Tendance : chaîne complète de dématérialisation des processus en cloud

Fujitsu, bien connu pour son offre en matière de capture (gamme de scanner)  vient de débourser 16 millions d'euros pour acheter une société au chiffre d'affaire de 1 million d'euros qui propose des services de workflow en cloud. Ce positionnement sur la chaîne de la valeur de l'amont vers l'aval est démonstratif de la tendance actuelle du marché : offrir un service complet comprenant aussi une offre en mobilité et qui permet à une ou plusieurs entreprises de partager un ou plusieurs workflow incluant les ressources documentaires.
A noter l'offre déjà affichée : l'archivage sécurisé, élément indispensable pour un processus dématérialisé.

Pour en savoir plus :
la société runMYjobs
l'offre d'archivage

Première certification ISO 30301 dans le monde (probablement)

Tout le monde en parle, l'espère, mais existe-t-elle vraiment  ?
Notre excellente collègue Carlota Bustelo, très engagée dans le cadre du comité technique TC46 et plus particulièrement du sous comité 11 consacré à la normalisation de la gestion des documents d'activité (records management) vient de signaler que l'université ESAGED (Escuela Superior de Archivística y Documentación) installée à Barcelone vient d'obtenir la certification ISO 30301 pour (peut être) la première fois dans le monde. Cette certification a été délivrée par la société International Global Certification, S.A. A noter de Ramon Alberch, directeur de l'école a été à l'initiative de cette démarche.

Il faut saluer cette initiative et ce résultat qui encourage toutes les organisations soucieuses de valoriser et optimiser leur organisation documentaire, à renforcer et accélérer leur démarche de mise en place des processus de gestion des documents d'activité et de leur archivage.

Pour consulter l'article de Carlota, cliquer ici!

La bibliothèque passe du savoir au savoir-faire et même au savoir comment animer

Vu dans Courrier international de cette semaine (page 50, extrait du wall street journal) : les nouveaux usages des supports numériques nuisent au visitorat des bibliothèques américaines: davantage d'électronique à la maison = moins d'heure à la bibliothèque. Les réponses foudroyantes et parfaitement pragmatiques sont apportées par certaines bibliothèques américaines. Et jusqu'où iront-elles ?

Exemple emblématique : la bibliothèque d'Overland Park (kansas) organise des démonstrations de débitage de porc effectuées par un boucher de la ville. Le journaliste relate que cette séquence a remporté un franc succès : deux bonnes heures de commentaires, questions et réponses suivies avec beaucoup assiduité (l'enthousiasme de la foule a été à son comble quand le sujet du bacon a été traité !)
Dans d'autres bibliothèques, des cours de dance "branchée" sont organisés. Des démonstrations de techniques de pêche à la mouche sont mises en scène. Les alternatives au prêts d'ouvrages sont maintenant des télescopes, des instruments de musique, des outils, etc.
Résultat suite à ces diversifications :  +29%  d'augmentation de participation aux activités organisées par les bibliothèques.
D'un lieu de gisement de la connaissance, la bibliothèque tend à devenir un lieu de la transmission collective des savoir faire.

Et le LIVRE dans tout cela ? !

Certification du SAE, enfin !

Il y avait jusque là un dispositif de certification appliqué par Afnor Service dans le cadre du référentiel NF Z 40-350 destiné aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents dans leur composante physiques.
Il y a désormais la certification NF 461 datée du 17 décembre 2012 qui est délivrée par Afnor Certification pour les systèmes de management de système d'archivage électronique.
C'est le chaînon qui manquait à l'édifice : je salue l'Afnor et les porteurs du projets qu'ont été le SIAF et les associations professionnelles Aproged et Fntc pour ce travail.
Espérons que la suite logique de la série des normes ISO 30300  puissent donner lieu aussi à un dispositif de certification analogue. Nous disposerions ainsi de la couverture complète pour la maîtrise des flux et conservation documentaire  : gestion du cycle de vie des documents (GDA) + gestion de l'archivage électronique (SAE).
Ce serait bon pour la gouvernance documentaire !

Le lien avec la page afnor

Unforgettable....pour démarrer 2013 ... dès le 2 janvier

Je dois avouer une faible appétence pour les séries américaines mais du saumon complété par des truffes et pendant les fêtes, alors ça oui ! Une rapide consultation d'Internet me dit que manger du poisson serait une simple et fausse idée reçue pour soutenir sa mémoire. Tournons-nous donc vers cette série !
Carrie Wells, ancienne policière qui souffre d'hypermnésie rejoint l'équipe de la criminelle et met à son service son "don et sa malchance" (dixit).
Voilà une manière de démarrer 2013 de manière décontractée !


Dès ce mercredi soir sur TF1, diffusion de la série Unforgettable.
Et pour regarder Carrie Wells illustrer son symptôme : consulter les premières minutes de la série.

A l'heure de la surabondance d'informations dans les organisations, certains passage de cette série pourront-ils nous éclairer ? 

Et pour aller plus loin : l'article éclairant de Wikipédia

Big Data et nouveaux métiers

Dans sa nouvelle étude, Gartner prévoit en 2013 un marché 34 milliards de dollars pour les investissements et le fonctionnement de la gestion des Big Data. 
C'est de loin une énorme augmentation qui correspond à une mobilisation dans les prochaines années de nouveaux outils, de nouvelles compétences et aussi de nouvelles architectures et modèles de gestion et de conservation.
De la mise en place de la gouvernance de ces colossales ensembles de données à leur contrôle, des nouvelles compétences et métiers doivent répondre maintenant à ces  besoins émergents. Ils sont fonctionnels, juridiques, organisationnels et technologiques.
 Les big data électroniques nécessitent collecte, classement, versement, exploitation, conservation, valorisation ; autant de fonctions que nos professions connaissent pertinemment bien et pour lesquelles elles ont déjà fait leurs preuves (quand bien même ces premières étaient formées sur un support papier).
Autant la production et le stockage de données en grande qualité sont aujourd'hui assurés, autant la maîtrise des flux, de l'analyse, de la gestion du cycle de vie et la réexploitation est encore très faibles.

