Le télétravail n'est «pas une option», a affirmé Elisabeth Borne, ministre du Travail, et la nouvelle version du protocole sanitaire concernant les entreprises ainsi qu’une circulaire pour la fonction publique revoient les règles pour faire face à la crise du Covid. La règle du 100% de télétravail devient impérative et le travail en présentiel l'exception.
Cela a pour effet mécanique de provoquer une importante hausse de l’usage du parapheur et de la signature électroniques, car pas question cette fois ci de ralentir les circuits de validation et de décision. Le confinement du printemps a vu beaucoup d’organisations bricoler avec des signatures dites « électroniques » qui n’avaient rien de juridiquement acceptables ; en effet pour signer des documents, même des « engagements », on a parfois eu recours au « collage de l’image d’une signature » qui permettait d’exprimer visuellement un accord … mais sans l’ombre d’une quelconque valeur juridique réelle !
Il y a pourtant encore 2 ans, pour beaucoup, cet outillage n’était pas prioritaire, on privilégiait plutôt la nouvelle interface de GED métier ou la mise en œuvre d’une chaine de capture ; l’installation d’un dispositif de validation à distance pesait pour « 20% réalisé » (chiffre extrait du « Rapport sur la Gouvernance de l’information numérique » 2019), au printemps 2020 ce chiffre a doublé (39% réalisés - enquête Archimag), et parions qu’en cet automne, saison 2 du confinement, on dépasse les 50%.
Aujourd’hui devant l’urgence de la situation et l’incertitude de sa durée, il devient nécessaire de mettre en œuvre l’outillage qui soit conforme : le parapheur et la signature font dorénavant partie du dispositif prioritaire, pour parapher un accord d’entreprise (sur le télétravail par exemple), pour contractualiser, valider un bon de commande ou évaluer annuellement ses collaborateurs, …bref faire face à l’accélération du processus de validation à distance tout en étant en conformité avec les réglementations.
Reste qu’il ne s’agit pas seulement de choisir un outillage pour l’installer, mais de conduire un projet qui permet 1-d’identifier les niveaux de signature électronique en fonction des niveaux d’engagement nécessaires (visa pour un acte de gestion, signature simple pour un contrat de travail, signature avancée pour un acte d’engagement de type RGS2**,…), 2-d’équiper les bonnes personnes du fait de leur fonction ou de leur habilitation en terme de délégation de signature, 3-de réviser les circuits de production et de révision des documents et de les transférer vers les circuits de signature, 4-de choisir des outils interopérables qui se connectent aux logiciels métier,… et 5-de mesurer économiquement le coût de ces changements. Ainsi pour garantir la sécurité technique et juridique de la technologie et de son déploiement en terme d’organisation, un accompagnement d’expert permet de gagner du temps et de faciliter sa mise en œuvre.
