation des flux dans les organisations... donc, et par conséquence, mise en place d'une gouvernance de l'information, des processus de records management comme ceux d'un SAE ! 

dimanche 7 décembre 2014

Apprendre à mieux gérer le cycle de vie documentaire en 2015 : have fun with Massive Open Online Courses (MOOC) !


Entre  "les grandes tendances et évolutions de la criminalité" et "les concepts et méthodes en épidémiologie", la plateforme FUN (plateforme de MOOC en français « Cours en ligne ouverts à tous », lancée par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche en octobre 2013  mise à disposition des établissements de l’enseignement supérieur français et de leurs partenaires académiques dans le monde entier, se lance dans la diffusion du savoir faire de la gestion ds l'information. Deux MOOC donc pour l'horizon 2015 sur deux sujets complémentaires : "la gestion des documents numérique : maîtriser les risques" orienté proprement sur la gestion du cycle de vie et, donc, le records management produit dans le cadre du CNAM et animé par  Michel Cottin, professeur associé, et "bien archiver : la réponse au désordre numérique" orienté vers l'archivage produit par l'association CR2PA et porté et diffusé par Paris X Nanterre avec Marie-Anne Chabin, chargée du cours au département Infocom. Deux initiatives à saluer car complémentaires, enrichissantes et d'une grande utilité pour tout manager pressé du métier ou plus (séquences récurrentes de 5 à 10 minutes dont TED nous a prouvé l'efficacité !) : 

Pour s'incrire : https://www.france-universite-numerique-mooc.fr/about

dimanche 17 août 2014

Toute la mémoire du monde sur une clef usb ou l'histoire de Lucy

Lucy, film de Luc Besson avec Scarlett Johansson et Morgan Freeman ? Battage de tous les diables ! producteur, réalisateur, scénariste reconnu, acteurs emblématiques... et pouf ! la "cata" ! Augmenter la capacité à se servir de son cerveau (de Lucy) revient  (je suis un peu réducteur.. mais je ne suis pas si éloigné que ça !) à 1/ lire les interlocuteurs en toute transparence .. ce qui permet à l'héroïne de conseiller à sa colocataire d'arrêter de boire, fumer et se droguer... ce qui est d'une grande prophétie reconnaissons le !, et 2/ de collecter toutes les données de l'histoire du monde depuis le commencement (rien moins que depuis la création de la terre)... ce qui est un vaste projet... Lucy a donc 24 heures pour concaténer ces données, construire le super ordinateur capable de traiter ces big data... et surtout, à la fin, remettre au professeur la fameuse cléf usb qui contient "The" connaissance ! Bref, tout ça pour ça ! Manifestement le cloud n'est pas au programme. On reste sur la clef usb et sur sa faim ! Piètre conclusion associée avec une ambition pour le moins insuffisante. Film d'été ? non pas vraiment ! Il y a plein d'autres choses à faire pour passer d'excellentes vacances !

dimanche 30 mars 2014

Vient d'être publié : ISO TR 18128, le rapport technique pour l'identification des risques et l'évaluation pour les systèmes de records management


Le 3 mars 2014 a été publié sur le site Iso le référentiel pour la mesure des risques en matière de records management. Le lien est ici (cliquer). Ce référentiel ISO est actuellement publié en anglais et est immédiatement applicable en matière d'état de l'art.
Son intitulé : Information and documentation — Risk identification and assessment for records systems.
Les processus concernés sont : la conception du système de gestion des documents d'activités, création des données et la mise en oeuvre du processus,  les métadonnées (à signaler comme cette troisième position dans l'ordre des chapitres est importante), l'utilisation du système incluant l'accès aux données, le maintien dans le temps du système (qui inclut la capacité de conserver sur le long terme des données intègres), et enfin l'application du sort final dont on sait l'important notamment pour les données personnelles et leur purge/anonymisation.
Chaque risque doit être évalué sur une échelle de 4 niveaux tant pour les probabilités d’occurrences que pour les profondeurs d'impact.
Des exemples de cartographie de risques et de fiche particulière par risque sont présentés en fin de rapport technique.

Autant dire que ce rapport est essentiel pour tout records manager ou consultant interne ou externe, et vient naturellement compléter la riche collection des normes ISO 30.30X.

Son application est à mettre en parallèle de l'autre rapport technique qui décline les méthodes d'analyse des activités (business processes) à mettre en conformité avec les exigences du records management. Il s'agit bien entendu du rapport ISO/TR 26122.

Pour en savoir dès maintenant plus, ISO a mis en ligne un extrait en guise d'amuse bouche !


dimanche 16 février 2014

Les buzzy ratios de l'Arseg

Arseg info publie, dans sa livraison des mois de janvier-février, le coût d'un mètre carré d'environnement de travail dans un espace bureau. Réponse : 924 euros par an.
Soit un poste de travail = environ 20.000 euros par an ! et surtout, si mon calcul est juste : plus de 21 mètres carrés en moyenne.
Et le saut est significatif : entre 2011 et 2012 : plus 8,2%, ce qui est énorme au regard de l'activité économique "en berne". Le risque souligné pour les années à venir est celui du renchérissement de l'électricité. A noter que les moyens informatique et bureautique au sens large représentent 11 % et qu'enfin, les voyages/déplacement, bien que représentant encore 14%, sont en baisse de 11%. Les habitudes de communication se développent via les réseaux sociaux, conférences téléphoniques, conférences en visio.

Nous n'avons pas encore fini de voir les surfaces de bureau encore se réduire, la dématérialisation avancer fortement et les archives s'archiver !


Origine : arseg info, panel de 2,1 millions de mètres carrés pour 99216 postes de travail 

Archivage dans le cloud : jusqu'où ?

Premier événement de 2014  pour la profession : l'Association française des archivistes a organisé de main de maître la journée consacrée à un sujet difficile : Quelle gouvernance de l’Information avec le Cloud Computing ?
Richesse des contenus et des débats ont été au rendez vous et, puisque sujet sur le Cloud et sur la gouvernance il y a, quelques idées :

  • Gérer  et traiter nos données en mode cloud, oui, c'est le sens de l'histoire.. à la condition de rester vigilant sur la territorialité notamment pour traiter le sujet des données personnelles.
  • Associer cloud et records management comme outil de la gouvernance des données en cloud aussi
  • Réfléchir sur archivage électronique vs archivage électronique en mode cloud. C'est ici, s'arrêter et écouter Frédéric Bregier; DSI au ministère de la culture et de la communication qui explique avec une clarté exemplaire les différences entre les niveaux de service en cloud : IaaS comme infrastructure, PaaS comme Plateforme et enfin SaaS comme Service. Trois niveaux de services qui vont de la simple mise à disposition d'une architecture technique à la mise à disposition de l'utilisateur final du service final. En ce qui concerne la gestion d'un système d'archivage électronique à vocation probatoire, il faut identifier si les services ou la plateforme ou l'infrastructure sont  suffisamment isolés pour permettre une conformité suffisante à une norme comme celle de la NFZ 42-013. Pour l'offre IaaS, c'est possible, je pense, en traitant la question en cloud "privé", pour les PaaS et SaaS, ce serait déjà plus compliqué, que cela ne m'étonnerait pas.