Le constat est que les compétences et les talents sont encore trop rares sur ce sujet.

Il y a là une réelle opportunité pour nos professions documentaires de se positionner sur le sujet des Big Data !


Pour en savoir plus : lire le communiqué de Gartner

Moins d'impressions, une petite goutte d'encre pour notre planète ?

Le résultat d'une des dernières études IDC : le nombre de pages imprimées dans le monde. Il a diminué en 2011, de 1%, passant de 3,12 milliards en 2010 à 3,09 milliards en 2011. 

Une statistique globale, dans les régions émergentes (Amérique latine et Asie Pacifique, hors Japon), l'impression progresse de 7,5%. 

Ce qu'il faut retenir est que dans les pays matures, ce chiffre est en baisse, de 5%, ce qui est considérable. 

Voici les arguments d'IDC : « La combinaison entre une économie faible et des tendances industrielles majeures telles que le managed print services, le green IT et l'automatisation des flux de documents ont eu un effet modérateur sur la croissance des volumes de page dans les économies développées ». 

Je suis d'accord avec eux pour dire que cette tendance n'est pas seulement assise sur la faible croissance des économies mais sur une tendance de fond. Du reste les archiveurs observent eux aussi une baisse tendancielle (certes encore faible) des productions d'archives papier chez leurs clients.

réf : http://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lmi/lire-impression-baisse-du-nombre-de-pages-imprimees-dans-le-monde-50933.html

Après les actifs financiers toxiques voici les actifs documentaires toxiques !

Arnaud Montebourg et Fleur Pellerin rappellent FACEBOOK à ses responsabilités en matière de protection des données personnelles. Isabelle Falque-Pierrotin, Présidente de la CNIL argumente : "La protection des données personnelles est un atout pour l'Europe et va devenir un avantage compétitif". La maîtrise des données personnelles est devenu un enjeu pour les entreprises en France comme un véritable casse tête pour chaque DSI : comment tracer et comment purger les données personnelles alors même que les fonds documentaires présentent maintenant des volumétries considérables (big data, etc.) et plus en plus ingérables tout en regorgeant de documents dits « toxiques » c’est à dire contenant des données non légales.

C’est à cette question que s’attellent aujourd’hui l’ensemble des acteurs de la chaîne de traitement documentaire : de la capture (auto-apprentissage encore plus performant des formulaires et lecteur automatique des données chez Abby, Itesoft, A2IA ou Readsoft), workflows des données pour les traitements et le classement, performance de la recherche sémantique avec des moteurs comme Antidot, jusqu'à l’archivage électronique et souvent son coffre fort associé.

Là, la chaine d’archivage des données est aussi en pleine (r)évolution : la norme française d’archivage électronique vient d’être transposée au niveau international en ISO 14641 et les prochaines certifications garantiront la maîtrise des données de bout en bout et bien entendu les purges appropriées, fonctionnalité tant attendue.

Les vélocipédiques et les RSE

Le 27 juillet 1926, le Dr J. Ruffier est sur le chemin pour rejoindre sa famille qui l'attend au bord de la Méditerranée. Il est parti le 17 juillet de Paris en bicyclette (un fixie avec 2 plateaux extérieurs et 2 plateaux intérieurs ce qui donne 44/18 et 40/22 qu'il changent à la main en s'arrêtant quand il a besoin de grimper ou de descendre !).
Il constate que seules les indications fiables sur l'état des routes proviennent des cyclistes croisés. Information d'autant plus critique que l'état des routes à cette époque change en permanence et que les pneumatiques ne sont pas aussi résistants qu'aujourd'hui.
C'est donc bien à ceux qui viennent de parcourir la route qu'on peut se fier.
Alors notre Docteur recommande immédiatement la mise en place d'un" réseau social" adapté à l'époque (,-)). Comment ? un simple tableau affiché à chaque étape ou chaque garage, permettra à chaque utilisateur  "de fournir aisément les renseignements nécessaires pour être informé de l'état de la route, en les inscrivant sur tableau affiché à la porte". (voir page 70).
Qui osera dire que le vélo ne développe pas la réflexion et "ne met pas en branle l'activité cérébrale" (comme il le dit)? !

Dr J. Ruffier, Voyage à bicyclette de Paris à la Méditerranée du 17 au 29 juillet 1926 102 pp, 2007, Ed. Artisans voyageurs

Papier d'Erik Orsenna : entre fragilité et désir de recueillement

Lu cette semaine "sur la route du papier" le troisème précis de mondialisation d'Erik Orsenna. Après "Voyages au pays du coton"que j'avais vivement apprécié, voici le nouveau sujet : le papier, cet excellent support pour créer et diffuser le savoir et préserver le savoir ,-). Sur ce vaste sujet, un étonnement de ma part et une réflexion. A/l'étonnement en page 45 : quelle raison renforce le choix du calife arabe Al-Mansour de développer la fabrication et l'utilisation du papier ? un important facteur réside dans sa fragilité. Autant un parchemin semble pouvoir être gratté et modifié aisément (bref, un support parfait pour un faussaire), autant le papier, infiniment plus fragile car plus fin et à base de fibres, rend ces modifications plus difficiles à cacher. Le choix du papier par le calife aurait été de "pouvoir faire confiance aux documents qu'il envoie ou qu'il transmet". Au coeur : le critère de sécurité des écrits et de fidélitè des dires dans le temps. Raisonnons que le format/support électronique s'inscrit dans la même ligne : un document électronique est [encore] plus fragile que le papier et il est besoin de traçer l'ensemble de sa vie (cycle de vie) qui doit permettre la démonstration de l'engagement. La nature même du support électronique et de son traitement/conservation induit donc mécaniquement un renforcement de la sécurité de la preuve par rapport à celle attachée à un document papier.
B/ la réflexion maintenant pour nourrir le dialogue : papier/électronique. J'aime beaucoup page 299 (chapitre consacré aux ebook) : "Quand au papier, je lui fais aussi confiance. Il y a en chacun de nous un désir de lenteur, de silence, de recueillement. Ce désir là, je crois que seul le papier peut y répondre."

