dimanche 20 novembre 2016

La numérisation fidèle de documents sur support papier est en bonne voie de normalisation !

La Commission de normalisation CN171 vient de publier en enquête publique le projet de norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations. 
Dans le cadre des processus de normalisation et d'approbation avant publication des normes NF, une enquête publique est requise. Chacun peut commenter et exprimer ses remarques et suggestions jusqu'au 13 janvier prochain. Après la commission se réunit en invitant les personnes qui ont commenté si elles le souhaitent. Cette réunion permet de passer en revue les commentaires et d'aboutir à un texte de synthèse. La norme est ensuite publiée.
De qui s'agit-il ? Cette norme est attendue depuis longtemps et elle est particulièrement d'actualité à l'occasion du nouvel article du Code civil 1379. Cette norme permet de renforcer la crédibilité d'une copie effectuée en externe (c'est l'objectif déclaré) comme en interne d'une administration ou d'une entreprise (service interne de numérisation comme un service courrier par exemple). 

La norme propose deux niveaux  : 
une classe (1) qui spécifie les documents à haute sensibilité (signature, preuve, engagement, ...) et une classe (2) qui spécifie les documents de moindre sensibilité.

qui sont à croiser avec 2 possibilités :
Gamme 1 ou copie fidèle attestée et Gamme (2) ou copie fidèle (simple). Dans le premier car, les exigences de traçabilité et d'archivage en conséquence seront plus importantes !

Dans tous les cas, le besoin de disposer d'un SAE respectant les normes NFZ 42-013 ou ISO14641 pour archiver les copies produites en Gamme 1 ou 2 s'inscrit dans la continuité de la capacité de faire preuve quand c'est nécessaire.

Rappelons que toute les spécifications applicables reposent selon l'état de l'art sur l'analyse de risques recommandée dans la norme ISO 18128 en accord avec les normes de records management (ISO série 3030X et 15489.

Et pour le "joke" je note que 42-026 est la 42-013 dont le 13 est juste multipliée par 2 ! facile pour la mémoire non ?

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