La NF Z 42-026 vient d'être publiée.. ce qu'il faut en retenir pour avoir des "jumeaux" à "valeur probante" :

La Commission de normalisation CN171 vient de publier ce 19 mai  la nouvelle norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations.

Cette norme est enfin publiée ! Elle était particulièrement attendue car elle fait suite au nouvel article du Code civil 1379 (copie fiable ayant la même force probante que l'original) et au décret N° 2016-1673  du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies et pris pour application de ce même article du Code civil.

Qu'apporte-t-elle ? cette norme spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document physique d'origine.

A qui s'adresse-t-elle ? elle d'adresse aux prestataires en externalisation et à leur clients afin de livrer des fichiers et leurs métadonnées conformes aux exigences d'une copie fiable, et de répondre par là aux textes réglementaires cités ci-dessus.  Elle s'adresse aussi aux service courrier des organisations qui ont pour objectif de supprimer le papier après numérisation. La norme est applicable en interne comme en externe.

Quelles sont les conséquences ? l'application de cette norme permet de supprimer physiquement le support papier ce qui se traduira par des gains économiques (retour sur investissement lié à l'économie réalisé sur le stockage physique en particulier).

Faut-il effectuer des analyses préalables  ? avant de mettre en place un tel dispositif, l'organisation a intérêt à analyse ses données au regard de ses processus et de ses risques. Il faut à cet égard pouvoir spécifier différents niveaux de sensibilité (documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et  les documents de moindre sensibilité). On recours pour cela aux indications explicitées dans les normes de records management (ISO 30301, ISO 15489, ISO 26122, ISO 18128)

Un système de records management est-il nécessaire (SGDA)  ? oui, un référentiel de cycle de vie intégré ou non dans une solution de gouvernance de données fortement recommande

Un système d'archivage électronique est-il nécessaire (SAE) ? oui, si la vocation probatoire est recherchée et que les risques sont récurrent et impactant.

Un coffre fort numérique (CFN) est-il nécessaire ? dans certains cas, il l'est, notamment pour répondre à des enjeux de risques élevés ou des enjeux de certaines catégories de données (données personnelles, santé-médicale, etc.). Le CFN peut être aussi complémentaire à un SAE.

Article Afnor

Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil

Ça y est !

Le décret tant attendu est paru la semaine dernière !

Il précise les spécifications à mettre en oeuvre pour que la copie numérique soit présumée fiable et permette de supprimer l'origine papier si possible.

Il reste évidemment le "jusqu'à preuve du contraire" à traiter mais les exigences sont bien là :
- documentation du contexte de la numérisation
- documentation des tests et contrôles effectués
- empreinte électronique + horodatage + cachet électronique/signature électronique
- conditions de conservation de type SAE ou coffre fort numérique
- documentation des migrations opérées (en cas de changement de format, il y a génération d'une nouvelle empreinte)
A noter que TOUTES les documentations sont à conserver aussi longtemps que les fichiers numériques sont conservés.
Cette publication est à mettre au regard de la nouvelle norme NF Z 42-026 qui traduit pour un prestataire en numérisation les conditions de la prestation pour la numérisation des stocks comme des flux.

Le decret : cliquer ici 

La numérisation fidèle de documents sur support papier est en bonne voie de normalisation !

La Commission de normalisation CN171 vient de publier en enquête publique le projet de norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations. 
Dans le cadre des processus de normalisation et d'approbation avant publication des normes NF, une enquête publique est requise. Chacun peut commenter et exprimer ses remarques et suggestions jusqu'au 13 janvier prochain. Après la commission se réunit en invitant les personnes qui ont commenté si elles le souhaitent. Cette réunion permet de passer en revue les commentaires et d'aboutir à un texte de synthèse. La norme est ensuite publiée.
De qui s'agit-il ? Cette norme est attendue depuis longtemps et elle est particulièrement d'actualité à l'occasion du nouvel article du Code civil 1379. Cette norme permet de renforcer la crédibilité d'une copie effectuée en externe (c'est l'objectif déclaré) comme en interne d'une administration ou d'une entreprise (service interne de numérisation comme un service courrier par exemple). 

La norme propose deux niveaux  : 
une classe (1) qui spécifie les documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et une classe (2) qui spécifie les documents de moindre sensibilité.

qui sont à croiser avec 2 possibilités :
Gamme 1 ou copie fidèle attestée et Gamme (2) ou copie fidèle (simple). Dans le premier car, les exigences de traçabilité et d'archivage en conséquence seront plus importantes !

Dans tous les cas, le besoin de disposer d'un SAE respectant les normes NFZ 42-013 ou ISO14641 pour archiver les copies produites en Gamme 1 ou 2 s'inscrit dans la continuité de la capacité de faire preuve quand c'est nécessaire.

Rappelons que toute les spécifications applicables reposent selon l'état de l'art sur l'analyse de risques recommandée dans la norme ISO 18128 en accord avec les normes de records management (ISO série 3030X et 15489.

Et pour le "joke" je note que 42-026 est la 42-013 dont le 13 est juste multipliée par 2 ! facile pour la mémoire non ?

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