Orsenna Erik - Sur la route du papier -Petit précis de mondialisation III p.312 Stock 2012

Faut-il mettre un records manager dans chaque réseau social d’entreprise ?

Cette première question pour contribuer à répondre : les contenus ajoutés,  enrichis, commentés, procèdent-ils des activités des organisations ?

Que ce soit la gestion de projet (espaces collaboratifs, partage de documents, messages sur les murs, messages qui remplacent en partie la messagerie individuelle, plan de classement partagé, etc.), ou la gestion des ressources humaines (réseaux d’experts, identification des compétences, école du savoir, etc.), ou encore l’animation de la recherche et de l’innovation (partage collaboratif dans le cadre de wiki, forum, commentaires de données documentaires comme des archives ou des données techniques de référence, etc.) ; l’ensemble de tous ces contenus multiformes sont le produit des activités. Preuve en est quand un patron bien connu d’une entreprise de conseil-SSII déclare que les messageries seront immanquablement remplacées à court terme par des solutions de RSE.  

Les RSE sont donc des nouvelles solutions de gestion de données et de documents. Les contenus et documents ont naturellement leur place dans la politique documentaire de l’entreprise, et à ce titre, sont parfaitement éligibles pour être conformes avec la norme de management de système documentaire  ISO 30300 et son pendant la norme technique ISO 15489.

Oui, les RSE doivent intégrer le records management dans leur architecture et leurs fonctionnement. Les contenus produits dans le cadre RSE doivent en conséquence être inclus dans les politiques et cartographies documentaires des entreprise qui les ont mis en oeuvre.

Du nouveau sur la mémoire à long terme

L'interview d'Eric Kandel, de l'Institut du Cerveau et de la Moelle épinière  (ICM) dans Le Monde du samedi 14 janvier apporte de nouvelles réponses sur le fonctionnement de la mémoire à long terme.
Au départ, est nécessaire soit une répétition de l'information à mémoriser, soit une information à très forte intensité (et Eric Kandel de citer "votre premier amour !"). Cette information a un impact sur des synapses qui se forment ou des synapses existantes qui se renforcent. Pour fixer cette information en tant que mémoire à long terme, un des gènes produit une protéine qui va stabiliser la synapse concernée.
La recherche rendue trop complexe par le nombre considérable de neurones chez l'homme (100 milliards, ouf, j'étais inquiet !) comme chez le chat, Eric Kandel a préféré avec succès concentrer ses recherche sur l'aplysie, cette limace de mer géante (voir photo) qui abrite 20.000 neurones plus aisément manipulables et mesurables. Au lieu de gammes répétées au piano, ou de la conjugaison des verbes irréguliers en anglais, chez limace a reçu des chocs répétés sur la queue : triste destinée mais fort utile pour faire avancer la connaissance de la mémoire à long terme.

Pour en savoir plus sur les neurones et synapses

SEEMA (Europe du Sud dont la France, Europe de l’Est, Moyen-Orient et Afrique) de Google.

Petit film sans prétention mais passionnant avec cette plongée dans l'univers Google à deux pas du 24 rue de Milan de Serda : design des bureaux, salles de réunions, bibliothèques virtuelles, témoignages/présentations par des google men et des google women, bref, des vraies personnes, passionnées et captivantes.
A regarder en time code 4 minutes 30 secondes environ, l'armoire virtuelle de livres numérisés, chaque livre peut être téléchargé après la lecture du QR... de vraies idées pour nos bibliothèques (à noter que Philippe Colombet, responsable de Google Livres,  cite l'ouvrage de Nostradamus provenant du fonds de la bibliothèque de Lyon et numérisé par google -Archimag avait abondamment couvert le sujet à l'époque-). Bon voyage (les bureaux de Google sont situés dans l'ancien siège des chemins de fer d'orleans, d'où l'image et d'où le clin d'oeil du réseau physique/réseau virtuel ,-))

SerdaLab.com : la plateforme de veille dédiée entièrement aux marchés du management de l'information

C'est nouveau, c'est beau, c'est intelligent, et c'est en plus vraiment très utile!
Serdalab vient de lancer sa nouvelle offre de plateforme de veille dédiée entièrement aux marchés du management de l'information : fils de veille et newsletter thématiques, chiffres clés, études de marché, conseils d'experts... toute la veille sur le management de l'information en un seul site!
Attention :  la totalité des contenus de serdalab.com (à l'exception des études de marché serdaLAB) sera en libre accès tout le mois de décembre 2011 sur simple inscription.

Pour en bénéficier, copiez le lien suivant sur votre barre de navigation et bonne visite !  http://www.serdalab.com/demande-de-compte-gratuit/

La mémoire numérique des SDF

La fondation Abbé Pierre innove magistralement : "copiez vos documents et mettez-les à l'abri dans un coffre-fort personnel et confidentiel". Les SDF de Marseille peuvent désormais mettre en sûreté leur documentation administrative personnelle depuis cette semaine.

Une tablette reliée à un scanner permet à une personne SDF de numériser ses papiers pour les déposer ensuite sur le site http://www.base-fap.com/ ou la bagagerie électronique sécurisée ou encore de les enregistrer sur une clef USB à emporter avec soi. 

La fondation Abbé Pierre a co-financé ce projet doté d'un budget de 75.000 euros avec le conseil régional Provence-Alpes-Côte d'Azur (Paca). Cette borne est la première du genre et sera déployée, d'abord dans d'autre sites à Marseille, pour être ensuite implanté à Lyon, puis dans l'autres lieux en France. Si il y a un objet à ne pas perdre, ce sont bien les papiers justificatifs d'identité ou de droits à faire valoir, voire une documentation médicale essentielle pour le suivi de sa propre santé.

Avec leur mobilité subie, les SDF égarent des liasses de documentation trop souvent quand ces dernières ne sont pas dégradées ou détruites. Cette solution met à disposition de ces personne fragilisées les atouts de la sécurité numérique, et les bénéfices du records management. 

Question technique avec le clin d'oeil de l'expert : la base fap, bénéficie-t-elle d'une architecture SAE en conformité avec la norme NF Z42-013 ?

Hourra, les nouvelles normes de management des document ISO 30300 viennent d'être votées

Presque aussi importante que la finale de rugby à Eden Park : le vote à l'unanimité des deux normes fondatrices des systèmes de management des documents d'activité (soit le records management) : j'entends la normes ISO 30300 Principes et vocabulaire et la norme ISO 30301 Exigences.
22 P-Members (membres participants) ont approuvé ces deux normes, aucun a voté contre. Les quelques pays qui se sont abstenus correspondent à des pays qui ne participent pas activement à ce processus de normalisation et qui n'ont pas d'avis particulier. Rappelons que cette série de norme permettra rapidement de certifier les systèmes de gestion documentaire papier ou/et électronique qui en aura besoin..
Bravo aux deux équipes NZ et FR et BRAVO à l'équipe internationale du TC46/ SC11 Gestion des documents d'activités / records management. Les étapes suivantes : la révision de la norme 15489 et le développement de la suite de la série ISO 30300 ainsi que les autres normes associées.

Yann Moulier Boutang et le capitalisme cognitif

Yann est un économiste et essayiste spécialisé dans l'économie des NTIC et la société de l'information. Ses prises de positions et engagements politiques en faveur de l'autogestion, de l'extrême gauche ou actuellement de l'écologie en font un penseur de notre actualité numérique atypique et pour cela indispensable.
Citons par exemple son article  http://1libertaire.free.fr/MoulierBoutang02.html paru en 2003 sur le site libertaire http://1libertaire.free.fr/index.html
Écoutons avec attention ses interventions en conférence plus récemment et publiées sur les sites de vidéo comme celui-ci : interview sur le sujet du capital cognitif à cette adresse http://vimeo.com/13513791

Tendances de l'archivage électronique

L'étude Archivage électronique et records management : acteurs, besoins et tendances publié par Serda Lab vient de paraître. Philippe Ballet, avocat au Cabinet Alain Bensoussan a contribué à cette étude complète :enjeux, exigences juridiques, normatives, certifications, etc. Le sujet des archives électroniques publiques sont aussi développées.
Outre les méthodes de mises en oeuvre, l'étude du marché des solutions, les attentes des utilisateurs et des décideurs (DG, DSI, directions métiers), SerdaLab capitalise aussi sur son étude de 2008 et mesure les évolutions durant cette période, ce qui permet de se projeter dans la période suivante de 2011-2014. A périmètre égale, le nombre d'organisations ayant mis en place (ou en cours de mise en place) un système d'archivage, a augmenté de 30%. C'est important et significatif de ce qu'on rencontre sur le marché. Le records management et l'archivage progressent bien et devrait perdurer dans les années à venir! A contrario, les budgets sont plus serrés. Le marché devient plus concurrentiel et se clarifie au niveau des offres de solution. Cela devrait rendre le marché plus actif encore. L'étude détaille les tailles de projets et les budgets précisément et, plus que jamais, la clé de la décision tourne autour des calculs économiques et financiers notamment de retour sur investissement. Dans ce domaine, il faut en effet appliquer des méthodologies très spécifiques comme l'analyse de risque au regard des exigences métier. A ce prix, cette étude SerdaLab constitue un investissement largement rentable pour étudier son projet, Benchmarker, choisir sa solution de SAE !

Quand Total et Recall sont associés, c'est décidément trop ou Paul Otlet revisité !

Dès la première page, nous sommes prévenus : "ceci n'est pas un ouvrage de science-fiction". Cet ouvrage est signé Gordon Bell, ancien Microsoft, qui anime avec son collègue Jim Gemmel le programme de recherche MyLifeBits,programme consacré à l'enregistrement et à la numérisation des données personnelles. La préface est signée Bill Gates incluant en passant cette citation "imaginez maintenant que vous ayez accès, d'un simple clic, à toute des informations reçues au cours de votre vie".
le constat de l'auteur part de l'observation suivante : les capacités de stockage des données numériques augmentent chaque jour et le phénomène "cloud" parachève le fait que plus aucune limite n'existe dans le domaine des capacités de stockage. Cette capacité est cumulée à des capteurs de données de plus en plus miniaturisés comme les caméras portés en permanence sur soi, ou des terminaux GPS qui donnent en permanence la position géospatiale. Constat est fait que toute donnée enregistrable peut être captée, enregistrée, conservée et consultée dans le cadre d'une durée longue, voire très longue. Parmi de nombreuses possibilités desmonstratives, Gordon développe trois champs :
1/ PERSONNEL :l'enregistrement des données personnelles tout au long de sa vie qui permettrait un aide mémoire sur-performant au quotidien (en filmant TOUT pour être en capacité de rappeler TOUT sur TOUT), un passage intergénérationnel (accéder à la totalité des enregistrements quotidiens de TOUS les ascendants pour TOUTES les générations ascendantes (depuis Adam, cela fait beaucoup !). Ici, le droit à l'oubli pour celui qui filme ou qui est filmé (à son insu souvent) est au coeur de la question du numérique TOTAL. D'ailleurs Gordon ajoute page 96 "Ce sont nos e-souvenir, à nous d'en contrôler l'accès".
2/ AU TRAVAIL : l'enregistrement de TOUTES des données dans son quotidien de travail permettrait que transférer la TOTALITE du savoir faire à un remplaçant sur le même poste de travail. Ainsi, un "vis ma vie" numérique remplacera des actions de knowledge management et de formation. Quid dans ces conditions de l'innovation, de la créativité quand tout y est balisé et réglé, y compris le sens du parcours d'un pointeur de souris sur un écran par exemple !
3/ SANTE : l'enregistrement de TOUTES les données de santé à partir de multiples capteurs permanents portés par chacun, permettra de diagnostiquer, suivre, anticiper la survenance de pathologies. Ici, le suivi de telles données permettraient de maîtriser des morbidités. Mais entre améliorer la santé de chacun et les finances d'un système santé d'une part, et bâtir des systèmes intrusifs d'autre part, la proximité est forte.
Bref, il est certain que personne ne souhaite évoluer dans un monde aussi TOTAL RECALL. Dans tous les cas, la gouvernance par la technologie ou bien par l'homme est posée. L'espace de manœuvre est réduit entre un suivi démocratique et un contrôle totalitaire dans le monde du numérique.
Restons extrêmement vigilants camarades !

PS : un livre à lire car c'est n'est pas de la science fiction, justement !

Référentiels et données d'autorité à l'heure du web sémantique : la journée 2011 Afnor BNF de la CG46

L'Afnor et la BNF viennent de publier les actes de ces riches et instructives journées. Pour tous ceux qui n'ont pas eux la chance d'y assister, voici l'opportunité de connaître les derniers développements du web sémantique dans notre domaine.

L'introduction

Ayant eu l'honneur de présider cet évènement (1), qu'il me soit permis ici de reproduire mon introduction :

Faut-il encore catégoriser aujourd’hui ?

Nous avons longtemps cru que les moteurs de recherche pourraient effectuer le travail de recherche sans aide d’une taxonomie spécifique ou grâce à des taxonomies automatiques.

Il semble aujourd’hui que l’on ne puisse pas capitaliser la connaissance en organisant la mémoire et le savoir sans y accéder grâce à des référentiels.

Il semble bien que l’interconnexion de référentiels permette d’aller plus loin, plus profondément dans cette recherche d’accès différenciés à l’information.

A l’heure du web et de son accès démocratisé, et au delà des utilisateurs qui deviennent aussi des acteurs de catégorisation et de catalogage, le web sémantique et ces ressources de référentiels interconnectés comme linked data qui sera exposé,  deviennent-ils de facto un outil au service des utilisateurs acteurs ?… qui accompagnent, voire accélèrent, l’évolution majeure des métiers de la bibliothèque et de la documentation du « moins centré (voire plus du tout) » sur le catalogage par exemple, et davantage sur les nouveaux services rendus.

Avec la RGPP et de son cortège de rationalisation des dépenses publiques,  et avec la recherche de la qualité de service et de performance, l’heure est aujourd’hui au partage, à la mutualisation et à la saisie unique pour éviter les données redondantes et approximatives. Les nouveaux outils en lien avec le web sémantique y contribuent-ils pour leur part ?

Le programme

• Les systèmes d'organisation des connaissances, de Babel aux Linked Data
• Publier les référentiels sur le Web sémantique
• Nouvelles perspectives pour les référentiels à l'heure du Web de données
• VIAF, une brique importante pour le Web sémantique
• ISNI, un identifiant au croisement des communautés
• Les référentiels comme services, une politique de l'Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur
• L'EAC-CPF dans les archives : vers la constitution de fichiers d'autorité pour les Archives nationales et les archives territoriales
• Les schémas de concepts et le Web sémantique : la norme sur les thésaurus ISO 25964 et le Web sémantique
• L'information juridique et le Web sémantique

Le lien avec la page du site

http://www.bnf.fr/fr/professionnels/autres_journees_professionnelles/a.referentiel_donnees_autorites_110527.html

(1) en tant que président de la commission générale CG46 pour la normalisation des sciences de l'information

Quel avenir pour les Archives de France ? rapport issu de la mission demandée par M. Fillon, Monsieur le Premier Ministre et conduite par M. Maurice Quénet, Conseiller d’Etat.

Les enjeux dûment rappelés

Les enjeux sont clairs : des volumes en croissance à traiter, des supports  électroniques peu voire pas maîtrisés, des collectes « balkanisés » et au demeurant peu efficaces (l’auteur pointe particulièrement la collecte des archives des cabinets ministériels qui est effectuée à chaque nouveau gouvernement). L’analyse n’est pas nouvelle, mais elle est toujours utile d’être rappelée.

Les données statistiques indispensables pour donner des premières mesures

Les données statistiques consolidées dans le rapport sont éclairantes : 1100 agents pour gérer 1000 kilomètres d’archives soit un ration d’environ un agent pour un kilomètre, collecte comprise.  Notons donc ce « benchmark ». 16 agréments  de société d’archivage pour l’externalisation  de la gestion des archives  ont été acceptés depuis le début 2010 afin de renforcer un appui à la gestion des archives publiques.

Les axes de progrès

Les axes  de progrès sont présentés avec, en permanence, le souci de la mutualisation, facteur d’optimisation du service rendu et de réduction des coûts. RGPP est aussi à l’ordre du jour ici.

Il faut saluer la mise en évidence du besoin d’une gouvernance appropriée avec en parallèle du renforcement des compétences des professionnels, la mise en œuvre d’un pilotage interministériel renforcé, peut-être animé par l’échelon des secrétariats généraux dont les prérogatives pour la gestion des archives sont depuis longtemps appliquées.

Au reste, le scénario N°4, largement développé par l’auteur,  propose d’instaurer une délégation interministérielle aux Archives rattachée au Premier Ministre à l’instar  des domaines comme la lutte contre la fraude, la sécurité routière, etc.).

Rappelons que cette excellente idée repose sur la réalité que la bonne gestion des documents est une des sources d’efficacité, d’économie et de transparence pour le service public. Il est donc pertinent que les moyens qui sont induits trouvent dans ce rattachement une capacité optimale à être employés[1].

Les recommandations pour à mettre en œuvre dans le cadre de ce pilotage portent sur :

-       L’accélération des mesures pour accompagner les progrès de la dématérialisation, pour collecter, conserver et permettre l’accès des archives numériques dans la mouvance des grands projets comme Atlas ou Spar de la BNF dont l’auteur souligne le budget considérable dépensé mais qui pourraient servir de modèles pour une (ou des) plate-formes mutualisées,

-       La mise en œuvre d’un portail interministériel mutualisé permettant de rapprocher la connaissance des fonds d’archives et de faciliter l’accès aux données archivées,

-       La rationalisation des choix en matière immobilières comme l’évitement des redondances ou des juxtapositions (signalement par l’auteur du bâtiment d’archives des Archives Nationales à Pierrefitte et de celui du Ministère des Affaires Etrangères à la Courneuve).

Enfin, M. Maurice Quéret admet aisément que la question de la réutilisation des documents d’archives publiques dans le cadre de la Directive européenne sur la réutilisation des données publiques reste actuellement entière. Une étude du Conseil d’Etat est donc recommandée à cet effet.

A l’heure de la RGPP, ces axes de progrès sont légitimes. La recherche de logiques d’optimisation articulée avec une nouvelle gouvernance centrée autour du Premier Ministre permettrait alors dynamique intéressante.

En attente des suites et décisions.

Pour télécharger le rapport cliquez ici

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[1] Rappelons le débat mené par Archimag l’année de la réorganisation du Ministère de la Culture.

Livre Blanc sur l'évolution de la normalisation du records management

La commission de normalisation 11 de la CG 46, avec l'aide de l'ADBS et de l'AAF,  publie ce mois de mars 2011 sur le site BiVi Fonctions documentaires d'AFNOR Editions un fascicule consacré à la gestion des informations et documents d’activité (ou records management).

Le livre blanc est intitulé : « Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité ; Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 ». Il s’adresse autant aux gestionnaires d'informations ou de documents, aux qualiticiens, aux directions des systèmes d’information, qu'aux managers et décideurs... et donc à toute personne souhaitant mettre en œuvre un tel système.

La parution de la nouvelle série de normes ISO 30300 est particulièrement d’actualité au vu des exigences techniques et réglementaires de plus en plus prégnantes en matière de traçabilité et de transparence, et la maîtrise du cycle de vie complet des informations est aujourd’hui au cœur des préoccupations de la plupart des organisations publiques ou privées (tant financières qu’industrielles).

Si la norme ISO 15489 fournit le cadre technique d’amélioration de la gestion de l’information, la nouvelle série de normes de système de management ISO 30300 permettra de définir un cadre d’audit et de certification, ce qui constitue la grande nouveauté pour cette année 2011.
A signaler les trés utiles et pertinents retours d'expérience de grandes organisations privées et publiques à la fin du LB.

Pour télécharger sur le site de l'Afnor, cliquez ici

pourquoi parle-t-on de plus en plus de gouvernance documentaire ?

Une enquête auprès de 250 organisations sur la gouvernance documentaire a été menée par serdaLAB, le laboratoire d’études du groupe Serda, à l’occasion de Documation 2011, en Janvier et Février 2011.  Voici les premiers résultats évidents, démonstratifs, sans ambiguïté aucune !
Une gouvernance documentaire (1) s'impose aujourd'hui pour les trois premières principales causes (respectivement 70%, 64% et enfin 35%) que plébiscitent les répondants : une volumétrie documentaire qui croit et qui n'est plus maîtrisable, des sources d'information éparpillées (bases internes, réseaux sociaux (tweet, facebook, viadeo, messagerie, sms, web,etc. souvent sans lien ni formats homogènes) et enfin la perte de temps liée à la recherche d'information. 
En revanche (mais à la réflexion c'est déjà significatif !), 11% des répondants, classés comme des innovateurs, ont déjà appliqué de manière globale la gouvernance documentaire dans leur entreprise.  36% l'ont appliqué [seulement] de manière sectorielle.
Pour ceux qui n'en disposent pas, 21% ont un projet à court terme (2011-2012) et 32% n'ont aucun projet dans ce domaine.

Une petite majorité (44%) des répondants pense que pour répondre à ces trois raisons principales, il est indispensable de mettre en place une gouvernance documentaire globale dans le cadre d'une stratégie d’entreprise pour l'organisation de l'information.

(1) La gouvernance documentaire est une notion très large que serdaLAB a défini comme « la stratégie et l’organisation mises en place afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance au sein d’une organisation et de son environnement externe afin d’en améliorer l’efficacité ».

BIENVENUS AU IIème COLLOQUE SERDA-SORBONNE le 10 février prochain

Je suis heureux de vous annoncer la 2ème édition du Colloque SERDA-SORBONNE qui a pour thématique : "Catégoriser - la limite des ordres, le désordre des limites".

Encore une fois, le Groupe serda à travers son laboratoire d'études et prospectives serdaLAB et en collaboration avec l'Université La Sorbonne Paris IV, s'emploie à développer une thématique omniprésente dans le quotidien des professionnels de la Mémoire et du Savoir et à la transcender grâce à l'intervention d'experts (parfois très inattendus !) du monde économique, universitaire et scientifique.

Ce colloque a lieu durant une demi-journée sous formes de 2 tables-rondes, ponctuées d'interventions originales et décalées.

Cette année les participants au Colloque SERDA-SORBONNE seront invités à fêter les 25 ans du Groupe serda-archimag à l'occasion d'un cocktail qui se tiendra à la suite du Colloque.

Pour se régaler du texte de Jean-Michel besnier

Records management, archives et révolution de jasmin

Les évènements de Tunisie sont politiques, sociaux et aussi économiques. Les archivistes de tunisie réagissent. A l'initiative de Chaker Ghariani, enseignant à l'Institut Supérieur de Documentation et relayé par Rabii Bannouri, citoyen, universitaire et ancien président de l’Association des gestionnaires des archives de Tunisie (AGAT) un appel intitulé "Sauvons notre mémoire, sauvons nos archives !" a été lancé.

Chaker Ghariani appelle tous les archivistes tunisiens "à protéger les documents essentiels et délicats (documents des grands appels d'offres, décisions politiques, PV et délibérations des instances de décisions, AG, CA, documents des cabinets, comités supérieurs des ministères et réunions des directeurs, ...délibérations des conseils municipaux et des conseils régionaux.... )". L'appel indique qu'il s'agit simplement et complètement d'appliquer la loi sur les archives. Il s'agit donc, en vertu de cette loi d'"Exiger clairement et immédiatement que les documents des bureaux des ministres, des cabinets, des secrétaires généraux, des PDG des entreprises publiques soient identifiés et surtout ceux proscrits ou arrivant à échéance selon les calendrier de conservation, et soient transférés immédiatement aux archives intermédiaires".

On le sait, les bouleversements de tout temps mettent en danger l'intégrité des fonds documentaires pour de nombreuses raisons : les fonds documentaire constituent des métaphores des entités qui ont produit ces documents et informations, constituent aussi des preuves qu'il est utile trop souvent de voir disparaitre à point nommé. Parfois, il s'agit d'un manque de chance : la documentation a été détruite accidentellement tout simplement. C'est pourquoi la communauté des archivistes tunisiens se mobilise pour préserver les fonds patrimoniaux et courants pour l'histoire et aussi pour la continuité du fonctionnement de l'état et du pays.

Qu'ils en soient remerciés !

PS : le site facebook a été ouvert à ce propos : LES GESTIONNAIRES DES DOCUMENTS GARANTS DE LA MEMOIRE DE CETTE REVOLUTION

Curation, Curator, une pratique de veilleur ou un nouveau métier ?

La curation ou "la rédaction en chef participative" comme est intitulé l'article de Guillaume Decugis, directeur Goojet paru sur le site Owni.fr.
Pour pallier l'éparpillement et le trop plein des données du web, il existe les moteurs de recherches à algorithmes comme Google. Puissants mais pas toujours très transparents sur les règles de ces mêmes algorithmes qui évoluent en permanence.
Il y a aussi les outils comme twitter qui créent grâce au fonctionnement du réseau social des signalements convergents de d'information.
D'aucuns imputent à cette automatisation et  à ces réseaux collaboratifs, la crise que traversent les métiers documentaires dont les compétences sont justement les catégorisation et la mise en valeur des données éparses, multiformes et complexes. C'est justement à ce propos que le "CONTENT CURATOR" semble bien émerger. OUI, nous avons besoin de "CURATION" (conservation, valorisation... la traduction en français n'est pas encore d'actualité car elle trahirait le sens immédiatement). Le curator, comme le cite Guillaume, est "quelqu'un qui continuellement trouve, regroupe, organise et partage le contenu en ligne, le meilleur et le plus pertinent sur un sujet spécifique" (1).
Que ce curator soit un professionnel, un groupe de professionels, une communauté, ou des individus en réseau social, il y a en effet toujours besoin d'une information éditorialisée, qui, de ce fait, fait sens et fournit des données à valeur ajoutée.
Question pas encore tranchée : curator est-il un effet de mode dont le concept est déjà mort ? Est-il foncièrement différent des activités de veille, d'indexation et de publication de nos métiers ?
En partie oui, mais la fonction "rédaction de chef participative" est, elle, spécifique, elle est à noter et probablement à ajouter aux compétences de nos métiers documentaires.
Voir aussi les outils associés à l'activité de Curation comme Pearltrees, Curated.by, Storify ou Scoop.it.
Affaire à suivre !



(1) The name I would give it is Content Curator. A Content Curator is someone who continually finds, groups, organizes and shares the best and most relevant content on a specific issue online. Rohit Bhargava

Voeux 2011 avec les oreilles du lapin, la fatigue du koala, le manque d'attention des moines et la négligence d'Attila

Si, Si, Si-r G. William, 10ème Gouverneur de Hong Kong (1903), vous présente ses voeux... et c'est même son nom !
Au delà du clin d'oeil, je vous invite à découvrir en téléchargeant les quatre syndromes qu'il faut absolument éviter pour gouverner sereinement en 2011 sa mémoire et son savoir. Autant vous le dire : j'aime beaucoup le syndrome des moines... qui recopient chasteté depuis des années..., j'adore le koala qui se fatigue à s'informer sans relâche, je dois dire que le lapin et ses longues oreilles étoilées me font penser à un épisode récent signé un service de renseignement situé à l'ouest de la France et enfin, je rappelle qu'Atilla était AUSSI bien un homme lettré entouré de savants qu'un désherbant biologique.
ALORS téléchargez ici quatre syndromes de Mémoire & Savoir
Meilleurs Voeux de bonne santé, de projets motivants et passionnants, de rencontres et d'échanges et de découvertes et innovations.

Capital immatériel et qualité des données (ISO8000)

A titre de rappel, le rapport du Cigref expose dans son avant-propos que '"l’économie post-industrielle dans laquelle nous nous trouvons est marquée par une création de valeur passant par la valorisation d’actifs immatériels tels que les actifs de connaissance".
Dans son nouvel appel à experts, l'Afnor, avec les travaux de normalisation en cours sur la série ISO 8000 consacrée à la qualité des données, fait le lien fortement et clairement : "il s'agit de disposer d'un capital de données de qualité [qui] devient une nécessité primordiale" dans les entreprises et les administrations. Ces données concernent tant les informations administratives (réglementation et législation), commerciales (données client orientées satisfaction), opérationnelles (productivité et valuer ajoutée) que financières (conformité aux référentiels sectoriels).
 A noter que seulement 16% des entreprises ont mis en place un programme de qualité des données.
Ces travaux s'effectuent dans le cadre du comité ISO/TC184 intitulé "systèmes d'automatisation et intégration"
 et couvrent les champs des données de production, de mesure, d'échange en ajoutant le concept de "master data" qui correspondent aux données essentielles pour la pérenité de l'organisation concernée.
Les enjeux de qualité des données en lien avec la gestion des connaissances et plus généralement la gestion des informations et des documents des processus sont appliqués comme le montre les participations actives des Japon, la France, la Grande-Bretagne, les Etats Unis, la Corée pour les secteurs automobiles, aéronautique, défense, solutions de management et de e-commerce.
Ces travaux sont évidemment à rapprocher des travaux effectués actuellement dans le cadre du TC46 SC11 sur la gestion des informations et documents dans les entreprises ou records management d'autant plus que la nouvelle série des normes ISO3030X incluent la certification des système de gestion des informations incluant les données.
Bref, la qualité de la donnée est source de la qualité des informations et des documents, qui sont eux mêmes les sources des connaissances de réflexion et opérationnelles, le tout constituant le support d'un capital immatériel des organisations : donc quatre fois pertinent de s'y impliquer ! 

Pour tout expert intéressé, le contact référent à l'Afnor est Catherine Protic.

Fleurs fraîches et oeuvre d'art numérique David Hockney

Vu à la fondation Pierre Bergé Yves Saint Laurent aujourd'hui, les dessins sur iPhone et iPad réalisés par David Hockney. Le credo de David : "Made for the screen, Totally on the screen, It's not an illusion".

"Lorsque j'ai commencé à dessiner sur iPhone, j'ai tout de suite compris que c'était un nouveau médium mais qu'il constituait aussi une matière complètement inédite de diffuser des images.... L'iPhone était à côté de mon lit. Il contenant tout ce qui qu'il faut... Je n'aurais pas dessiné l'aurore avec seulement un crayon et une feuille de papier. C'est la luminosité de l'écran qui m'y a incité." L'Ipad disposant d'un écran plus grand, David a naturellement utilisé aussi ce support.

Cinq points de fascination : 

- la fascination du doigt (le pousse, l'index) qui choisit sur la palette la couleur et la texture et qui dessine sur l'écran : la rencontre de l'analogique et du numérique générateur de beauté !

- la fascination de la scénographie de l'exposition qui dans une salle juxtapose des dizaines de iPhone et d'iPad qui, chacun, affichent une oeuvre d'art

- la fascination de certains dessins qui sont exposés sous forme d'animations : le rêve de voir sous ses yeux se construire d'oeuvre d'art par touches et retouches. Question : l'oeuvre d'art est-elle le dessin "fini" ou bien l'animation ? Personnellement, l'animation atteint une force esthétique à laquelle j'ai été particulièrement sensible.

- la fascination de l’ambiguïté de la propriété et de l'oeuvre originale. Un dessin conçu en numérique, pour le numérique, pour la diffusion en numérique.... où est l'original, existe-t-il ? David écrit "Etaient-ce des reproductions ? Ce fut l'une des premières questions qui s'est posée. J'y répondu par la négative : les dessins étaient exactement identiques à ceux qui étaient sur mon téléphone, en théorie du moins, puisque je n'avais envoyé à mes amis rien d'autre qu'un fichier numérique." Dans cette suite, cette exposition semble être la première à avoir été envoyée grâce à l'email : que voyons nous dans la salle d'exposition ? les oeuvres originales ou non ? 

Au terme du 30 janvier prochain (date de la fin de l'exposition), le commissaire devra-t-il renvoyer à l'artiste son fichier "original" en email ? comme le questionne, en blaguant, David !

D'ailleurs, dans la librairie, une affichette de la couverture de ce qui ressemblerait à un catalogue d'exposition a attiré mon attention. A la question sur sa consultation éventuelle, voire son acquisition, réponse a été que l'existence même du catalogue était en discussion avec l'artiste qui n'en voyait pas l'utilité, et en tout cas pas la logique !

Exposition David Hockney Fleurs Fraîches Fondation Pierre Bergé Yves Saint Laurent jusqu'au 30 janvier, 5 av. Marceau 75016 Paris 

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La ruche et la pollinisation

"Si les ruches sont une base pour les abeilles, la pollinisation crée infiniment plus de richesses autour de leur sein. Source de l'abondance et de la vie sur Terre, la ruche ne revendique pourtant pas ce qu'elle engendre" écrit  Thanh Nghiem dans son dernier ouvrage (1).
Aux sombres inquiétudes de la fin des énergies et autres ressources, du vieillissement de nos populations, etc.,  la réponse pour les bonnes solutions : les NBIC et la pollinisation des cerveaux. D'abord les NBIC soient les Nanosciences, la Biotechnologie, l'Informatique et les Sciences cognitives. L'enjeu : l'utilisation de l'information pour innover et trouver les solutions.
Déversée par chacun et disponible pour la communauté, cette information est sans cesse rassemblée et agrégée. Elle nécessite ensuite l'intelligence (mise en lien, en perspective, ...) des personnes que l'auteur nomme "passeurs" ou "pollinisateurs" pour permettre la maîtrise de la complexité  et la facilitation des prises de décisions. Au delà de la mémoire et du savoir (p. 153), la clé est de "trier, analyser, partager ou créer l'information" insiste l'auteur. L'outil essentiel du compagnon pollinisateur est l'outil collaboratif et l'information ouverte du web 2.0 qui en est le pendant.
C'est là où l'entreprise ou le gouvernement et son administration retrouve, au delà de faire fructifier (le chiffre d'affaire ou le PIB) la ruche, son pouvoir éthique de pollinisation sociétale et donc de motivation et d'envie de construire la société équilibrée.

(1) page 171, Des abeilles et des hommes bayard, 175 p., septembre 2010

Un mot sur l'auteur : Thanh Nghiem, diplômée de l'école des mines et de l'Insead, a commencé sa carrière comme associée chez McKinsey. Elle est ensuite directrice au sein du groupe Suez Ondeo. En 2002, elle fonde Angenius pour favoriser les modes de vie durables (pour en savoir plus cliquez ici)

Benchmark des principaux SIGB Open source Koha, Open Flora, Pmb

Aujourd’hui, un projet sur 3 porte sur l’implantation d’un système open source. Les SIGB open source sont maintenant retenus dans des projets au périmètre important comme une université ou une grande collectivité comme dans ceux des centres de documentation de toute taille qui intègrent des fonctions bibliothéconomiques.

Les consultants experts en bibliothéconomies et documentation du cabinet ont comparé les 3 principales solutions de SIGB open source actuellement présentes sur le marché français afin de décrire leur périmètre fonctionnel et de les comparer.  

Pour faire court, on peut considérer aujourd’hui que les 3 produits comparés ont atteint une certaine maturité et une certaine homogénéité. On peut aussi citer OpenFlora qui est effectivement récent sur le marché des SIGB open source mais qui, en revanche, ne nécessite pas de développements sur les fonctions métiers car il est l’aboutissement de 5 années de déploiement de Flora Bibliothèque sur des projets multisites et complexes. 

Pour télécharger l'étude comparative cliquez